Isi Artikel
Proses surat dan disposisi yang sebelumnya dilakukan secara manual dan butuh waktu lama, kini semuanya akan dilakukan secara digital dan secara online, cukup dengan memanfaatkan aplikasi e surat, proses disposisi mudah dilakukan di mana saja kapan saja cukup dalam hitungan detik.
E Surat – Suatu perkantoran dimanapun berada, tentu tidak bisa lepas dari aktivitas dan proses surat-menyurat dan disposisi. Karena aktivitas surat dan disposisi seperti yang kita ketahui bersama adalah dua aktivitas penting dalam perkantoran pada sebuah instansi atau perusahaan. Aktivitas surat dan disposisi ini, mulai dari penerimaan surat masuk, proses disposisi sampai dengan surat keluar, aktivitas persuratan ini biasa dilakukan dalam internal, baik antar divisi. antar individu dalam instansi.perusahaan, atau individu dengan perusahaan atau bahkan kegiatan surat-menyurat bisa saja terjadi dengan pihak eksternal di luar instansi atau perusahaan.
Berkaitan dengan aktivitas administrasi surat-menyurat dalam internal perusahaan, Anda semua pastinya sudah tahu atau pernah mendengar istilah disposisi, yang menurut situs resmi KBBI, disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Tujuan dari proses disposisi ini adalah agar para staf atau bawahan dapat mengerjakan dan menindaklanjuti tugas atau perintah yang diberikan oleh atasan, sumber perintah disposisi ini berdasarkan dari surat masuk yang diterima oleh atasan. Dan biasanya dari staf atau bawahan akan memberikan tanggapan terkait dari progress pelaksanaan perintah disposisi tersebut.
Masalah klasik dalam proses disposisi
Anda pastinya sudah tahu, kalau dalam aktivitasnya, surat-menyurat sering muncul kendala yang bisa saja berdampak buruk dan mengganggu jalannya aktivitas lain di sebuah instansi/perusahaan. Begitu juga dengan proses disposisi, yang dalam prosesnya juga sering muncul masalah-masalah kecil yang ujung-ujungnya dapat mengganggu jalannya aktivitas lainnya. Contoh saja masalah yang sering muncul seperti ; surat sering terlambat diterima atasan, atasan sering tidak ada di tempat, mobilitas atasan yang tinggi, terselipnya surat yang harus didisposisi, susahnya kirim disposisi karena terkendala waktu dan tempat, dsb. Permasalahan tersebut mungkin saja sepele, tapi dampaknya akan luas dan menyebabkan terganggunya aktivitas lainnya.
Bisa Anda bayangkan jika ada aktivitas penting di instansi/perusahaan terganggu, hanya karena belum ada disposisi atas surat yang masuk, karena atasan sedang dinas luar atau jam mobilitasnya yang tinggi di luar kantor. Satu atau dua surat yang belum didisposisi saja sudah muncul masalah, apalagi kalau ada tumpukan surat yang harus segera di disposisi atasan, akan sangat-sangat berdampak, hingga mengakibatkan produktivitas suatu instansi/perusahaan jadi menurun, itu kalau dari sisi disposisi. Namun produktivitas juga bisa dipengaruhi oleh pengelolaan aktivitas persyaratannya, kalau tidak tepat, sama juga akan berdampak besar.
Manfaat disposisi pada proses surat-menyurat
Nah terlepas dari apapun bentuk pengelolaan proses surat-menyuratnya, baik itu yang dipakai itu cara manual konvensional atau sudah menggunakan sistem aplikasi digital, tetap saja proses surat-menyurat yang ada tetap membutuhkan proses disposisi, baik itu manual atau sudah tersistem. Disposisi tetap menjadi hal penting dan proses disposisi harus ada pada tata kelola persuratan pada instansi/perusahaan.
Disposisi sangat penting dan harus ada pada perusahaan, karena aktivitas disposisi ini sendiri bermanfaat bagi staf atau bawahan untuk mengetahui perintah atau instruksi dari atasan yang harus dilakukan dan bersifat segera. Selain itu dengan adanya aktivitas disposisi ini , atasan atau pemberi disposisi juga dapat mengetahui tanggapan dari surat masuk yang diterima dan bagaimana surat itu ditindaklanjuti oleh para bawahannya.
E-Surat mempermudah proses disposisi
Seiring berkembangnya zaman ke era digital seperti sekarang ini, semua proses tata kelola dan administrasi pada perkantoran pun sekarang ini terkena dampaknya, misalkan saja yang dulunya tata kelola perkantorannya masih secara manual, sekarang lambat laun berubah ke arah digital yang lebih praktis dengan teknologi digital, begitu juga dengan aktivitas persuratan dan disposisi yang sekarang ini, tata kelola dan prosesnya jauh lebih mudah dan efektif dengan sebuah sistem aplikasi, yaitu sistem aplikasi Persuratan Digital E-Surat atau e-Office, Aplikasi persuratan digital E-Surat ini memang dirancang dan dikembangkan untuk membantu mempermudah serta mempersingkat proses birokrasi yang ada dalam perusahaan terutama dalam hal surat dan disposisi yang ada.
Nah dengan adanya aplikasi persuratan digital E-Surat ini, proses surat dan disposisinya yang sebelumnya dilakukan secara manual dan butuh waktu lama, kini semuanya akan dilakukan secara digital dan secara online, cukup dengan memanfaatkan aplikasi E-Surat, proses disposisi mudah dilakukan dimana saja kapan saja cukup dalam hitungan detik. Apalagi sekarang perkembangan aplikasi e-Surat ini tidak hanya aplikasi berbasis Web saja, namun juga dikembangkan dalam bentuk aplikasi mobile, baik Android atau iOS, sehingga disposisi dan tanggapannya dapat dengan mudah dilakukan dimana saja kapan saja, dan lebih efektif dan efisien.
Keuntungan disposisi dengan aplikasi E-Surat
Nah dengan berbagai kemudahan proses disposisi dengan aplikasi persuratan digital E-Surat, tentunya sistem aplikasi e-Surat ini beberapa benefit yang dapat dirasakan bagi para penggunanya, seperti antara lain :
- Dengan E-Surat, disposisi cukup melampirkan file surat atau lembar disposisinya saja, tidak perlu lagi mengantarkan dan melampirkan fisik surat atau lembar disposisinya.
- Disposisi dan tanggapannya, cukup dilakukan di dalam aplikasi saja, tidak perlu repot-repot harus mencetaknya atau mengantarkannya.jadi lebih mudah bukan !
- Proses disposisi dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja, tidak harus datang ke kantor atau menunggu atasan hadir di kantor.
- Atasan sebagai pemberi disposisi bisa langsung mengecek progress dan melacak disposisi yang diberikan, sehingga tidak ada lagi lambatnya respon disposisi.
- Aplikasi E-Surat sudah dikembangkan dalam versi aplikasi mobile yang dapat langsung diunduh pada smartphone masing-masing, sehingga cocok bagi pimpinan yang mobilitasnya tinggi, semua informasi disposisi dan surat cukup dipantau dari genggaman
Nah dari sekian banyak aplikasi persuratan digital E-Surat yang ada saat ini, ada satu aplikasi yang sudah teruji dan telah dipercaya (terbukti) membantu proses Disposisi secara elektronik di Kementerian, Pemerintah Provinsi, BUMN, BUMD, Instansi Pendidikan hingga Organisasi lainnya, dan mendukung kustomisasi sesuai kebutuhan yang ada di instansi, yaitu Aplikasi Persuratan Digital E-Surat inrtegraOffice, selain itu aplikasi persuratan ini siap support apabila perusahaan Anda ada kebutuhan untuk integrasi dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE).
Bagaimana ? Ingin tahu lebih detail informasi aplikasi E-Surat integraOffice sebagai cara paling mudah dan cepat dalam mengirim Disposisi ?
Tunggu apalagi ! segera klik di sini atau hubungi kami untuk detail informasinya !!
