integrasolusi.com – Di tengah melesatnya perkembangan dan penggunaan teknologi, kita pun turut merasakan berbagai perubahan dari konvensional ke teknologi digital dalam berbagai aspek kehidupan. Tak terkecuali dalam memengaruhi cara bekerja kita. Salah satunya menggunakan aplikasi seperti e-Surat yang dapat meningkatkan efisiensi dalam memenuhi kebutuhan persuratan di instansi maupun perusahaan.
Perkembangan teknologi perlahan mengubah mekanisme bekerja guna menciptakan sistem yang lebih cepat, mudah, dan terorganisasi sehingga karyawan dapat bekerja dengan lebih efisien. Di sinilah terjadi sebuah transformasi digital dalam budaya kerja di lingkungan perusahaan. Dengan transformasi digital, baik instansi/perusahaan dapat meningkatkan produktivitas karyawannya dan menjadi lebih unggul dengan beragam inovasi terbaru.
Dalam pengelolaan surat di instansi/perusahaan, sering kali menghadapi kendala-kendala yang disebabkan karena surat yang dikelola dengan tidak tepat. Hal tersebut dapat terjadi mungkin karena kelalaian SDM atau sistem pengelolaan surat yang kurang tertata dan sistematis, sehingga dapat menghambat proses dan pekerjaan lainnya.
Kendala-kendala tersebut dapat diminimalisir dengan memanfaatkan teknologi digital seperti surat elektronik atau e-Surat. Aplikasi ini bertujuan untuk memudahkan kegiatan administrasi perkantoran khususnya yang berkaitan dengan kegiatan surat-menyurat, mulai dari pengelolaan hingga pengarsipan.
Nah, bagaimana e-Surat dapat membantu instansi/perusahaan dalam pengelolaan surat dan disposisi dengan lebih efektif dan efisien? Mari kita simak pada artikel berikut ini.
Isi Artikel
Apa yang Dimaksud dengan E-Surat?
Sebelum membahas tentang e-Surat, sebaiknya kita mengenal dahulu apa itu e-Surat. E-Surat atau surat elektronik merupakan salah satu bagian dari sebuah aplikasi tata kelola administrasi berbasis elektronik yang disebut e-Office. Manfaat e Office / e-Office salah satunya untuk memudahkan dalam pengelolaan dan penyimpanan dokumen dan surat yang masuk dan keluar dengan lebih efektif dan efisien.
Dalam aplikasi e-Office, terdapat modul sistem persuratan yang disebut e-Surat. Modul ini dirancang khusus untuk memudahkan administrasi persuratan dan disposisi baik di lingkungan instansi/perusahaan. E-Surat juga dapat digunakan untuk mengurangi penggunaan surat fisik dalam mewujudkan manajemen administrasi perkantoran yang lebih baik.
Manfaat e Office / e-Office sangat signifikan, khususnya bagi karyawan yang bekerja pada bagian administrasi. Dengan adanya aplikasi ini, karyawan dapat bekerja dengan lebih efisien dan meminimalkan human error.
Apa Perbedaan E-Surat dengan Surat Konvensional?
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi yang melibatkan pengirim dan penerima. Media yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis tersebut dapat mengikuti perkembangan teknologi, mulai dari kertas hingga media elektronik seperti pesan singkat, surat elektronik atau e-Surat.
Perkembangan teknologi inilah yang akhirnya membawa kita pada transformasi digital, di mana surat-menyurat yang dahulu menggunakan sistem surat konvensional berbentuk fisik, kini menjadi digital yang dikirimkan melalui jaringan internet. Penggunaan kertas dan tinta pun sudah tidak lagi diperlukan dalam menulis e-Surat sehingga dapat melakukan penghematan biaya dan ramah lingkungan.
Pada umumnya, apabila ada suatu pekerjaan yang perlu dikerjakan oleh tiap bagian di kantor, pemberitahuan cetak berupa surat akan dibuat dan didistribusikan kepada seluruh bagian. Dengan e-Surat, hal tersebut tidak perlu dilakukan lagi karena informasi tersebut dapat didistribusikan secara elektronik kepada penerimanya hanya melalui aplikasi dan internet.
Apa Saja Manfaat E-Surat?
Penghematan waktu dan biaya
Dengan menggunakan e-Surat, proses pengiriman dan penerimaan surat menjadi lebih cepat dan efisien tanpa memerlukan proses pengiriman melalui pos atau kurir. Surat dapat langsung dikirimkan melalui aplikasi e-Surat sehingga kita dapat melakukan penghematan biaya dan waktu.
Mengurangi penggunaan kertas
Penggunaan e-Surat pun memiliki dampak positif terhadap lingkungan. Dengan menggunakan aplikasi ini, surat-surat yang sebelumnya dicetak dalam bentuk fisik dapat dikirim dan diterima dalam bentuk elektronik, tanpa perlu dicetak lagi.
Kegiatan surat-menyurat dilakukan secara digital melalui e-Surat dapat mengurangi penggunaan kertas dalam memenuhi kebutuhan administrasi dan persuratan. Hal ini turut berkontribusi pada penghematan biaya kertas dan mengurangi limbah kertas. Meski kecil, penggunaan e-Surat tetap dapat menjadi salah satu upaya dalam pelestarian lingkungan.
Kemudahan akses dan pencarian
E-Surat dapat dicari dan diakses dengan mudah karena disimpan dalam format digital. Kita tidak perlu lagi mencari surat dalam tumpukan berkas-berkas. Dengan adanya fitur penyimpanan dalam aplikasi e-Surat memungkinkan karyawan untuk melakukan pencarian berdasarkan kata kunci, tanggal, nama pengirim, maupun kategori lainnya.
Maka hanya dengan beberapa klik saja, surat yang dicari dapat ditemukan dengan cepat. Selain itu, surat-surat digital tersebut juga dapat dengan mudah diakses untuk diproses, diteruskan, atau disimpan secara digital.
Integrasi sistem e Office untuk meningkatkan produktivitas
Tidak hanya itu, e-Surat yang integrasi sistem e Office memungkinkan surat maupun dokumen lainnya dapat disimpan secara rapi dan terorganisasi di dalam penyimpanan cloud sehingga pengelolaan surat dan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien.
Maka dengan adanya integrasi sistem e Office pada e-Surat, produktivitas dapat ditingkatkan karena pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi perkantoran dapat dikelola dengan lebih efisien.
Bagaimana Cara Meningkatkan Keamanan e Surat?
Memastikan keamanan e Surat / e-Surat merupakan hal yang penting untuk menjaga kerahasiaan dan integritas surat elektronik. Untuk meningkatkan keamanan dokumen seperti e-Surat yang memiliki integrasi sistem e Office, kita dapat mengikuti beberapa tips keamanan dalam pengiriman dan penyimpanan surat berikut ini:
Enkripsi e-Surat
Keamanan e Surat / e-Surat dapat dijaga dengan menggunakan metode enkripsi. Dengan metode ini, informasi yang terkirim tidak dapat dibaca oleh pihak yang tidak berwenang. Hanya penerima yang memiliki kunci enkripsi yang dapat mengakses e-Surat tersebut.
Otorisasi akses
Untuk menjaga keamanan dokumen maupun e-Surat, kita dapat mengatur dan membatasi akses terhadap dokumen maupun surat elektronik. Hanya pihak berwenang yang dapat membaca, mengubah, atau meneruskan dokumen/surat tersebut.
Otorisasi akses pada e-Surat sangat penting untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen karena dapat mengurangi risiko pelanggaran keamanan atau penyalahgunaan surat.
Audit Trail untuk keamanan dokumen dan keamanan e Surat
Untuk meningkatkan keamanan, penting untuk dilakukan audit trail atau pencatatan dan pemantauan aktivitas yang terkait dengan dokumen atau surat elektronik, termasuk pengiriman, penerimaan, pengubahan, dan tindakan lainnya yang berhubungan dengan e-Surat tersebut.
Hal ini membantu transparansi dalam pengelolaan surat apabila terjadi kendala terhadap surat tersebut. Dengan adanya audit trail, setiap aktivitas pada e-Surat dapat dilacak untuk mengidentifikasi kendala yang dialami.
Kesimpulan
Adanya transformasi digital turut membawa dampak besar dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas, serta keamanan dalam pengelolaan surat. Manfaat e Office / e-Office dan e-Surat tak hanya dapat dirasakan oleh karyawan, tetapi juga instansi/perusahaan karena dapat melakukan penghematan biaya yang sebelumnya dikeluarkan untuk pencetakan dan pengiriman fisik surat.
Sekian penjelasan tentang bagaimana e-Surat dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Tunggu apa lagi? Sudah saatnya perusahaan Anda melakukan transformasi digital dengan mengganti sistem persuratan konvensional dengan e-Surat sekarang juga!
