integrasolusi.com – Kegiatan surat-menyurat ternyata masih digunakan hingga saat ini di instansi pemerintah, lembaga pendidikan hingga organisasi besar. Ativitas persuratan ini sangat membantu para pihak internal maupun eksternal dalam menyampaikan informasi dari atasan ke bawahan maupun sebaliknya. Semua ini bertujuan untuk mendukung sistem good governance,sistem ini harus ditunjang dan didasarkan dari data yang baik dan benar.
Namun, pada kenyataannya mayoritas masih banyak yang belum maksimal dalam menjalankan proses persuratan karena panjangnya birokrasi yang harus dilakukan serta pelaksanaannya yang masih manual atau belum memanfaatkan teknologi yang ada. Sehingga belum bisa memenuhi tujuan utamanya, yaitu mendistribusikan data dan informasi secara cepat dan akurat sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Pada umumnya, sistem persuratan sendiri dibagi menjadi beberapa aktivitas di dalamnya, yaitu pencatatan surat masuk & keluar, memberi disposisi atau informasi dan mengirimkan laporan balik kepada pengirimnya.
Dalam menindak lanjuti suatu surat yang dikirimkan kepada atasan suatu instansi, biasanya diikuti oleh pendelegasian tugas berdasarkan perihal surat tersebut yang ditujukan kepada para staff atau bawahannya. Sebelum mengirimkan disposisi, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, di antaranya
- Menyertakan dasar surat / disposisi sebelumnya
Untuk memberikan informasi yang detil dan mengurangi timbulnya miskomunikasi di sebuah instansi, maka pengiriman disposisi harus menyertakan dasar dari disposisi tersebut, biasanya berupa surat masuk yang diterima oleh pengirim disposisi, atau berdasarkan disposisi yang diterima. Karena disposisi ini bisa bersifat berjenjang (meneruskan disposisi yang diterima kepada orang lain).
- Mengisi tujuan penerima disposisi
Penting untuk mengetahui kepada siapa seharusnya disposisi tersebut dikirimkan, aturannya adalah mengirim kepada staff dengan jabatan atau eselon di bawah pengirim. Artinya, staff dengan jabatan terendah tidak bisa memberikan disposisi kepada orang lain. Selain itu, pengirim disposisi hanya bisa mengirimkan kepada unit kerja / divisi di bawahi saja.
- Memberi penjelasan instruksi dengan jelas
Tujuan dari mengirimkan disposisi adalah memberi delegasi tugas supaya dapat dikerjakan dengan sebaik-baiknya hingga waktu tertentu. Sehingga, sebaiknya pengirim harus memberi deskripsi yang jelas atas tugas-tugas yang akan diberikan. Hal ini untuk mempercepat penyelesaian disposisi oleh staff yang ditugaskan.
- Menginfokan sifat disposisi dan beri tanggal tenggat
Hal penting lainnya adalah jangan lupa untuk memberi inisial sifat disposisi untuk memberi informasi kepada penerimanya agar tidak disebarluaskan kepada orang yang tidak berkepentingan. Contoh dari sifat disposisi ini, di antaranya rahasia, biasa, penting, segera, dan lain sebagainya. Kemudian diperlukan juga informasi tenggat waktu batas pengerjaan disposisi tersebut, supaya prosesnya bisa berjalan degan tepat waktu dan tidak menghambat proses selanjutnya.
- Gunakan aplikasi digital agar disposisi menjadi lebih cepat
Di era serba digital saat ini, merupakan tindakan yang bijaksana untuk memanfaatkan teknologi yang ada agar dapat menunjang proses persuratan Anda menjadi lebih cepat dan mudah. Sudah dibuktikan oleh beberapa instansi besar dan Lembaga pemerintahan, dengan menggunakan sistem persuratan digital dapat memangkas proses yang memakan waktu lama, contohnya pengiriman dokumen surat atau disposisi ke tujuan bisa melalui proses yang panjang dan rumit karena melibatkan banyak pihak, bahkan untuk mengecek surat masuk yang ditujukan kepada atasan tidak bisa dilakukan jika sedang dinas keluar kota.
Setelah mengetahui beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengirim disposisi di atas, tentunya Anda sudah ada gambaran bagaimana agar penerapan sistem good governance yang baik bisa dipercepat dan bisa menyingkat birokrasi. Yaitu dengan memanfaatkan dan mengimplementasikan teknologi sebagai solusi digital. Di samping karena lebih cepat, konversi dari sistem manual ke digital ini bisa memudahkan para pihak yang memiliki mobilitas tinggi.
Salah satu sistem persuratan dan disposisi yang sudah dipercaya oleh banyak instansi mulai dari pemerintahan, swasta, hingga pendidikan adalah integraOffice. Aplikasi integraOffice dilengkapi dengan sistem berbasis web dan aplikasi mobile android serta iOS. Selain itu juga sudah dibekali dengan fitur-fitur yang sangat bermanfaat, di antaranya tracking surat, pembuatan surat, tanda tangan elektronik, hingga notifikasi langsung ke nomor WhatsApp Anda.
Bagaimana?Penasaran dengan aplikasi integraOffice?
Jangan ragu lagi ! Segera hubungi kami untuk mengatasi masalah persuratan di instansi Anda dengan mudah dan cepat.
NB : Harapan penulis dari uraian di atas, Anda dapat :
- Menjalankan disposisi dengan baik sesuai aturan yang berlaku
- Memberi solusi digital untuk mempercepat proses disposisi
- Meningkatkan kinerja instansi atau organisasi
