integrasolusi.com – Surat dinas adalah salah satu surat resmi yang dikeluarkan untuk keperluan dinas oleh instansi, lembaga, atau organisasi. Untuk meminimalisir kesalahan, Anda perlu memahami fungsi, jenis, struktur pembuatan, dan contohnya sebelum membuat surat ini.
Isi Artikel
Fungsi dan Jenis
Surat ini memiliki fungsi penting bagi instansi maupun pemegang surat. Beberapa fungsinya adalah arsip instansi terkait, pedoman pekerjaan bagi pemegang surat, dan alat bukti.
Sementara itu, jenis surat dinas dikelompokkan berdasarkan tujuannya, yakni:
- Surat undangan untuk mengumpulkan peserta atau anggota terkait dalam pelaksanaan kegiatan.
- Surat edaran yaitu surat yang dikirim secara massal ke berbagai pihak untuk menyebarkan informasi.
- Surat perintah bertujuan agar penerima surat melaksanakan perintah yang ada dalam surat.
- Surat instruksi berisi perintah untuk mengerjakan sesuatu beserta dengan tata caranya.
- Surat tugas yakni surat untuk menugaskan seseorang melakukan sesuatu demi kepentingan organisasi.
- Surat permohonan merupakan permintaan agar penerima melakukan sesuatu.
- Surat perjalanan dinas berisi keterangan penugasan seseorang untuk mengerjakan sesuatu.
- Surat keputusan biasanya berisi kebijakan yang sudah ditetapkan oleh organisasi.
Struktur dan Contoh
Dalam membuat surat resmi ini, ada beberapa struktur atau aturan yang perlu Anda ikuti, yakni:
Kepala Surat
Bagian ini juga dikenal dengan istilah kop surat. Posisinya ada di bagian paling atas dan berisi nama, alamat, logo, hingga nomor telepon instansi.
Tanggal dan Nomor Surat
Surat resmi dinas memiliki tanggal, nama tempat surat dibuat, dan nomor surat. Nomor surat sangat penting karena memudahkan pencatatan administrasi.
Lampiran
Pada bagian ini disebutkan ada berapa halaman lampiran dari surat resmi tersebut. Jika tidak ada lampiran maka biasanya diberi tanda (-).
Perihal
Ini adalah informasi tentang isi atau inti surat. Keterangannya bisa mengenai tujuan pembuatan surat atau informasi tambahan dalam surat tersebut.
Nama dan Alamat Penerima
Bagian ini tidak boleh terlewat karena surat resmi ini penggunaannya secara khusus.
Salam Pembuka
Surat ini sifatnya formal dan resmi sehingga salam pembuka eksistensinya sangat penting sebelum menyampaikan pesan utama.
Isi Surat
Berbeda dengan surat lain, surat resmi ini isinya singkat dan padat. Tujuannya agar penerima surat mudah memahami isi surat.
Salam Penutup
Bagian ini biasanya hanya satu atau dua kalimat saja yang disematkan setelah penyampaian isi surat.
Nama dan Tembusan
Struktur terakhir ada nama pihak yang mengeluarkan surat beserta stempel dan tanda tangan. Ada juga tambahan pihak lain sebagai tembusan.
Berikut salah satu contoh surat resmi untuk penugasan dinas:
Kini dengan teknologi yang makin maju, pembuatan surat dinas untuk kebutuhan perusahaan dan organisasi jadi lebih mudah dan cepat.
Sumber: https://www.lancar.id/blog/tips-bisnis/surat-dinas-pengertian-jenis-struktur-dan-contohnya/ https://www.sekolahan.co.id/pengertian-syarat-ciri-fungsi-struktur-bagian-jenis-dan-contoh-surat-dinas/ https://katadata.co.id/intan/berita/618aa8ffea2b4/struktur-surat-dinas-lengkap-dengan-contohnya
