integrasolusi.com – Sebuah surat resmi tidak sah jika belum bernomor. Itu sebabnya penomoran surat harus dilakukan dengan cermat dan teliti. Kesalahan kecil saja bisa menghasilkan identitas surat berbeda. Maka, penggunaan aplikasi nomor surat akan mempermudah administrasi persuratan.
Isi Artikel
Masalah Penomoran Surat Cara Manual
Nomor surat menunjukkan identitas suatu dokumen dalam bentuk susunan kode. Masing-masing kode mempunyai arti tersendiri. Biasanya, nomor surat memuat beberapa hal:
- Nomor urut penerbitan surat
- Jenis surat yang dikeluarkan
- Waktu pembuatan surat
- Instansi yang menerbitkan surat itu.
Dalam surat keluar, penyertaan nomor wajib dilakukan. Karena berfungsi sebagai identitas dokumen, sistem penomoran pun harus tertata rapi dan bukan sembarang dibuat. Apalagi, surat yang dikeluarkan memiliki fungsi resmi, seperti surat keputusan atau surat penugasan.
Namun, dalam pelaksanaannya, kesalahan kecil pada nomor surat bisa berbuntut panjang. Jika penomoran surat masih dilakukan secara manual, beberapa masalah berikut bisa saja terjadi.
- Salah ketik nomor, bulan, atau jenis surat.
- Duplikasi nomor surat alias penomoran ganda.
- Penomoran tidak rapi, lompat-lompat, atau tidak seragam dalam satu organisasi.
Akibat masalah di atas, surat keluar pun susah dilacak. Lebih repot lagi jika surat tersebut dijadikan pedoman atau lampiran dokumen lain. Terbayang kan bagaimana kesalahan remeh dari penomoran surat bisa membuat urusan banyak pihak jadi berantakan?
Baca juga: Apa Itu Penomoran Surat dan Pentingnya bagi Sebuah Instansi
Manfaat Memakai Aplikasi Nomor Surat
Solusi terbaik untuk menghindari masalah akibat penomoran surat secara manual adalah dengan memakai aplikasi nomor surat. Fitur penomoran otomatis di dalamnya memberi Anda beberapa manfaat, yaitu:
- Membuat dan mencatat nomor surat, serta menyimpannya dalam sistem. Jadi, Anda tidak perlu mencatatnya secara manual.
- Membuat pengaturan nomor surat dengan mudah sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan/instansi.
- Mempermudah pengelompokkan atau kategorisasi surat berdasarkan jenisnya.
- Menunjang sistem pengarsipan dokumen yang rapi, teratur, tertib, dan mudah diakses kapan saja.
- Tidak ada penomoran ganda karena sistem sudah mengurutkannya sesuai jenis surat.
Baca juga: Peraturan Pemerintah Tentang Penomoran Surat Dinas
Penomoran Surat Otomatis dengan inOffice
Aplikasi E-Surat integraOffice adalah solusi pengelolaan surat-menyurat yang bisa Anda gunakan. Dengan fitur penomoran surat otomatis, aplikasi nomor surat ini membantu Anda menjalankan administrasi persuratan secara efektif dan efisien.
Tertarik mencobanya sendiri? Kontak kami sekarang untuk mencari tahu bagaimana aplikasi E-Surat inOffice bisa menyelesaikan masalah administrasi perkantoran Anda.
