Persuratan Digital Biar Kerja Makin Cepat
Kelola surat masuk–keluar, disposisi, dan arsip lebih rapi dalam satu sistem.
Ketika organisasi mulai mendigitalisasi pengelolaan surat, salah satu keputusan penting adalah membangun aplikasi sendiri atau menggunakan software yang sudah tersedia. Keputusan build vs buy aplikasi persuratan tidak cukup hanya berdasarkan biaya awal.
Pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, maupun organisasi besar perlu mempertimbangkan waktu implementasi, kemampuan tim TI, fleksibilitas, integrasi, keamanan, hingga biaya pemeliharaan jangka panjang.
Tidak ada pilihan yang selalu lebih baik. Build cocok untuk kondisi tertentu, sedangkan buy dapat lebih efisien ketika kebutuhan utama organisasi sebenarnya sudah tersedia pada solusi persuratan siap pakai.
Apa Itu Build vs Buy Aplikasi Persuratan?
Build berarti organisasi memilih untuk membuat aplikasi persuratan sendiri, baik melalui developer internal maupun pihak ketiga yang mengembangkan sistem berdasarkan kebutuhan khusus.
Sementara itu, buy berarti organisasi menggunakan produk yang core system-nya sudah tersedia, kemudian melakukan konfigurasi, implementasi, atau integrasi sesuai kebutuhan.
Dalam praktiknya, pilihan tersebut tidak selalu hitam-putih. Ada pula pendekatan ready-made tetapi configurable, yaitu menggunakan fondasi aplikasi yang sudah tersedia tanpa harus mengembangkan seluruh sistem dari awal.
Build vs Buy Aplikasi Persuratan: Apa Perbedaannya?
Beberapa faktor berikut dapat menjadi dasar perbandingan.
| Faktor | Build Sendiri | Solusi Siap Pakai |
|---|---|---|
| Waktu implementasi | Cenderung lebih panjang | Cenderung lebih cepat |
| Fleksibilitas | Sangat tinggi | Bergantung konfigurasi |
| SDM teknis | Membutuhkan tim internal | Lebih sedikit ketergantungan internal |
| Maintenance | Ditanggung organisasi | Umumnya didukung vendor |
| Integrasi | Dapat dirancang dari awal | Bergantung API dan kapabilitas produk |
| Biaya | Perlu menghitung lifecycle | Biasanya lebih mudah diprediksi |
| Upgrade | Dikembangkan sendiri | Mengikuti pengembangan produk |
Karena itu, membandingkan software siap pakai vs custom sebaiknya tidak hanya berdasarkan harga pembelian.
Kapan Sebaiknya Membuat Aplikasi Persuratan Sendiri?
1. Proses Organisasi Sangat Spesifik
Build dapat dipertimbangkan apabila proses surat, approval, atau administrasi memiliki karakteristik yang benar-benar berbeda dari proses persuratan pada umumnya.
Misalnya, terdapat alur proprietary dengan integrasi mendalam ke beberapa sistem internal yang tidak dapat diakomodasi solusi yang tersedia.
2. Memiliki Tim Development Permanen
Keputusan untuk develop sendiri e-office bukan hanya membutuhkan programmer.
Organisasi juga perlu memastikan tersedianya kemampuan:
business analysis;
software architecture;
quality assurance;
DevOps;
keamanan aplikasi;
dokumentasi;
support dan maintenance.
Aplikasi yang selesai dikembangkan tetap membutuhkan pengelolaan sepanjang masa penggunaannya.
3. Sistem Memiliki Nilai Strategis
Pengembangan internal lebih masuk akal apabila aplikasi merupakan bagian dari kemampuan strategis atau intellectual property organisasi, bukan sekadar fungsi administratif standar.
Kapan Lebih Baik Membeli Aplikasi Persuratan?
1. Sebagian Besar Proses Sudah Standar
Banyak organisasi memiliki kebutuhan dasar yang serupa, seperti:
surat masuk dan keluar;
disposisi;
approval;
penomoran surat;
tracking;
arsip;
notifikasi;
audit trail.
Jika sebagian besar kebutuhan tersebut sudah tersedia, beli aplikasi persuratan dapat lebih efisien daripada membuat seluruh fungsi dari nol.
2. Organisasi Membutuhkan Implementasi Lebih Cepat
Mengembangkan aplikasi baru membutuhkan proses requirement, desain, development, testing, deployment, serta stabilisasi.
Produk siap pakai sudah memiliki fondasi sistem sehingga organisasi dapat lebih fokus pada konfigurasi proses, migrasi data, integrasi, dan adopsi pengguna.
3. Tim TI Memiliki Prioritas Lain
Tidak semua sistem harus dikembangkan sendiri. Kapasitas developer internal dapat diarahkan pada sistem yang benar-benar memberikan diferensiasi bisnis, sementara fungsi administratif menggunakan produk yang sudah matang.
Jangan Hanya Menghitung Biaya Development
Salah satu kesalahan umum ketika membandingkan build dan buy adalah menganggap biaya membuat aplikasi persuratan hanya berupa biaya programmer.
Untuk build, organisasi perlu memperhitungkan antara lain:
analisis kebutuhan;
desain UI/UX;
development;
testing;
infrastruktur;
pengujian keamanan;
deployment dan dokumentasi;
pelatihan;
bug fixing;
maintenance dan enhancement.
Perbandingan yang lebih tepat adalah menggunakan Total Cost of Ownership (TCO) selama beberapa tahun, bukan hanya biaya pada saat implementasi.
Risiko Build dan Buy yang Perlu Dipertimbangkan
Membuat aplikasi sendiri memberikan kontrol besar, tetapi juga dapat menimbulkan risiko seperti ketergantungan kepada developer tertentu, technical debt, kebutuhan security patch, dan tingginya beban maintenance.
Sebaliknya, solusi siap pakai juga perlu dievaluasi. Organisasi sebaiknya memeriksa:
fleksibilitas konfigurasi;
kemampuan ekspor dan kepemilikan data;
API dan integrasi;
SLA dukungan;
keamanan;
roadmap produk;
risiko vendor lock-in.
Dengan demikian, keputusan tidak sekadar menjadi custom vs ready-made e-office, tetapi penilaian terhadap risiko dan manfaat sepanjang lifecycle aplikasi.
Build, Buy, atau Pendekatan Hybrid?
Ada pilihan lain yang dapat menjadi jalan tengah: menggunakan platform siap pakai kemudian melakukan konfigurasi dan integrasi pada bagian yang spesifik.
Sebagai contoh, fitur inti seperti surat masuk, surat keluar, disposisi, approval, tracking, dan arsip menggunakan core platform yang sudah tersedia. Organisasi kemudian menyesuaikan struktur approval, format penomoran, hak akses, integrasi, maupun dashboard.
Pendekatan ini dapat mengurangi kebutuhan membangun sistem dari nol tanpa menghilangkan fleksibilitas yang dibutuhkan organisasi.
Untuk pertimbangan selanjutnya, baca juga Cara Memilih Vendor Aplikasi Persuratan: 12 Kriteria Sebelum Meminta Penawaran, Matriks Evaluasi Vendor Aplikasi Persuratan, serta SaaS vs On-Premise untuk Aplikasi Persuratan.
7 Pertanyaan Sebelum Memutuskan Build atau Buy
Sebelum menentukan pilihan, evaluasi pertanyaan berikut:
Seberapa unik proses persuratan organisasi?
Apakah fitur yang dibutuhkan sebenarnya sudah umum?
Apakah tersedia tim development permanen?
Seberapa cepat sistem harus digunakan?
Siapa yang akan melakukan maintenance dalam tiga hingga lima tahun?
Integrasi apa saja yang diperlukan?
Berapa TCO masing-masing opsi?
Jika kebutuhan sangat khusus dan organisasi mempunyai kemampuan pengembangan yang kuat, build dapat menjadi pilihan. Namun, apabila mayoritas kebutuhan sudah standar dan organisasi membutuhkan implementasi lebih cepat, solusi siap pakai biasanya lebih layak dievaluasi.
InOffice Persuratan sebagai Solusi Persuratan Digital
Keputusan build vs buy aplikasi persuratan sebaiknya didasarkan pada kebutuhan bisnis, kemampuan SDM, waktu implementasi, fleksibilitas, serta biaya jangka panjang.
Bagi organisasi yang tidak ingin mengembangkan seluruh sistem dari awal, tetapi tetap membutuhkan pengelolaan persuratan yang terstruktur, InOffice Persuratan dapat menjadi salah satu solusi yang dipertimbangkan.
InOffice Persuratan membantu digitalisasi proses persuratan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan proses organisasi.
Konsultasikan kebutuhan persuratan organisasi Anda bersama PT Integra Teknologi Solusi untuk menentukan pendekatan implementasi yang tepat dan melihat bagaimana InOffice Persuratan dapat mendukung transformasi administrasi organisasi.
