integrasolusi.com – Pencatatan surat adalah tugas penting yang menjadi bagian dari administrasi perkantoran. Agar proses pencatatan berlangsung dengan baik, Anda perlu mengetahui aturan pengkodean nomor surat dengan benar. Penggunaan kode nomor surat yang tepat, bisa membantu dalam memudahkan proses administrasi kantor.
Kode nomor surat mempunyai fungsi yang sangat penting. Aturan tersebut tidak hanya membantu instansi dalam mengetahui jumlah surat keluar. Namun, Anda juga bisa melakukan pengelompokan surat sesuai dengan kategori tertentu. Dengan begitu, sistem administrasi kantor jadi lebih rapi dan tertata.
Isi Artikel
Cara Penulisan Kode Nomor Surat yang Benar
Terkait klasifikasi kode surat, setiap instansi bisa mempunyai aturan tersendiri. Oleh karena itu, Anda bisa saja mendapati kalau cara penulisan nomor surat dari setiap lembaga berbeda satu sama lain. Meski begitu, secara umum Anda akan menjumpai cara penulisan nomor surat dinas dilengkapi komponen sebagai berikut:
- Kode surat
- Nomor urut surat
- Lembaga yang membuat surat
- Bulan berjalan
- Tahun berjalan
Baca juga: Cara Membuat Nomor Surat Dinas dengan Mudah dan Praktis
Klasifikasi Kode Surat
Kode surat termasuk salah satu komponen penting dalam nomor surat. Anda akan menjumpai penggunaan beberapa kode sesuai dengan jenis surat. Terdapat beberapa kode yang biasa digunakan dalam surat dinas, yaitu:
- Surat keputusan (SK) dengan kode 01
- Surat undangan (SU) dengan kode 02
- Surat permohonan (SPm) dengan kode 03
- Surat pemberitahuan (SPb) dengan kode 04
- Surat peminjaman (SPp) dengan kode 05
- Surat pernyataan (SPn) dengan kode 06
- Surat mandat (SM) dengan kode 07
- Surat tugas (ST) dengan kode 08
- Surat keterangan (SKet) dengan kode 09
- Surat rekomendasi (SR) dengan kode 10
- Surat balasan (SB) dengan kode 11
- Surat perintah perjalanan dinas (SPPD) dengan kode 12
- Sertifikat (SRT) dengan kode 13
- Perjanjian kerja (PK) dengan kode 14
- Surat pengantar (SPeng) dengan kode 15
Contoh penulisan kode nomor surat yang benar adalah 08.006/ITS/III/2023. Penjelasan dari kode nomor surat tersebut adalah sebagai berikut:
- 08: Kode nomor surat keluar
- 006: Nomor urut surat
- ITS: Nama lembaga pembuat surat
- III: Bulan pembuatan surat
- 2023: Tahun pembuatan surat
Baca juga: Apa Itu Penomoran Surat dan Pentingnya bagi Sebuah Instansi
Tak sulit, kan? Kini, ada pula cara yang lebih praktis dalam menulis nomor surat. Caranya, Anda bisa memanfaatkan aplikasi persuratan dari inOffice. Praktis karena ada fitur penomoran surat secara otomatis. Anti ribet dan mudah! Silakan hubungi kami.
