integrasolusi.com – Kegiatan perkantoran sehari-hari tentunya tidak terlepas dari proses surat-menyurat, mulai dari proses surat masuk, disposisi, sampai dengan surat keluar. Dari masing-masing proses persuratan tentunya sangat erat kaitannya dengan berbagai berkas dan dokumen surat, tentunya masing-masing memiliki jenis surat yang berbeda-beda, jenisnya, bisa berupa surat biasa, surat undangan, surat kuasa, surat biasa, dan ada juga surat rahasia, dimana hanya orang-orang tertentu saja yang berhak melihat surat dan isinya. Yang tentu saja semua surat-surat tersebut harus disimpan dan dikelola sesuai dengan kebijakan yang berlaku pada masing-masing instansi/perusahaan.
Namun dalam praktiknya, sebagian besar pihak yang kepentingan dalam proses komunikasi dalam persuratan masih menganggap hal ini sebagai hal yang sepele dalam masalah penyimpanan surat yang benar, bahkan jika suatu saat surat dibutuhkan dengan segera oleh atasan atau aktivitas lain yang tiba-tiba membutuhkannya, pasti direpotkan dan butuh waktu lama untuk mencarinya.
Kesulitan dalam mencari dokumen surat seperti di atas bisa terjadi jika instansi/perusahaan masih menggunakan metode penyimpanan dan komunikasi secara manual konvensional, yang selalu muncul masalah klasik yang sama. Selain itu, masalah yang dapat muncul saat menggunakan persuratan manual adalah hilangnya atau rusaknya file/dokumen surat. Bisa karena bencana (kebakaran, banjir, kejadian tak terduga), atau bisa juga penghilangan dokumen surat yang disengaja oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Hal-hal demikian tentunya juga harus dipikirkan secara serius, karena berhubungan langsung dengan hidup matinya sebuah instansi/perusahaan. Apalagi di era sekarang ini yang serba kompleks, dimana instansi/perusahaan membutuhkan ketepatan dan kecepatan data informasi yang diterima
Isi Artikel
E-Surat solusi praktis mencari surat dengan cepat dan mudah
Mudah dan cepat dalam mencari berkas/dokumen surat menjadi impian dan menjadi hal penting bagi instansi.perusahaan dalam mendukung aktivitas agar berjalan dengan lancar. Namun karena hal-hal kecil dalam pencarian dokumen surat, bisa berdampak buruk pada instansi/perusahaan. Nah sebagai solusi masalah pencarian surat secara praktis, tidak perlu jauh-jauh berpikir, instansi/perusahaan bisa memanfaatkan aplikasi persuratan digital E-Surat dari integraOffice. Karena aplikasi persuratan digital E-Surat integraOffice ini sudah dibekali dengan fitur pencarian surat secara otomatis yang tentu saja sangat memudahkan aktivitas persuraran. Anda cukup memasukkan data-data surat yang akan dicari, otomatis semua data-data persuratan akan dapat secepat kilat dapat Anda temukan dna bisa segera gunakan.
Selain adanya fitur pencarian surat secara otomatis, aplikasi persuratan digital E-Surat ini juga fitur-fitur unggulan lainnya yang tentu punya manfaat masing-masing, seperti ; penomoran surat otomatis, draft/konsep surat, pelaporan, dan lainnya, dan yang pasti aplikasi E-Surat integraOffice ini bisa dikustom sesuai dengan kebutuhan dari masing-masing instansi/perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang ada pada aplikasi E-Surat dari integraOffice, antara lain :
- Mengurangi resiko kerusakan atau hilangnya surat, karena semua tersimpan secara digital (paperless)
- Pencarian dokumen lebih mudah dan cepat
- Mudahnya koordinasi antar unit, karena dilakukan secara digital online dari mana saja dan kapan saja
- Dapat memonitoring surat dan disposisi secara akurat dan real-time kapan saja dimana saja
- Pengguna dapat melihat sejarah surat yang ada, jadi bisa dijadikan acuan informasi jika dibutuhkan
- Alur pembuatan surat yang jelas dan terinci, dari draft sampai dengan dokumen/surat di tanda tangani
- Adanya notifikasi secara real-time
- Tidak membutuhkan ruang khusus untuk penyimpanan dokumen/surat.
- Hemat anggaran kertas dan mendukung program Go Green dari pemerintah.
Nah itu hanya sebagian manfaat dari aplikasi persuratan digital E-Surat integraOffice, tetapi sebenarnya masih lagi manfaat yang akan didapatkan saat menggunakan aplikasinya.
Kesimpulannya
Aplikasi persuratan digital E-Surat integraOffice mampu membantu dan mempermudah kegiatan operasional perusahaan, memudahkan kolaborasi antar pegawai, dan dapat pastinya akan membantu perusahaan lebih baik lagi.
Penasaran, apa lagi manfaat yang akan Anda dapatkan? atau ingin lebih detail informasi dan produk dari integraOffice lainnya segera hubungi kami.
Terima kasih dan semoga bermanfaat 🙂
