integrasolusi.com – Era digital menawarkan berbagai kemudahan, termasuk pengarsipan dokumen digital. Jika sudah diarsipkan secara digital, pencarian data dokumen digital tidak akan memakan waktu lama karena bisa menggunakan teknologi bernama OCR.

Lantas, apa yang dimaksud dengan OCR dan bagaimana alat ini membantu memudahkan pencarian dokumen? Simak penjelasannya berikut ini.

Bagaimana Teknologi OCR Memudahkan Pencarian Dokumen

Teknologi OCR (Optical Character Recognition) telah hadir untuk lebih mempermudah sistem manajemen dokumen. Teknologi ini dapat membantu kita untuk mengenali atau membaca tulisan di gambar maupun dokumen yang hasil scan.

Mulai dari tulisan tangan hingga ketikan digital, semuanya dapat teridentifikasi berkat teknologi ini. Hasil identifikasi kemudian diolah menjadi data.

Dengan kata lain, teknologi ini dapat membantu pencarian data dokumen digital. Caranya mudah. Kita tinggal mengetik kata kunci atau keyword pada kolom pencari, seperti halnya mesin pencari Google. Dalam sekejap, file yang dicari pun segera muncul.

Dengan begitu, kita tidak perlu lagi membuang banyak waktu terlalu banyak hanya untuk mencari dokumen yang dibutuhkan.

 

Baca juga: Teknologi OCR dan Fungsinya dalam Arsip Dokumen Perusahaan

 

Keuntungan dan Kemudahan Menggunakan Teknologi OCR

Arsip dokumen dari perusahaan kini sudah banyak yang berformat digital. Memang, sebelumnya sudah ada dokumen digital berformat PDF maupun JPG untuk perusahaan. 

Namun, ternyata dokumen berformat jpg dan PDF hasil scan jika dicari berdasarkan isi atau konten dokumen tersebut tidak bisa. Solusinya tentu saja dengan menggunakan teknologi ini. OCR dapat menjadi pembaca gambar, termasuk saat gambar jadi teks.

Contoh lainnya, kita ingin mencari file lama mengenai pengadaan mesin kopi untuk kantin kantor. Arsip dokumen digital tersebut telah disimpan dalam format PDF di komputer. 

Nah, agar dapat menemukannya dengan mudah, tinggal ketik kata kunci “mesin kopi kantin kantor” dan muncullah file yang dicari. Gambar jadi teks pada file pun memungkinkan.

Dengan adanya teknologi OCR, kita tidak perlu lagi membutuhkan waktu lama mencari arsip dokumen digital yang kita butuhkan. Pekerjaan kita bisa lebih cepat selesai. Manajemen waktu dan tenaga terasa lebih efektif.

integraOffice memiliki salah satu aplikasi OCR terbaik untuk keperluan pengarsipan dokumen. Sudahkah kantor Anda memakai teknologi ini? Kalau belum, kini saatnya Anda menggunakannya aplikasi OCR untuk efisiensi pekerjaan. Silakan kontak kami.