https://integrasolusi.com/integrasolusi.com – Hai Sobat Office ! pastinya sudah tahu kan , sekarang ini eranya digital? Dimana-mana semuanya lambat laun beralih secara digital dan online. Pada era digital ini, tentunya kita semua dimudahkan dalam mengakses berbagai informasi yang ada, kapanpun dan dimanapun tanpa ada lagi batasan jarak, ruang dan waktu karena semuanya serba online.
Tapi tahu nggak Sobat Office? Kalau kemajuan teknologi ini punya dampak dan pengaruh yang besar pada berbagai aspek kehidupan kita? Mulai dari aspek kehidupan pribadi kita bahkan sampai dengan aspek pada sektor pekerjaan kita. Dengan kata lain teknologi digital ini sudah tidak bisa lepas dari kehidupan kita, mulai dari bangun tidur sampai dengan kita tidur lagi.
Salah satu dampak dari era digital yang akan kita bahas kali ni adalah pengaruhnya terhadap aktivitas di dunia kerja, terutama pada manajemen atau pengelolaan perkantoran kita, Mengapa? Ya tentu saja, dalam aktivitas perkantoran ada berbagai macam aktivitas yang saling berhubungan dan dapat mempengaruhi aktivitas lain pada suatu instansi/perusahaan. Contoh saja dalam aktivitas yang berhubungan dengan persuratan/surat-menyurat dan dokumen, dimana tanpa pengelolaan yang baik akan bisa berakibat fatal dengan terganggunya aktivitas instansi/perusahaan.
Nah mungkin kita semua bertanya-tanya meski sudah era teknologi digital, mengapa masih banyak perkantoran yang kewalahan dalam pengelolaan surat-menyurat dan dokumennya? Terutama terkait hard copy atau fisik dari surat dan dokumennya. Oleh karena itu, kita semua harus benar-benar pandai dalam mencari cara agar bisa paperless dan menggunakan teknologi digital yang tepat serta sesuai dengan kebutuhan kita
Terlepas pemilihan teknologi digital yang akan digunakan seperti persuratan digital atau e-Surat dalam manajemen perkantoran di instansi/perusahaan kita, alangkah baiknya kita bisa memulai langkah-langkah praktis agar bisa paperless di kantor kita dengan mudah, seperti halnya berikut ini:
Langkah-Langkah Paperless di Kantor
Lakukan Scan Berkas/Dokumen Baru
Hal awal dan mudah dilakukan agar terbiasa dengan paperless, yaitu setiap kali kita mendapatkan dokumen fisik, pastikan di scan atau di foto dan simpan secara digital di smartphone atau PC/laptop. Fungsinya agar dokumen/berkas tersebut mudah diakses dimana mana tanpa harus dengan dokumen fisiknya, sehingga lebih fleksibel.
Manfaatkan Penyimpanan Cloud dan File Sharing
Cara ini juga bisa dilakukan pada tahap-tahap awal, agar kita terbiasa dengan cara paperless pada setiap aktivitas kerja. Semua dokumen digital yang telah kita scan pastinya membutuhkan ruang penyimpanan digital yang lebih besar. Yaitu dengan mengganti penyimpanan hard copy/ fisik surat dan dokumen di lemari arsip, bisa kita pindah ke penyimpanan digital di PC/laptop kita. Atau kia bisa menggunakan penyimpanan secara online dengan sistem cloud yang banyak tersedia saat ini.
Tiap Data Pastikan Ada Versi Digitalnya
ini maksudnya adalah, apabila Anda menerima dokumen/berkas dari rekanan atau tim kerja yang lain, usahakan minta juga versi digitalnya. Fungsinya agar kedepannya dapat dengan mudah mengakses dokumen digital tersebut, tanpa harus melakukan scan atau membawa dokumen fisiknya kemana-mana. Dan lama-lama akan terbiasa dengan kegiatan paperless ini, dan mendapatkan benefitnya.
Gunakan Versi Digital dari Surat/Dokumen yang Sudah Ada
Selain kita harus punya file digital untuk surat/dokumen yang baru, kita juga bisa memanfaatkan data dokumen secara digital dari hasil scan sebelumnya yang sudah ada, pastikan kita menggunakannya juga pada aktivitas lainnya. Usahakan kita mengganti atau menyalin berkas-berkas surat/dokumen yang ada dengan dokumen-dokumen digital yang sudah tersedia, selain dari itu, mengganti versi ke digital juga menjadikan dokumen tersebut lebih mudah diolah, diedit, dan diakses kapanpun dan dimanapun.
Manfaatkan Aplikasi Pendukung Paperless
Ini yang harus benar-benar kita manfaatkan dalam manajemen perkantoran kita agar bisa paperless dan pengelolaan surat-menyurat dan dokumen bisa lebih mudah, efektif dan efisien. Kita bisa memanfaatkan berbagai aplikasi persuratan digital atau sistem persuratan online dan untuk manajemen arsipnya kita bisa manfaatkan aplikasi dokumen manajemen sistem atau aplikasi manajemen arsip.
Apakah ada aplikasi persuratan digital dan aplikasi dokumen manajemen sistem yang sesuai dengan kebutuhan kita?
Untuk hal ini, tidak perlu khawatir lagi, karena ada aplikasi pendukung paperless yang sudah teruji dan terbukti dalam membantu implementasi persuratan digital dan manajemen arsip secara digital.
Yaitu integraOffice Persuratan dan integraOffice Document Management System (DMS) yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi sebagai perusahaan IT yang berpengalaman membantu solusi IT di beberapa Kementerian dan BUMN, Pemprov, Universitas, Swasta dan masih banyak lagi yang lainnya.
IntegraOffice Persuratan sendiri adalah aplikasi sistem persuratan digital atau e-Surat yang membantu mempermudah proses surat-menyurat dan disposisi sehingga bisa lebih efektif dan efisien. Apalagi sekarang ini aplikasi sistem persuratan digital ini sudah didukung dalam versi web dan mobile application android dan iOS, sehingga memudahkan untuk mengaksesnya darimana saja dan kapan saja.
Sedangkan untuk aplikasi integraOffice DMS adalah aplikasi manajemen dokumen/arsip berbasis digital online, dimana aplikasi ini sangat membantu pekerjaan perkantoran kita dalam hal mengelola dokumen-dokumen yang ada secara digital agar lebih mudah dan tentu saja agar lebih efektif dan efisien.
Dalam aplikasi dokumen manajemen sistem ini ada fitur pembagian hak akses dan file sharing dokumen yang memudahkan kolaborasi kerja antara tim dimanapun dan kapanpun. Serta yang pasti aman, karena semua pengguna yang akan mengunduh dokumen harus ada permission khusus dari pemilik dokumen, sehingga kita tidak usah khawatir akan kebocoran data, karena semua dokumen yang terunduh dilengkapi watermark tentang informasi dokumennya.
Nah sekilas informasi di atas sudah cukup membantu kita cara paperless di kantor dengan mudah. Atau selain cara-cara dia atas, mungkin saja di masing-masing instansi bisa punya cara tersendiri untuk paperless dengan mudah.
Namun agar paperless bisa segera diimplementasikan, tidak ada salahnya jika kita bisa memanfaatkan aplikasi-aplikasi digital pendukung, seperti aplikasi persuratan digital dan aplikasi dokumen manajemen sistem.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk cari tahu informasinya segera hubungi kami.
