Panduan Implementasi ISO 27701 untuk Perusahaan yang Sudah Sertifikasi ISO 27001

A. Mengapa Perlu Lanjut ke ISO 27701?

Transformasi digital yang pesat membawa dampak langsung terhadap bagaimana organisasi mengelola data, termasuk data pribadi. Risiko kebocoran informasi, penyalahgunaan data pelanggan, hingga tuntutan regulasi menjadi tantangan nyata di berbagai sektor industri.

Regulasi seperti Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) No. 27 Tahun 2022 di Indonesia dan General Data Protection Regulation (GDPR) di Eropa mewajibkan organisasi untuk memiliki tata kelola data pribadi yang kuat, transparan, dan akuntabel.

Di sinilah ISO 27701 hadir sebagai solusi. Standar ini dirancang untuk melengkapi ISO 27001 dengan fokus khusus pada manajemen informasi pribadi (Privacy Information Management System / PIMS). Bagi perusahaan yang telah bersertifikasi ISO 27001, ISO 27701 adalah langkah logis dan strategis untuk memperluas cakupan sistem keamanan informasi menuju tata kelola privasi yang komprehensif.

B. Apa Itu ISO 27701 dan Hubungannya dengan ISO 27001?

ISO/IEC 27701:2019 adalah standar internasional yang memberikan pedoman bagi organisasi dalam membangun dan mengelola sistem manajemen informasi pribadi (PIMS). Standar ini merupakan ekstensi langsung dari ISO 27001, yang fokus pada keamanan informasi secara umum.

ISO 27701 tidak dapat diimplementasikan secara mandiri. Organisasi harus sudah memiliki atau mengimplementasikan ISO 27001, karena seluruh struktur manajemen dan pendekatan risikonya bergantung pada kerangka kerja yang telah dibangun dalam ISMS (Information Security Management System).

Apa yang ditambahkan oleh ISO 27701?

Kontrol baru terkait pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan penghapusan data pribadi
Penambahan peran dalam organisasi: PII Controller dan PII Processor
Kebijakan dan prosedur untuk menjamin hak-hak subjek data seperti akses, koreksi, dan penghapusan data

C. Tahapan Implementasi ISO 27701

(untuk perusahaan bersertifikat ISO 27001)

Berikut langkah-langkah praktis implementasi ISO 27701:

1. Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)

Langkah awal adalah membandingkan sistem ISO 27001 yang saat ini dimiliki perusahaan dengan persyaratan tambahan dari ISO 27701. Ini mencakup:

Identifikasi kontrol ISO 27701 yang belum diterapkan
Menilai dokumen kebijakan, SOP, dan catatan privasi yang perlu ditambahkan
Mengkaji ulang pemetaan risiko terhadap data pribadi

2. Penyesuaian Ruang Lingkup ISMS → Menjadi ISMS + PIMS

Ruang lingkup sistem manajemen perlu diperluas mencakup aktivitas yang melibatkan data pribadi (PII). Dalam tahap ini:

Proses yang melibatkan PII (registrasi pengguna, pengolahan data pelanggan, komunikasi digital, dll.) harus dimasukkan ke dalam sistem
Peran PII Controllers dan PII Processors harus didefinisikan dengan jelas dalam struktur organisasi

3. Penerapan Kontrol Tambahan ISO 27701

Organisasi perlu menerapkan kontrol baru sesuai dengan ISO 27701, seperti:

Kebijakan privasi yang mencakup seluruh siklus hidup data pribadi
Prosedur untuk persetujuan eksplisit dan pencatatan dasar hukum pemrosesan data
Integrasi prinsip minimisasi data, batasan tujuan, dan akurasi data
Mekanisme penanganan permintaan hak subjek data: hak akses, koreksi, portabilitas, dan penghapusan data

4. Penyusunan Dokumentasi dan Pelatihan

Dokumentasi yang perlu disiapkan antara lain:

Kebijakan perlindungan data pribadi
SOP pengelolaan permintaan hak subjek data
Data Protection Impact Assessment (DPIA)
Template perjanjian pemrosesan data dengan pihak ketiga

Pelatihan juga perlu diberikan kepada:

Tim TI dan manajemen risiko
Pemasaran, customer service, dan unit-unit yang mengakses PII
DPO dan koordinator PIMS

5. Audit Internal & Sertifikasi Eksternal

Sebelum mengajukan sertifikasi:

Lakukan audit internal untuk mengevaluasi kesesuaian dan efektivitas sistem
Persiapkan diri untuk audit eksternal dari lembaga sertifikasi yang terakreditasi
Review hasil dan lakukan tindakan korektif bila diperlukan

D. Manfaat Tambahan bagi Perusahaan

Mengintegrasikan ISO 27701 ke dalam sistem manajemen yang sudah ada memberikan keuntungan nyata:

1. Kepatuhan Proaktif

Perusahaan akan lebih siap memenuhi tuntutan regulasi seperti UU PDP, GDPR, PDPA (Singapura), dan regulasi privasi lain yang mulai diberlakukan secara global.

2. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan & Mitra

Sertifikasi ISO 27701 menjadi bukti konkret bahwa organisasi tidak hanya menjaga keamanan data, tetapi juga menjunjung tinggi hak-hak subjek data secara etis dan profesional.

3. Efisiensi Proses Internal

Dengan prosedur pengelolaan data pribadi yang terdokumentasi dan terdigitalisasi, proses bisnis menjadi lebih transparan dan mudah diaudit.

4. Mitigasi Risiko Privasi dan Hukum

Kontrol tambahan dari ISO 27701 membantu organisasi menghindari denda, gugatan, atau kerusakan reputasi akibat pelanggaran privasi.

ISO 27701 adalah kelanjutan logis dan strategis bagi perusahaan yang telah menerapkan ISO 27001 dan ingin memperkuat tata kelola perlindungan data pribadi. Di tengah meningkatnya ekspektasi publik dan tuntutan regulasi, organisasi perlu menunjukkan keseriusan dalam mengelola PII secara bertanggung jawab.

Dengan mengikuti panduan implementasi ini, perusahaan dapat melakukan transisi dari ISMS menjadi ISMS + PIMS secara terstruktur, efisien, dan selaras dengan prinsip perlindungan data global.