integrasolusi.com – Pastinya Anda sudah cukup familier dengan istilah persuratan. Kegiatan surat menyurat, hingga saat ini pun masih banyak kita jumpai, seperti misalnya surat dinas, surat niaga, surat bisnis, surat permohonan, surat tugas, dan masih banyak lagi. Di kesempatan kali ini, kami akan membahas tentang surat menyurat, mulai dari pengertian, jenis surat, manajemen surat, dan aplikasi e-Office.
Isi Artikel
Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah proses atau kegiatan yang dilakukan oleh satu pihak kepada pihak lain sebagai bentuk komunikasi pribadi, bisnis, pemerintahan, atau lainnya. Surat bisa berupa surat masuk dan surat keluar.
Surat masuk berarti surat yang diterima dari pihak lain, sedangkan surat keluar adalah surat yang dikirim ke pihak lain. Pengiriman dan penerimaan surat bisa dilakukan melalui berbagai cara, seperti melalui pos, jasa pengiriman, email, atau aplikasi persuratan lainnya.
Fungsi Surat
Secara umum, surat menjadi media komunikasi atau berhubungan dengan pihak lain. Berikut ini beberapa tujuan atau fungsi dibuatnya surat:
- Sebagai media pertukaran informasi. Surat berisi informasi-informasi penting yang akan diterima dan digunakan oleh pihak lain yang berkaitan.
- Surat menjadi bentuk komunikasi formal. Karena itulah, di lingkungan bisnis atau pemerintahan, media penyampaian pesan resmi masih banyak menggunakan surat. Surat resmi biasanya didokumentasikan.
- Untuk kepentingan pribadi, surat lebih familier sebagai media untuk mengungkapkan perasaan. Contohnya adalah surat cinta, surat ucapan selamat, dan surat permintaan maaf.
- Selain menyampaikan informasi penting, surat juga berfungsi sebagai media permintaan atau permohonan. Contoh paling umum adalah surat permintaan sponsor yang diadakan oleh penyelenggara acara kepada pemilik sponsor.
- Selanjutnya, surat juga dibuat untuk memberikan perintah atau arahan. Contoh surat dengan fungsi ini adalah surat yang dibuat oleh pihak manajemen perusahaan kepada seluruh karyawan ketika ada instruksi untuk mengikuti prosedur kerja yang telah ditetapkan.
Jenis surat
Setelah tahu apa saja fungsi surat, berikut ini adalah jenis surat sesuai tujuan dan isinya:
Surat Pribadi
Yaitu surat yang berkaitan dengan kepentingan pribadi, misalnya surat yang ditulis oleh orang tua kepada anaknya.
Surat Edaran
Yaitu surat yang isinya menyangkut hal-hal berkaitan dengan lembaga atau instansi. Surat edaran umumnya memiliki kop surat, nomor surat, dan disertai cap stempel perusahaan atau instansi. Contohnya, surat pemberitahuan dari pihak sekolah kepada seluruh orang tua wali murid.
Surat Permohonan
Jenis surat berikutnya adalah surat permohonan yang berfungsi sebagai pesan permohonan atau permintaan kepada pihak lain. Contohnya adalah surat pengajuan cerai atau surat permintaan donatur.
Surat Keputusan
Jenis surat ini berisi ketetapan resmi yang dibuat oleh organisasi atau lembaga tertentu perihal suatu masalah. Contohnya adalah surat keputusan penanggulangan bencana.
Surat Kuasa
Surat kuasa berfungsi untuk memberikan kuasa kepada orang lain untuk melakukan hal atau kebutuhan formal dikarenakan pemberi kuasa berhalangan untuk hadir. Surat kuasa memiliki kekuatan hukum, karena biasanya surat kuasa harus dibubuhkan tanda tangan di atas materai. Contohnya surat kuasa perwalian urusan bank.
Surat Undangan
Seperti salah satu fungsi yang sudah disebutkan di atas, surat undangan dimaksudkan untuk memanggil atau mengundang seseorang ke suatu tempat dan suatu acara. Contohnya adalah undangan pernikahan, undangan pesta ulang tahun, dan surat undangan rapat.
Pentingnya Pengelolaan Surat
Manajemen surat atau pengelolaan surat sangatlah penting dalam sistem administrasi kantor, lembaga, atau organisasi. Mengapa tata kelola surat ini sangat penting? Berikut ini beberapa alasannya:
Dokumentasi
Alasan pertama mengapa manajemen surat sangat penting adalah sebagai bentuk dokumentasi resmi atau rekam jejak kegiatan atau keputusan yang ada di dalam perusahaan, instansi, atau organisasi. Dengan adanya dokumentasi yang baik, surat bisa diakses kembali apabila diperlukan di kemudian hari, misalnya untuk keperluan audit.
Produktivitas dan Efisiensi
Administrasi yang baik mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan dalam melakukan tugasnya. Persuratan yang dikelola dengan benar, memudahkan Anda dalam mendistribusikan, melacak, dan menindaklanjuti surat.
Akuntabilitas dan Transparansi
Dengan adanya tata kelola surat yang baik, siapa pun yang berkepentingan mampu dengan mudah dan cepat mengakses surat yang dibutuhkannya. Jadi, walaupun rekan kerja Anda tidak benar-benar menerima surat tertentu, mereka dapat dengan mudah melacak dan memahami informasi dari suatu persuratan dan mampu menindaklanjuti. Akuntabilitas dan transparansi pun terwujud.
Perlindungan Dokumen
Tidak semua pihak bisa mengakses dokumen-dokumen yang ada di perusahaan atau organisasi. Nah, dengan tata kelola persuratan, data sensitif akan terlindungi dari pihak-pihak yang tidak memiliki kepentingan, sehingga informasi perusahaan akan lebih terjaga kerahasiaan dan keamanannya.
Disposisi Surat
Fungsi berikutnya adalah memudahkan proses disposisi surat. Disposisi yang baik akan menghindarkan Anda dari membuat kesalahan saat melakukan pekerjaan, mempermudah menangani surat masuk dan surat keluar, serta memberikan tanggapan atas surat yang masuk.
Secara umum, tata kelola persuratan membuat aktivitas administrasi jadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, data-data penting dan rahasia akan terjaga dari pihak yang tidak berkepentingan.
E-Office
Kalau dulu surat menyurat hanya bisa dilakukan secara manual, saat ini kegiatan persuratan dan pengelolaan administrasi kantor bisa dilakukan secara digital. Karena itulah aplikasi e-Office hadir sebagai solusi segala urusan administrasi perkantoran secara digital.
E-Office membantu menjalankan dan mengatur administrasi perkantoran dengan memanfaatkan sistem jaringan komputer dan internet. E-Office menjawab tantangan akan semakin berkembang pesatnya modernisasi administrasi.
Selain menghemat kertas karena semua dokumen tersimpan di dalam sistem jaringan, e-Office juga meningkatkan efektivitas dan produktivitas pekerjaan. E-Office memudahkan Anda mengakses data di mana pun dan kapan pun dengan mudah, cepat, dan akurat.
Untuk aplikasi e-Office, selalu percayakan pada e-Surat dari inOffice. Mengapa harus e-Office dari inOffice? Berikut beberapa keunggulan yang akan Anda dapatkan:
- Berkat adanya fitur unggulan aplikasi mobile, Anda dapat mengakses surat di mana pun dan kapan pun. Aplikasi dari inOffice juga memiliki notifikasi, sehingga Anda tidak akan terlewat memberikan tanggapan atau respon.
- Karena bisa diakses lewat smartphone atau laptop, Anda bisa dengan mudah dan cepat melacak dan memonitor progres surat secara real time. Jadi, proses disposisi jadi lebih mudah.
- E-Office persuratan dari inOffice juga memungkinkan adanya kolaborasi draft surat. Jadi, proses penomoran, revisi, dan disposisi dapat dilakukan bersama-sama. Walaupun begitu, akan tetap ada pengaturan akses, sehingga pihak yang tidak berkepentingan tidak akan bisa melihat surat atau data tersebut.
- Tidak perlu lagi khawatir surat rusak atau hilang karena surat tersimpan secara digital di aplikasi. Proses pencarian surat pun lebih mudah dan cepat.
Itu tadi beberapa hal penting seputar surat menyurat. Sebagai bentuk komunikasi antar individu atau organisasi, persuratan harus bisa dikelola dengan baik sebagai bentuk dari dokumentasi resmi. Solusi untuk pengelolaan administrasi kantor? Tentu e-Office dari inOffice jawabannya. Untuk tahu lebih lanjut, Anda bisa menghubungi kami.
