integrasolusi.com – Surat edaran merupakan salah satu bentuk publikasi resmi yang umum dijumpai. Tujuan penulisannya bermacam-macam. Ada surat edaran yang dibuat untuk internal lembaga/instansi/organisasi, ada juga surat edaran yang berisikan informasi untuk khalayak ramai.
Artikel berikut akan membahas mengenai apa itu definisi, fungsi, jenis, serta struktur surat edaran. Dengan mempelajari informasi-informasi ini, harapannya Anda bisa membuat surat edaran dengan lebih baik. Yuk, pelajari selengkapnya!
Isi Artikel
Apa Itu Surat Edaran?
Surat edaran bisa didefinisikan sebagai pemberitahuan resmi dalam bentuk surat tertulis yang disampaikan seseorang ataupun sebuah lembaga/instansi/organisasi untuk menyampaikan suatu hal spesifik.
Biasanya, surat edaran diedarkan hanya di kalangan/lingkup kerja internal sebuah lembaga/instansi/organisasi. Karena surat edaran hanya ditujukan kepada orang-orang internal, maka isi surat tersebut berkaitan dengan hal-hal yang terjadi di lembaga/instansi/organisasi tersebut.
Beberapa contoh surat edaran misalnya seperti pemberitahuan peraturan terbaru, perubahan terhadap kebijakan lama, dsb.
Meski demikian, tidak menutup kemungkinan juga ada surat edaran yang disampaikan sebuah lembaga/instansi/organisasi untuk masyarakat luas. Biasanya, surat edaran ini merupakan surat yang dibuat pemerintah untuk dipublikasikan ke masyarakat.
Fungsi Surat Edaran
Fungsi surat edaran adalah sebagai berikut:
- Sebagai sarana penyampaian informasi yang bersifat non-rahasia dari satu pihak ke banyak pihak.
- Sebagai bentuk acuan dan penjelasan mengenai suatu peraturan, kebijakan, cara pelaksanaan suatu kegiatan bagi suatu instansi.
Jenis Surat Edaran
Secara umum, ada dua jenis surat edaran yang umum dijumpai:
1. Surat edaran terbatas
Surat edaran terbatas merupakan jenis surat edaran yang dibuat oleh suatu lembaga/instansi/organisasi berisikan informasi khusus untuk anggota-anggota internal lembaga/instansi/organisasi.
Contoh dari surat edaran terbatas adalah surat edaran tentang perubahan jam kerja suatu perusahaan selama Ramadan, surat edaran tentang libur hari-hari besar (hari raya Idulfitri, Nataru, dsb.), dsb.
2. Surat edaran tidak terbatas
Tidak seperti surat edaran terbatas, surat edaran tidak terbatas adalah jenis surat edaran yang dibuat oleh suatu lembaga/instansi/organisasi berisikan informasi yang ditujukan kepada masyarakat umum.
Contoh surat edaran tidak terbatas adalah surat edaran mengenai peningkatan kewaspadaan dan kesiapsiagaan menghadapi KLB (Kejadian Luar Biasa) atau wabah, surat edaran tentang sensus penduduk, dsb.
Struktur Surat Edaran
Sebelum menulis surat edaran, penting untuk mengetahui struktur surat edaran terlebih dahulu. Mengingat surat edaran adalah surat resmi, maka Anda tidak bisa menulis surat ini sesuka hati tanpa ada format khusus.
Secara umum, surat edaran memiliki struktur sebagai berikut:
1. Kop/kepala surat
Pada bagian ini, Anda bisa menjumpai:
-
- Logo, nama, dan alamat lembaga/instansi/organisasi yang mengeluarkan surat edaran.
- Nomor surat
- Perihal dan lampiran
- Sifat surat (biasa ditulis jika surat bersifat penting)
- Judul SURAT EDARAN
2. Isi surat
Serupa dengan jenis surat lain, Anda bisa menjumpai informasi utama yang ingin disampaikan di bagian ini. Bagian isi surat edaran ditulis dengan urutan pendahuluan, isi surat, dan penutup.
3. Kaki surat
Bagian akhir surat edaran ini berisikan:
-
- Nama lengkap penanggung jawab surat edaran
- Tanda tangan
- Stempel lembaga/instansi/organisasi
- NIK/NIP
- Tembusan (apabila ada)
Itulah penjelasan mengenai surat edaran: definisi, fungsi, jenis, serta struktur penulisannya. Semoga informasi di atas bisa membantu Anda untuk menulis surat edaran dengan baik dan benar.
