integrasolusi.com – Kegiatan operasional harian perusahaan umumnya terkait dengan dokumen-dokumen penting yang tidak hanya berguna sekarang saja, tetapi juga di masa depan. Untuk itulah, penting menerapkan proses arsip dokumen dengan tepat.
Melalui ulasan ini, kami akan menjelaskan berbagai hal terkait arsip surat dan dokumen serta pengelolaannya di era digital.
Isi Artikel
Apa Itu Arsip Dokumen?
Arsip dokumen atau document archiving adalah proses penyimpanan dokumen dengan status inactive dalam jangka waktu tertentu. Dokumen-dokumen yang sudah diarsipkan tidak dapat atau tidak seharusnya diubah/diedit kembali.
Hal ini karena arsip notabenenya merupakan dokumen yang sudah tidak digunakan atau diakses secara reguler. Meskipun tidak masuk dalam penggunaan secara reguler, namun dokumen yang diarsipkan punya peranan penting di beberapa kesempatan.
Salah satu contohnya adalah saat proses audit. Perusahaan atau instansi pemerintah akan memerlukan beberapa dokumen yang statusnya telah diarsipkan.
Pentingnya Pengelolaan Arsip Dokumen
Perusahaan, organisasi, maupun instansi pemerintahan sangat perlu melakukan arsip surat dan dokumen. Alasannya adalah sebagai berikut:
- Di masa depan, ada kemungkinan Anda membutuhkan dokumen lama untuk berbagai tujuan. Arsip akan berperan sebagai pusat ingatan segala kegiatan di masa lalu.
- Records di dalam arsip akan berguna untuk proses audit dan juga pengambilan kembali dengan alasan hukum.
- Proses arsip dapat mencegah perusahaan kehilangan data penting. Risiko mengeluarkan biaya lebih untuk membuat kembali dokumen yang hilang juga dapat ditekan.
- Beberapa organisasi juga memiliki aturan tertentu untuk menyimpan dokumen arsip. Kondisi ini dilakukan untuk menghindari denda dan hukuman.
Jenis Dokumen yang Perlu Diarsipkan
Pada dasarnya, setiap perusahaan punya kebijakan yang berbeda mengenai jenis dokumen ini. Namun hampir semua dokumen yang dibuat ataupun diterima oleh perusahaan nantinya akan diarsipkan untuk mengantisipasi kebutuhan di masa depan.
Beberapa jenis dokumen yang biasanya diarsipkan adalah:
- Buku dan catatan terkait transaksi bisnis, pemesanan, dan lain sebagainya.
- Catatan persediaan terkait dengan keberadaan nilai dan fisik semua aset dan kewajiban.
- Laporan keuangan dan manajemen.
- Prosedur operasi (SOP) dan dokumen organisasi lain yang perlu diketahui oleh seluruh karyawan.
- Dokumen transaksi yang masuk dalam catatan akuntansi seperti faktur masuk dan keluar.
- Surat komersial maupun bisnis yang diterima dan dikirim.
- Dokumen lain terkait perpajakan.
Dokumen yang ingin Anda arsipkan tidak harus berbentuk cetak. Ada pilihan untuk menyimpan dokumen secara fisik maupun softcopy-nya.
Periode Retensi Dokumen
Arsip dokumen sangat penting untuk penyimpanan jangka panjang. Namun, Anda tidak perlu menyimpan setiap dokumen bertahun-tahun. Ada aturan terkait arsip surat maupun dokumen. Salah satunya adalah retensi arsip.
Retensi arsip sendiri merupakan jangka waktu yang telah ditentukan untuk penyimpanan wajib pada suatu dokumen arsip. Penentuan retensi arsip ini biasanya dimulai sejak berkas atau dokumen dinyatakan lengkap dan tidak ada tambahan.
Ada tiga jenis periode retensi dokumen yang biasa diaplikasikan oleh perusahaan. Ketiganya punya perbedaan jenis dokumen yang perlu diarsipkan. Berikut adalah penjelasan singkatnya:
- Periode retensi dokumen pertama memiliki pola 2 tahun. Dokumen yang masuk dalam kategori ini biasanya memiliki nilai guna administrasi.
- Kedua, periode retensi pola 5 tahun yang biasanya digunakan untuk arsip dokumen dengan nilai guna teknologi, ilmiah, dan hukum.
- Ketiga, periode retensi dengan pola 10 tahun. Dokumen arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban seperti catatan keuangan, bukti pembukuan, hingga data pendukung administrasi keuangan masuk ke dalamnya.
Proses Arsip Dokumen
Alur untuk mengarsipkan dokumen bagi tiap perusahaan atau organisasi mungkin berbeda. Namun secara umum, Anda bisa mengikuti langkah berikut:
Memilah Dokumen
Langkah pertama dari pengarsipan adalah menentukan dokumennya. Anda bisa memulai dengan mengidentifikasi tipe dokumen untuk diarsipkan. Lalu mencari alasan kenapa perlu mengarsipkan dokumen tersebut. Terakhir, tentukan seberapa sering Anda akan mengakses dokumen tersebut di masa depan.
Buang Dokumen yang Tidak Diperlukan
Tidak semua dokumen perlu diarsipkan. Anda bisa menghemat tempat penyimpanan, waktu, dan tenaga dengan membuang dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi. Pastikan untuk menghancurkan dokumen sebelum dibuang agar tidak ada yang menyalahgunakan.
Buat Jadwal Retensi
Alur arsip dokumen selanjutnya adalah membuat jadwal retensi. Setelah melihat tipe dokumen, Anda bisa memutuskan dokumen akan disimpan dalam jangka waktu berapa lama sebelum akhirnya dihancurkan.
Putuskan Tempat Penyimpanan
Ada dua jenis penyimpanan arsip dokumen saat ini. Anda bisa memilih mengarsipkan dokumen secara konvensional maupun digital. Untuk penyimpanan konvensional, pada tahap ini Anda hanya perlu meletakkan dokumen di tempat penyimpanan sesuai dengan kategori.
Sementara jika penyimpanan digital jadi pilihan, maka impor dan proses dokumen sebelum diarsipkan. Contohnya, jika sebelum ini dokumen berupa media cetak, maka pindai menjadi file PDF sebelum disimpan.
Kondisi ini akan lebih mudah jika dari awal Anda sudah menggunakan sistem operasi digital seperti software atau aplikasi arsip elektronik. Dokumen yang dibuat sudah ada softcopy sehingga tidak perlu impor atau proses dokumen sebelum arsip.
Arsip Konvensional vs Digital
Sudah menjadi rahasia umum jika di era digital saat ini, Anda bisa memperoleh berbagai kemudahan dalam beraktivitas. Salah satunya dengan layanan e-arsip melalui software yang secara khusus dibuat untuk mengelola dokumen arsip.
Lalu apa saja perbedaan arsip konvensional dan digital ini?
Tempat Penyimpanan
Arsip digital menggunakan sistem informasi kearsipan elektronik sehingga tidak butuh tempat penyimpanan fisik karena semua file disimpan di cloud. Sementara arsip konvensional masih butuh tempat yang luasnya menyesuaikan jumlah dokumen.
Keamanan
Tingkat keamanan dari arsip digital lebih tinggi karena ada fitur keamanan khusus untuk mencegah kebocoran data atau akses dari pihak luar. Ini berbeda dengan arsip konvensional yang tingkat keamanannya moderate karena masih bisa diakses siapapun jika ada celah.
Risiko Data Hilang
Arsip digital juga punya risiko data hilang lebih rendah saat terjadi bencana alam atau musibah. Bahkan saat terjadi masalah pada server, biasanya penyimpanan digital juga sudah menyediakan opsi back up sehingga data lebih aman.
Ini jelas berbeda dengan arsip konvensional yang memiliki tempat penyimpanan fisik. Saat terjadi bencana alam di tempat penyimpanan, maka risiko data hilang sangat besar dan tidak ada back up.
Beban Biaya
Biaya administrasi yang dikeluarkan untuk arsip digital lebih rendah dari arsip konvensional. Secara umum, Anda hanya perlu membayar biaya beli aplikasi arsip elektronik dan bisa menggunakannya selama periode pembelian. Ini sudah termasuk kuota penyimpanan, fitur keamanan, dan lain-lain.
Sedangkan untuk arsip konvensional, Anda perlu mengeluarkan beberapa biaya. Sebut saja biaya untuk tempat penyimpanan, tenaga dan waktu ekstra untuk pengarsipan, hingga biaya tambahan jika ingin menambah tingkat keamanan.
Pencarian Lebih Mudah
Aplikasi e-arsip juga memudahkan Anda untuk mencari dokumen yang dibutuhkan kapanpun dan di mana pun. Efisiensi waktu dan tenaga ini membuat Anda bisa mengoptimalkan kinerja karyawan untuk mengerjakannya pekerjaan lain.
Sementara pencarian dokumen di penyimpanan konvensional lebih rumit karena prosesnya manual sehingga butuh waktu, tenaga, dan biaya ekstra. Kondisi ini juga bisa berimbas pada kinerja karyawan serta ketepatan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Jika perusahaan Anda membutuhkan layanan arsip dokumen, maka aplikasi arsip online dari inOffice bisa jadi pilihan. Selain pengelolaan dokumen yang lebih mudah dan aman, aplikasi ini juga bisa menghemat waktu serta membantu meminimalisir kesalahan dalam pengarsipan.
Sumber: https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_22_2017%20Fix.pdf https://theecmconsultant.com/what-is-archiving/ https://www.filecenter.com/blog/the-definitive-guide-to-document-archiving/
