integrasolusi.com – Urusan pembuatan dan tata kelola surat merupakan salah satu kegiatan rutin administrasi setiap instansi. Namun, kegiatan ini bisa sangat menyita waktu dan tenaga terutama jika dilakukan secara manual. Aplikasi persuratan online bisa menjadi solusi untuk tata kelola surat menyurat di instansi termasuk untuk revisi draf surat.
Isi Artikel
Alasan Instansi Harus Punya Aplikasi Persuratan
Kegiatan administrasi persuratan rutin tidak bisa dipisahkan dari kegiatan instansi manapun. Pasalnya, persuratan merupakan cara komunikasi resmi untuk internal maupun lintas instansi. Melalui persuratan ini, setiap komunikasi juga bisa terdokumentasikan dengan baik untuk mencegah kesalahan nantinya.
Jika dilakukan dengan cara manual, kemungkinan munculnya masalah bisa lebih besar. Misalnya alur dan disposisi surat yang terlalu lama, kemungkinan miskomunikasi karena informasi yang terlambat disampaikan, penomoran yang tidak sesuai, pemborosan dana karena harus mencetak surat, dan lain-lain.
Baca juga: Ketahui Cara Draf Surat Mudah dengan Aplikasi E Office
Kemudahan Revisi Draf Surat dengan Fitur Draf
Aplikasi persuratan memudahkan proses surat menyurat rutin yang dilakukan instansi. Bahkan, adanya fitur revisi draf surat akan menyelesaikan banyak permasalahan yang sering timbul akibat tata kelola persuratan yang konvensional.
Aplikasi inOffice misalnya, memberikan kemudahan revisi draf surat dengan komen pada file pdf. Jadi, Anda hanya perlu mengunggah draf surat ke aplikasi. Selanjutnya, pimpinan atau tim divisi Anda bisa secara bersama-sama memeriksa draf surat tersebut.
Jika ada bagian yang perlu diperbaiki, maka Anda atau staf lain bisa langsung memberikan komen pada berkas pdf yang sudah diunggah di aplikasi tersebut. Jadi, proses pembuatan dan perbaikan draf surat akan lebih efektif dan cepat.
Fitur ini akan sangat bermanfaat untuk berbagai instansi yang rutin melakukan administrasi dengan surat menyurat. Karena semua bisa dikerjakan secara online melalui aplikasi, Anda bisa mengurangi banyak biaya yang biasanya dikeluarkan untuk mencetak surat setiap kali ada kesalahan.
Dengan perkembangan zaman yang dituntut serba cepat, instansi juga perlu turut berkembang. Hal ini penting agar proses administrasi tidak lagi menghabiskan banyak waktu, tenaga dan biaya. Itulah mengapa aplikasi persuratan dengan fitur revisi draf surat menjadi sangat penting.
