integrasolusi.com – Ketika mengurus surat-surat resmi, masih banyak instansi yang menggunakan cara manual. Sayangnya, di zaman yang kini dituntut serba cepat, dan kesibukan masyarakat yang makin padat, cara ini menjadi hal yang buang-buang waktu. Jadi, tidak heran jika berbagai aplikasi dikembangkan demi mudahnya penandatanganan surat berjenjang.
Isi Artikel
Kendala Penandatanganan Surat Berjenjang
Penandatanganan surat berjenjang dengan cara manual bisa sangat menyulitkan dan menghabiskan banyak waktu. Pasalnya, surat resmi tersebut harus diberikan secara bergantian ke beberapa staf atau pegawai satu-persatu.
Jika pegawai yang dituju ada di kantor, tentu proses penandatanganan akan jauh lebih mudah. Tapi seringkali yang terjadi tidak demikian. Umumnya, pegawai yang dicari berada di lokasi terpencar sehingga hanya untuk tanda tangan surat berjenjang bisa memakan waktu hingga lebih dari satu hari.
Baca juga: Solusi Kesulitan Tanda Tangan Ketika Penandatangan Tidak di Tempat
Inovasi yang Memudahkan Penandatanganan Surat Berjenjang
Kendala penandatanganan surat berjenjang bisa diatasi dengan aplikasi persuratan online yang kini sudah banyak dikembangkan. Aplikasi ini akan membuat Anda lebih mudah menandatangani surat berkat berbagai fitur persuratan yang memudahkan tata kelola surat di instansi.
Fitur utama aplikasi persuratan ini antara lain pencatatan surat masuk, surat keluar, informasi, disposisi, draf surat, serta laporan. Dengan menggabungkan fitur-fitur ini, pimpinan di instansi akan lebih cepat mengetahui sampai mana proses penandatanganan surat dalam instansi.
Mudahnya penandatanganan surat berjenjang juga bisa didapatkan dengan aplikasi ini. Pasalnya, staf tidak perlu lagi mondar-mandir mencari manajer hingga pimpinan tertinggi ketika membutuhkan tanda tangan surat berjenjang. Staf hanya perlu mengunggah surat di aplikasi.
Selanjutnya, notifikasi akan muncul pada aplikasi sehingga pimpinan atau orang yang dituju bisa secara langsung melihat surat tersebut. Selanjutnya, disposisi surat atau bahkan tanda tangan berjenjang bisa langsung dilakukan.
Kemudahan ini juga berarti penandatanganan surat tidak lagi dibatasi oleh jarak. Kapan pun dan di mana pun, pimpinan bisa langsung mengetahui ketika ada surat yang perlu ditandatangani. Proses persuratan jadi lebih efektif dan efisien sehingga tidak perlu lagi membuang-buang waktu.
Nah, itulah mudahnya penandatanganan surat berjenjang jika instansi menerapkan teknologi pada tata kelola persuratan. Jadi, di era yang serba digital ini, sudah saatnya instansi mulai mengurangi proses manual yang hanya akan membuang-buang waktu dan sumber daya.
