integrasolusi.com – Pemalsuan dokumen didefinisikan sebagai perubahan atau penggantian sedikit, sebagian, maupun keseluruhan isi demi kepentingan pihak tertentu. Sayangnya, di era yang semakin canggih ini, document fraud makin banyak. Tentunya, perusahaan perlu mencari solusi pemalsuan dokumen agar tidak dirugikan.
Melalui ulasan kali ini, kami akan merekomendasikan 4 solusi sekaligus cara menghindari pemalsuan dokumen. Apa saja solusinya?
Isi Artikel
Cara Menghindari Pemalsuan Dokumen
Approval Berjenjang
Solusi pertama yang bisa Anda lakukan sebagai trik agar dokumen tidak dipalsukan adalah dengan approval berjenjang. Kondisi ini mengharuskan suatu dokumen ditandatangani oleh beberapa orang, sesuai tinggi jabatannya, sehingga celah pemalsuan jadi kian kecil.
Misalkan saja, tanda tangan yang harus ada dalam dokumen dimulai dari supervisor, manajer, hingga CEO. Approval berjenjang juga bisa meminimalisasi terjadinya penyalahgunaan dokumen. Ini karena pihak yang membubuhkan tanda tangan perlu membaca ulang semua dokumen.
Tanda Tangan Anti Palsu
Rata-rata tanda tangan yang dipalsukan adalah tanda tangan konvensional yang dibubuhkan dengan tinta di atas kertas. Untuk itu, solusi pemalsuan dokumen dengan beralih ke tanda tangan anti-palsu.
Contohnya adalah tanda tangan QR code atau barcode dari aplikasi e-Office. Melalui aplikasi ini, Anda bisa membubuhkan tanda tangan sekaligus memverifikasi untuk memeriksa keaslian tanda tangan.
Gunakan Kertas dan Font Khusus
Pada dasarnya, setiap perusahaan punya kebijakan masing-masing dalam pembuatan dokumen. Khusus untuk dokumen yang dicetak, perusahaan bisa menentukan jenis kertas dan font tertentu untuk digunakan.
Ini bisa menjadi solusi agar dokumen tidak dipalsukan oleh pihak eksternal. Jika ada dokumen yang mencurigakan, tinggal dicocokkan dengan ketentuan dari perusahaan.
Buat Arsip Dokumen yang Ditandatangani
Solusi lain adalah dengan menyimpan salinan dokumen yang ditandatangani. Jadi, setiap ada dokumen yang keluar ada arsip yang tersedia.Tentunya saat ada kecurigaan pemalsuan dokumen, bisa Anda cocokkan dengan arsip. Apabila tidak ada dokumen arsipnya, maka ini berarti dokumen tersebut palsu.
Anda bisa beralih ke aplikasi e-Office untuk mempermudah melihat arsip dokumen yang dibuat. Data yang tersedia lengkap seperti user hingga waktu pembuatan dokumen.
Solusi pemalsuan dokumen di atas bisa Anda pertimbangkan dan terapkan sesuai dengan kebutuhan serta karakteristik perusahaan. Tentunya, penggunaan e-Office juga perlu Anda pertimbangkan di era digital seperti saat ini.
