integrasolusi.com – Ketika mengurus surat-surat resmi tertentu terutama yang terkait dengan instansi, Anda biasanya akan dihadapkan pada proses penandatanganan surat berjenjang. Sudah menjadi rahasia umum betapa susahnya penandatanganan surat berjenjang. Apalagi ketika dilakukan secara manual.
Isi Artikel
Apa Itu Penandatanganan Surat Berjenjang?
Yang dimaksud dengan penandatanganan surat berjenjang adalah ketika suatu surat resmi harus mendapatkan tanda tangan dari beberapa orang dengan jabatan yang berbeda dari yang rendah hingga tinggi.
Contohnya adalah ketika instansi harus melakukan penandatanganan surat resmi antar divisi. Surat seperti ini biasanya membutuhkan penandatanganan secara berjenjang mulai dari beberapa manajer divisi yang berbeda, bahkan hingga ke pimpinan.
Bisa dibayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan tanda tangan masing-masing individu jika harus dilakukan secara manual. Belum lagi adanya kemungkinan bahwa salah satu kepala divisi sedang bertugas ke luar kota.
Baca juga: Mudahnya Penandatanganan Surat dengan Proses Berjenjang
Fungsi Penandatanganan Surat Berjenjang
Meski terlihat seperti hal yang merepotkan, tanda tangan berjenjang ini sebenarnya penting dalam pengurusan surat resmi. Karena hal ini akan menunjukkan bahwa surat tersebut diketahui dan disetujui oleh lapisan pengurus yang berwenang.
Jadi, ketika ada masalah di satu tingkat jenjang, bisa diketahui dari mana masalah berasal. Pasalnya, sudah ada beberapa lapisan jenjang yang mengetahui dan menyetujui surat yang Anda ajukan.
Baca juga: Solusi Kesulitan Tanda Tangan Ketika Penandatangan Tidak di Tempat
Susahnya Penandatanganan Surat Berjenjang
Banyak orang yang sudah pernah merasakan kesusahan penandatanganan surat berjenjang. Ketika dilakukan secara manual, proses ini akan memakan banyak waktu. Bahkan sering kali Anda akan menghabiskan lebih dari satu hari untuk mendapatkan tanda tangan orang-orang tertentu.
Anda mungkin bisa dengan mudah mendapatkan satu tanda tangan pegawai dalam satu hari. Tapi jika masih harus diteruskan dengan beberapa orang lain, apalagi ketika jabatan mereka lebih tinggi, penandatanganan menjadi lebih memakan waktu karena Anda harus mencari atau membuat janji terlebih dahulu.
Inilah mengapa perlu dibuat sistem tertentu untuk memudahkan proses penandatangan surat berjenjang agar lebih cepat dan efektif. Seiring berkembangnya teknologi beberapa inovasi dibuat untuk mengatasi masalah ini.
Anda tidak perlu lagi susah menandatangani surat atau kerepotan mengumpulkan tanda tangan dengan memanfaatkan inovasi teknologi dalam dunia persuratan. Jika persuratan sudah dialihkan agar berbasis digital dan memanfaatkan aplikasi untuk penandatanganan, maka proses penandatanganan surat berjenjang akan menjadi lebih efektif dan tidak akan lagi merasakan susahnya penandatanganan surat berjenjang.
