integrasolusi.com – Pemerintah desa menjadi ujung tombak dalam sistem pemerintahan pada tingkatan paling bawah. Keberadaannya memiliki peran penting dalam mengumpulkan sumber data yang akurat dari masyarakat secara langsung. Hanya saja, peran serta fungsi ini kerap tak berjalan optimal karena adanya berbagai masalah pengarsipan surat.
Isi Artikel
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa
Berkaitan dengan aktivitas pengelolaan arsip dokumen, pemerintah desa mempunyai beberapa hal penting yang harus diperhatikan, yakni:
1. Pembuatan naskah dinas
Pemerintah desa memiliki kewenangan dalam mengeluarkan naskah dinas. Contohnya adalah keputusan kepala desa, peraturan desa, surat edaran, surat dinas, surat tugas, dan lain sebagainya. Pembuatan surat ini harus disertai dengan tanda tangan kepala desa atau pejabat yang berada satu tingkat di bawahnya dengan disertai atas nama (a.n.).
2. Pengurusan surat
Aspek selanjutnya adalah terkait pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang menjadi tanggung jawab utama dari sekretaris desa. Dalam tugasnya, sekretaris desa punya tanggung jawab dalam menerima, mencatat, mengendalikan, serta mendistribusikan setiap surat.
3. Penataan arsip
Poin penting berikutnya adalah terkait pengelolaan arsip. Pemerintah desa perlu melakukan penataan arsip dokumen dengan baik dan membaginya berdasarkan kategori yang tepat. Dengan cara ini, para perangkat tidak akan mengalami kesulitan dalam menemukan berkas yang dibutuhkan.
4. Penyusutan arsip
Selanjutnya, ada hal yang berkaitan dengan penyusutan arsip. Penyusutan ini terjadi ketika ada arsip yang tidak aktif, tidak bernilai guna, atau habis jangka penyimpanannya. Alhasil, perangkat desa perlu melakukan pemusnahan terhadap arsip-arsip tersebut.
Masalah Pengarsipan Surat di Lingkup Kantor Pemerintah Desa
Dalam praktiknya, banyak pemerintah desa mengalami kesulitan dalam melaksanakan pengelolaan arsip. Permasalahannya sangat beragam, mulai dari kualitas sumber daya manusia, dana, hingga fasilitas penunjang yang minim.
Lalu, bagaimana untuk mengatasi berbagai masalah pengarsipan surat di lingkup kantor pemerintah desa tersebut? Anda dapat melakukannya dengan mudah lewat pemanfaatan aplikasi surat digital seperti integraoffice Persuratan.
Dengan integraOffice Persuratan, Anda bisa memperoleh berbagai manfaat, termasuk di antaranya adalah:
- Sistem pelaporan yang praktis. Sekretariat desa dapat mengelola setiap surat dengan lebih mudah.
- Pencarian surat digital yang mudah. Penggunaan aplikasi surat digital memberi kemudahan dalam mencari arsip yang dibutuhkan, hanya dalam hitungan menit.
- Ketersediaan template surat dinas. Proses pembuatan surat dinas jadi lebih mudah, karena aplikasi persuratan mempunyai fitur template yang bisa Anda atur.
- Cara penyimpanan. Anda tak perlu menyediakan ruangan penyimpanan arsip secara khusus. Sebagai gantinya, sistem penyimpanan arsip digital yang praktis.
Nah, dengan berbagai manfaat tersebut, tak salah kalau menyebut inOffice Persuratan sebagai solusi aplikasi surat digital terbaik untuk pemerintah desa, kan? Hubungi kami untuk menggunakan inovasi canggih ini!
