integrasolusi.com – Persuratan memang menjadi sebuah kunci berjalannya suatu kegiatan di sebuah perusahaan atau instansi. Banyak hal yang harus diperhatikan dalam melakukan surat menyurat ini. Mulai dari keamanan data, kelengkapan data, dan keabsahan nya.
Nah, pernahkah kamu berpikir jika kegiatan surat menyurat ini terkadang membuat Anda jadi ribet? Surat menyurat zaman dulu memang banyak sekali permasalahan-permasalahan yang kerap terjadi.
Kira-kira apa saja sih permasalahan yang sangat fatal dalam melakukan kegiatan surat menyurat?
Isi Artikel
Pengarsipan yang rumit
Permasalahan yang terjadi jika menggunakan persuratan yang konvensional memang sangatlah rumit. Belum lagi banyaknya surat yang diterbitkan sangat berbeda satu sama lain. Inilah yang mengharuskan Anda memerlukan metode yang tepat dalam melakukan surat menyurat.
Selain memerlukan ketelitian, Anda juga harus memerlukan kedisiplinan yang tinggi. Tujuannya tak lain dan tak bukan agar terhindar dari human error yang kerap kali terjadi.
Selain itu, jika tidak dilakukan dengan hati-hati dan teliti juga akan menyebabkan pencarian data lebih lama karena data tidak diatur dengan baik dan benar.
Menghabiskan ruang
Sadarkah Anda jika banyak perguruan tinggi, instansi, hingga perusahaan yang menyimpan surat-surat tersebut di dalam satu ruang? Yaps, proses penyimpanan ini tentunya akan memerlukan ruang khusus yang aman dan jauh dari jangkauan yang lain. Sayang, surat yang sering dikumpulkan dari tahun ke tahun lama-lama pasti akan menumpuk, dan tentunya akan menghabiskan ruang yang ada.
Namun, tak semua instansi punya ruangan yang tepat dalam menyimpan data ini. Belum lagi beberapa instansi yang tidak memiliki lahan yang luas. Pasti akan merepotkan sekali bukan?
Anggaran tak terkendali
Selain menghabiskan ruangan yang ada, surat yang disimpan secara konvensional juga pasti membutuhkan banyak anggaran. Bagaimana tidak? Anda harus mengeluarkan kebutuhan banyak untuk kertas dan tinta. Sudah bisa dibayangkan kan berapa anggaran yang harus terbuat jika menggunakan sistem persuratan seperti ini? Belum lagi surat yang harus dikirimkan ke luar daerah. Pasti akan membutuhkan banyak anggaran yang dikeluarkan.
Tidak praktis
Jika Anda menggunakan surat tersebut untuk keperluan di beberapa divisi, pasti Anda sangat membutuhkan banyak kertas dan dokumen. Benar-benar sangat tidak praktis kan.
Nah, belum lagi dokumen tersebut sangat banyak dan harus dikirimkan satu per satu. Sangatlah menyusahkan sekali bagi Anda yang memiliki banyak sekali urusan di luar sana.
Sulit untuk dilakukan tracking
Jika surat yang Anda kelola berupa dokumen hardcopy, pasti Anda akan kesulitan dalam melakukan proses monitoring dan tracking surat tersebut. Proses yang Anda lakukan akan menjadi sangat panjang dan sangat merepotkan. Karena harus melakukan konfirmasi satu per satu kepada pihak yang Anda tuju.
Tidak ramah lingkungan
Bahan utama kertas terbuat dari kayu. Sementara itu dalam pembuatan surat sangat membutuhkan banyak kertas bahkan tinta. Bisa dibayangkan kan berapa banyak kayu yang diperlukan untuk membuat surat ini? Dengan beralih ke persuratan digital ini, Anda akan membantu mengurangi dampak buruk yang timbul akibat tidak ramah lingkungan ini.
Rawat bencana
Hilangnya surat ini juga diakibatkan karena terkena cuaca atau musibah yang terjadi di lingkungan Anda. Nah, untuk menghindarinya Anda bisa menggunakan platform digital persuratan.agar data persuratan Anda aman.
Kemudahan dalam persuratan kini semakin dipermudah dengan hadirnya surat digital dari integra teknologi solusi. Jika Anda menemukan kemudahan dengan platform ini kenapa harus menggunakan persuratan konvensional yang rumit? Sudah saatnya masalah anda dipecahkan oleh kami Klik Di sini !
Yuk tinggalkan sekarang metode persuratan konvensional. Langsung saja beralih dengan surat digital terbaik dari PT Integra Teknologi Solusi.
