integrasolusi.com – Tahukah Anda bahwa surat dan dokumen umum adalah dua hal yang berbeda? Keduanya tidak sama dalam konteks penggunaan dan tujuan pembuatannya. Karena itulah, ada istilah dokumen umum dan dokumen surat. Untuk memahami perbedaan dokumen dan surat, baca terus artikel ini.
Isi Artikel
Pengertian Dokumen Umum dan Contohnya
Secara umum, dokumen adalah kertas atau benda lain yang tertulis atau tercetak dan berisi berbagai informasi atau keterangan yang disusun, dipilih, atau dibuat secara publik. Dokumen umum ini dibuat untuk tujuan umum dan tidak terikat pada struktur atau format tertentu.
Dokumen umum juga dapat digunakan untuk berbagai tujuan, misalnya sebagai lembar kerja, pengumuman, dokumen teks, memo, presentasi, dan banyak lagi. Beberapa contoh dokumen umum adalah laporan kerja, surat pengantar, dan prosedur operasi standar (SOP).
Baca juga: Mengenal Apa Itu Dokumen Kantor yang Dinamis dan Manfaatnya
Pengertian Dokumen Surat dan Contohnya
Berbeda dengan dokumen umum, dokumen surat memiliki struktur atau format tertentu. Selain itu, dokumen surat dibuat untuk ditujukan kepada penerima tertentu. Dokumen surat bisa berupa kertas tertulis atau cetak dan email.
Dokumen surat sendiri dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu surat pribadi, surat resmi, surat bisnis, surat undangan, dan lain-lain. Format dalam dokumen surat umumnya memiliki tanggal surat, nomor surat, nama dan alamat pengirim dan penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.
Baca juga: Apa Saja Jenis Dokumen Bisnis Menurut Fungsinya?
Pengelolaan Dokumen dan Surat
Dalam dunia perkantoran, pengelolaan dokumen dan surat harus dilakukan dengan baik. Dengan semakin berkembangnya teknologi, tata kelola dokumen dan surat bisa dilakukan dengan cepat, efektif, dan efisien dengan aplikasi dokumen manajemen sistem dan aplikasi persuratan.
Dibandingkan pengelolaan secara manual, aplikasi ini mampu membantu Anda menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen dengan baik dan cepat. Sistem digitalisasi dari manajemen dokumen ini juga dilengkapi dengan sistem keamanan yang akan menjaga kerahasiaan data perusahaan dari pihak yang tidak berkepentingan.
Itu tadi perbedaan dokumen dan surat beserta contohnya. Apabila Anda memiliki banyak dokumen dan surat yang harus dikelola dan diproses, sudah waktunya mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi bisnis Anda dengan inOffice Document Management System dan e-Office Persuratan.
