integrasolusi.com – Sebenarnya, apa yang dimaksud dengan arsip? Arsip adalah kumpulan dokumen yang dapat berupa catatan, buku, rekaman suara, gambar, film, dan sebagainya. Dokumen tersebut menyimpan informasi mengenai sebuah tempat ataupun lembaga.
Baca juga: Tata Cara Pengelolaan Arsip yang Penting untuk Instansi & Bisnis
Tahukah Anda, ternyata terdapat macam-macam arsip atau dokumen. Setiap dokumen tentunya memiliki karakter tersendiri. Kali ini, kita akan bahas arsip berdasarkan bentuk dan fungsinya. Yuk, pelajari supaya dapat menggunakannya secara tepat!
Isi Artikel
Macam-Macam Bentuk Arsip
Menurut bentuknya, arsip dibedakan menjadi:
1. Arsip berupa lembaran
Arsip ini berwujud lembaran kertas yang disusun menurut sebuah periode waktu. Contoh arsip lembaran adalah kuitansi, skripsi, dan surat.
2. Arsip yang tidak berupa lembaran
Selain lembaran, arsip juga dapat berupa data dalam flash disk, pita film, dan lain-lain. Arsip ini digunakan sebagai cadangan dari bentuk lembaran.
Baca juga: Sistem Penyimpanan Arsip Perusahaan
Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
Sementara itu, ditinjau dari fungsinya, arsip dikelompokan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
1. Arsip Dinamis
Dilansir dari laman kemenkeu.go.id, arsip jenis ini adalah kumpulan dokumen yang dipakai secara langsung dalam sebuah kegiatan atau penyelenggaraan. Arsip dinamis harus dikelola secara sistematis, efektif, dan efisien. Sesuai dengan namanya, nilai dan pengertiannya berubah-ubah berdasarkan fungsi arsip tersebut. Contohnya adalah undang-undang.
Ada dua jenis arsip yang masuk dalam kelompok arsip dinamis, yaitu:
-
- Arsip aktif
Arsip aktif adalah arsip yang tingkat penggunaannya tinggi. Dengan kata lain, arsip ini digunakan terus menerus dalam sebuah kegiatan tertentu.
-
- Arsip inaktif
Kebalikan dari arsip aktif, dokumen ini merupakan bagian dari arsip dinamis yang jarang digunakan atau tingkat penggunaannya terus menurun. Arsip ini kadang hanya dijadikan sebagai referensi dan tambahan informasi.
2. Arsip Statis
Jenis arsip selanjutnya adalah arsip statis. Dokumen ini tidak dipakai untuk sebuah kegiatan atau penyelenggaraan yang sedang berlangsung. Isi dalam arsip ini sifatnya abadi dan memiliki nilai sejarah melalui proses verifikasi.
Apa arsip yang masuk dalam kategori ini? Teks proklamasi, notulen rapat, dan foto peristiwa adalah beberapa contohnya.
Baca juga: Kenali Berbagai Macam Arsip dan Nilai Gunanya
Demikian sekilas informasi mengenai macam-macam arsip serta karakteristiknya. Penggunaan dan pengaturan arsip yang tepat tentu akan membuat aktivitas kita lebih tertib dan tertata. Semoga bermanfaat.
Referensi: https://duniaperpustakaan.com/2016/09/pengertian-arsip-dan-kearsipan.html https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-arsip/#Jenis-Jenis_Arsip https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-kaltim/baca-artikel/13999/Mengenal-Arsip-Statis-dan-Arsip-Dinamis.html
