integrasolusi.com – Setiap organisasi maupun perusahaan tentu tidak lepas dari urusan dokumen. Itulah sebabnya, mereka perlu membuat dan menerapkan SOP pengendalian dokumen untuk memastikan penanganan dokumen di perusahaan berjalan dengan lancar sebagaimana mestinya.
Isi Artikel
Lantas, Apakah SOP Pengendalian Dokumen Itu?
SOP, singkatan dari Standard Operating Procedure, adalah alur kerja baku yang mencakup berbagai aspek operasional dengan langkah-langkah yang tertulis secara jelas. Setiap perusahaan atau organisasi dapat menyusun SOP dengan tujuan berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan, visi, dan misinya masing-masing.
Sementara, pengendalian dokumen adalah serangkaian aktivitas dalam melakukan kontrol dokumen, meliputi mempersiapkan, me-review, mengesahkan, menerbitkan, menggandakan, mendistribusikan, menyimpan, merevisi, menarik, dan memusnahkan dokumen.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa SOP pengendalian dokumen merupakan petunjuk tertulis yang menerangkan alur kerja baku dalam melakukan kontrol dokumen di suatu perusahaan atau organisasi.
Aspek yang Perlu Diperhatikan
Prosedur penanganan dokumen sangatlah penting agar semua pihak terkait memahami langkah-langkah yang harus diikuti dalam menangani berbagai jenis dokumen. Berikut beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam mendokumentasikannya:
- Pembuatan – Mencakup pihak yang membuat dokumen, cara membuatnya, format yang akan digunakan, dan metode penamaan.
- Peninjauan dan Persetujuan – Mencakup pihak yang meninjau/menyetujui dokumen, serta metode yang digunakan untuk menunjukkan status peninjauan/persetujuan.
- Revisi – Mencakup pihak yang meminta, melakukan, meninjau/menyetujui revisi, dan metode yang digunakan untuk mencatat versi revisi.
- Penerbitan – Mencakup cara dan tempat dokumen diterbitkan, pihak yang dapat mengaksesnya, pembatasan keamanan, serta apakah dokumen ini bersifat internal atau eksternal.
- Pembuangan – Mencakup regulasi dan kriteria yang digunakan untuk menentukan pembuangan dokumen.
Tips Kelola Dokumen Perusahaan yang Efisien
Perusahaan membutuhkan prosedur yang tepat agar penanganan dokumen bisa berjalan efektif, efisien, dan terorganisasi dengan baik. Namun ada hal lain yang tak kalah penting, yaitu memanfaatkan teknologi agar pengaturan dokumen perusahaan bisa berjalan lebih mudah, cepat, dan otomatis.
Tidak perlu bingung, kamu bisa mencoba Document Management System dari Integra Teknologi Solusi untuk mengelola dokumen di perusahaanmu. Aplikasi ini telah dilengkapi dengan berbagai fitur praktis, antara lain pembuatan dan penyimpanan dokumen, riwayat revisi, pembatasan akses, dan pencatatan (logging).
Kamu dapat memadukan SOP pengendalian dokumen yang lengkap dan terdokumentasi dengan aplikasi Document Management System yang canggih dan user-friendly sebagai solusi ideal untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan dokumen di perusahaanmu.
Sumber Referensi:
https://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur_operasi_standar https://uinsaizu.ac.id/wp-content/uploads/2018/11/91.-PROSEDUR-PENGENDALIAN-DOKUMEN-2017.pdf https://technicalwriterhq.com/documentation/document-control/document-control-procedures/
