integrasolusi.com – Teknologi manajemen surat secara digital kini telah diterapkan oleh Universitas Hasanuddin. Bekerja sama dengan PT Integra Teknologi Solusi, Universitas Hasanuddin menerapkan aplikasi inOffice untuk mengelola data, surat, dan dokumen.
Bagaimana penerapannya dan mengapa aplikasi ini dibutuhkan?
Isi Artikel
Manfaat Aplikasi E Office Universitas Hasanuddin
E Office Universitas Hasanuddin adalah penerapan dari aplikasi inOffice, aplikasi manajemen data dan dokumen secara digital.
E-Office membantu staf kampus mencatat surat masuk dan keluar serta mengelompokkan mereka dalam arsip digital. Sistem perekaman juga dilakukan secara otomatis sehingga tersusun dengan rapi.
Baca juga: Sosialisasi inOffice Secara Online dengan UKI Jakarta
EOffice juga membantu membuat berbagai dokumen dan surat resmi dengan mudah. Aplikasi tersebut memudahkan perekaman dan distribusi surat di kampus. Selain itu, EOffice merupakan aplikasi persuratan yang dapat diintegrasikan dengan TTE (Tanda Tangan Elektronik) sehingga proses penandatangan surat dilakukan secara elektronik.
Baca juga: Inilah Latar Belakang Dikembangkannya E Office di PT Sarana Multigriya Finansial
Manfaat Menggunakan Aplikasi Persuratan
Aplikasi persuratan merupakan salah satu wujud penerapan sistem digital dalam manajemen surat dan dokumen. Ada beberapa manfaat dalam menggunakan aplikasi tersebut, antara lain:
-
Meningkatkan Kinerja
Penggunaan aplikasi surat mampu meningkatkan kinerja karyawan karena tugas mereka menjadi efisien. E Office mengurangi kerja manual sehingga karyawan bisa fokus ke tugas-tugas mereka yang lain.
Efisiensi juga ditunjukkan lewat durasi waktu kerja. Dengan aplikasi digital, staf menghabiskan waktu lebih sedikit dalam proses input, pencarian, dan sebagainya.
-
Mengurangi Risiko Human Error
Pengelolaan surat dan dokumen secara manual berpeluang menimbulkan kesalahan akibat manusia (human error). Sistem digital mengurangi kemungkinan kesalahan sehingga tingkat akurasi menjadi lebih baik.
-
Memudahkan Evaluasi dan Audit
Surat dan dokumen tertata rapi dengan sistem digital sehingga mudah diakses untuk evaluasi dan audit. Staf juga mudah menemukan surat tertentu karena tercatat dalam sistem yang rapi.
-
Mengurangi Penggunaan Kertas
Sistem manajemen surat digital tidak lagi membutuhkan terlalu banyak kertas. Aplikasi eoffice ini mendukung kerja paperless alias tanpa kertas sehingga lebih ramah lingkungan.
Baca juga: Pakai Aplikasi Surat Menyurat InOffice, Ini Keuntungan yang Dirasakan Karyawan R.S. Graha Husada
Aplikasi surat-menyurat membantu pihak universitas memperlancar kegiatan sehari-hari. Universitas ini pun menjadi contoh penerapan sistem manajemen digital di dalam kegiatan administrasi. Hal ini diharapkan bisa menjadi contoh institusi lain.
PT Integra Teknologi Solusi siap membantu Universitas Hasanuddin untuk memperlancar aktivitas surat-menyurat. Dengan aplikasi persuratan, kampus ini siap mengelola data dan surat-surat dengan lebih aman dan baik.
