Sanksi UU PDP yang Perlu Dipahami oleh Organisasi

Data pribadi kini menjadi salah satu aset penting bagi organisasi. Di sektor pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, perguruan tinggi, hingga perusahaan swasta, hampir seluruh proses kerja melibatkan data pribadi.

Mulai dari data pegawai, pelanggan, nasabah, vendor, peserta layanan, hingga pengguna aplikasi digital, semuanya perlu dikelola dengan hati-hati. Jika tidak, organisasi dapat menghadapi risiko hukum, reputasi, operasional, hingga kehilangan kepercayaan publik.

Karena itu, memahami sanksi UU PDP menjadi langkah penting agar organisasi tidak hanya patuh secara administratif, tetapi juga mampu membangun tata kelola data pribadi yang aman dan bertanggung jawab.

Apa Itu UU PDP?

UU PDP adalah Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Regulasi ini mengatur jenis data pribadi, hak subjek data pribadi, kewajiban pengendali dan prosesor data pribadi, transfer data pribadi, sanksi administratif, hingga ketentuan pidana.

Bagi organisasi, UU PDP menjadi dasar penting dalam mengelola data pribadi secara sah, transparan, aman, dan sesuai tujuan pemrosesan.

Organisasi yang memproses data pribadi perlu memahami posisinya. Apakah sebagai pengendali data pribadi, yaitu pihak yang menentukan tujuan dan kendali pemrosesan data, atau sebagai prosesor data pribadi, yaitu pihak yang memproses data atas nama pengendali.

Mengapa Sanksi UU PDP Penting Dipahami Organisasi?

Sanksi UU PDP penting dipahami karena pelanggaran data pribadi tidak selalu terjadi karena niat jahat. Banyak organisasi berisiko melanggar karena proses internal belum tertata.

Contohnya:

• Mengumpulkan data tanpa dasar pemrosesan yang jelas.
• Menggunakan data pelanggan untuk tujuan lain tanpa pemberitahuan.
• Membagikan data pegawai kepada pihak ketiga tanpa perjanjian yang memadai.
• Tidak memiliki prosedur penanganan kebocoran data.
• Tidak memiliki mekanisme permintaan akses, koreksi, atau penghapusan data pribadi.

Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, dan perbankan, risiko ini semakin besar karena volume data yang dikelola biasanya sangat banyak dan bersifat sensitif.

Jenis Sanksi Administratif dalam UU PDP

Salah satu bentuk sanksi yang perlu diperhatikan organisasi adalah sanksi administratif. Berdasarkan Pasal 57 UU PDP, sanksi administratif dapat berupa peringatan tertulis, penghentian sementara kegiatan pemrosesan data pribadi, penghapusan atau pemusnahan data pribadi, dan/atau denda administratif.

1. Peringatan Tertulis

Peringatan tertulis dapat diberikan ketika organisasi dinilai melanggar kewajiban dalam pemrosesan data pribadi.

Meskipun terlihat ringan, peringatan tertulis tetap perlu dipandang serius. Peringatan ini dapat menjadi sinyal bahwa tata kelola data pribadi organisasi belum sesuai dengan ketentuan.

2. Penghentian Sementara Pemrosesan Data Pribadi

Sanksi ini dapat berdampak langsung pada operasional organisasi.

Bayangkan jika layanan administrasi, sistem nasabah, aplikasi internal, atau sistem pelayanan publik harus dihentikan sementara karena pemrosesan data pribadi dinilai bermasalah.

Bagi sektor perbankan dan pelayanan publik, penghentian pemrosesan data dapat memengaruhi kualitas layanan dan kepercayaan masyarakat.

3. Penghapusan atau Pemusnahan Data Pribadi

Organisasi juga dapat dikenai kewajiban untuk menghapus atau memusnahkan data pribadi.

Hal ini dapat terjadi jika data diproses tanpa dasar yang sah, tidak lagi relevan dengan tujuan pemrosesan, atau tidak dikelola sesuai ketentuan.

4. Denda Administratif

UU PDP mengatur bahwa denda administratif dapat dikenakan paling tinggi 2% dari pendapatan tahunan atau penerimaan tahunan terhadap variabel pelanggaran.

Bagi organisasi besar, denda ini tentu dapat menjadi beban finansial yang signifikan. Namun, dampaknya tidak hanya soal uang. Publikasi pelanggaran juga dapat menurunkan reputasi dan kepercayaan pemangku kepentingan.

Sanksi Pidana dalam UU PDP

Selain sanksi administratif, UU PDP juga mengatur sanksi pidana untuk tindakan tertentu yang dilakukan secara melawan hukum.

Memperoleh atau Mengumpulkan Data Pribadi secara Melawan Hukum

Setiap orang yang dengan sengaja dan melawan hukum memperoleh atau mengumpulkan data pribadi yang bukan miliknya dapat dipidana penjara paling lama 5 tahun dan/atau denda paling banyak Rp5 miliar.

Mengungkapkan Data Pribadi secara Melawan Hukum

Mengungkapkan data pribadi yang bukan miliknya secara melawan hukum dapat dikenai pidana penjara paling lama 4 tahun dan/atau denda paling banyak Rp4 miliar.

Contohnya, data pelanggan, nasabah, atau pegawai dibocorkan kepada pihak lain tanpa dasar yang sah.

Menggunakan Data Pribadi secara Melawan Hukum

Menggunakan data pribadi yang bukan miliknya secara melawan hukum dapat dikenai pidana penjara paling lama 5 tahun dan/atau denda paling banyak Rp5 miliar.

Risiko ini dapat muncul jika data digunakan untuk tujuan yang tidak sesuai, misalnya pemasaran, analisis, atau kepentingan lain tanpa dasar pemrosesan yang benar.

Memalsukan Data Pribadi

Setiap orang yang dengan sengaja membuat atau memalsukan data pribadi untuk menguntungkan diri sendiri atau orang lain dan menimbulkan kerugian dapat dipidana penjara paling lama 6 tahun dan/atau denda paling banyak Rp6 miliar.

Apakah Korporasi Bisa Dikenai Sanksi?

Ya. Jika tindak pidana dalam UU PDP dilakukan oleh korporasi, pidana dapat dijatuhkan kepada pengurus, pemegang kendali, pemberi perintah, pemilik manfaat, dan/atau korporasi.

Bagi korporasi, pidana yang dapat dijatuhkan berupa pidana denda. Nilainya dapat mencapai paling banyak 10 kali dari maksimal pidana denda yang diancamkan.

Selain itu, korporasi juga dapat dikenai pidana tambahan, seperti perampasan keuntungan, pembekuan usaha, pelarangan melakukan tindakan tertentu, penutupan tempat usaha, pembayaran ganti kerugian, pencabutan izin, hingga pembubaran korporasi.

Dampak Pelanggaran UU PDP bagi Organisasi

Sanksi hukum bukan satu-satunya risiko. Pelanggaran data pribadi juga dapat menimbulkan dampak lain, seperti:

• Menurunnya kepercayaan masyarakat, nasabah, atau pelanggan.
• Meningkatnya risiko gugatan.
• Terganggunya operasional layanan.
• Munculnya pemberitaan negatif.
• Hilangnya peluang kerja sama dengan mitra strategis.
• Meningkatnya beban audit dan pemeriksaan internal.

Untuk sektor pemerintahan, BUMN/BUMD, dan perbankan, dampak reputasi dapat menjadi sangat serius karena organisasi berhubungan langsung dengan publik dan data bernilai tinggi.

Cara Organisasi Mengurangi Risiko Sanksi UU PDP

Agar tidak bersifat reaktif, organisasi perlu mulai membangun program kepatuhan PDP secara bertahap.

1. Melakukan Gap Assessment PDP

Gap assessment membantu organisasi mengetahui sejauh mana kondisi saat ini sudah sesuai dengan UU PDP.

Dari proses ini, organisasi dapat mengetahui aspek mana yang sudah baik dan bagian mana yang perlu diperbaiki.

2. Menyusun ROPA

ROPA atau Record of Processing Activities membantu organisasi mencatat aktivitas pemrosesan data pribadi.

Dokumen ini penting untuk menjawab pertanyaan seperti data apa yang diproses, siapa pemilik datanya, apa tujuannya, apa dasar pemrosesannya, siapa penerimanya, dan berapa lama data disimpan.

3. Melakukan DPIA

DPIA atau Data Protection Impact Assessment diperlukan untuk menilai risiko pemrosesan data pribadi, terutama jika aktivitas tersebut berpotensi menimbulkan dampak tinggi bagi subjek data.

4. Menyiapkan Mekanisme DSAR

Organisasi perlu memiliki prosedur untuk menangani permintaan hak subjek data pribadi, seperti permintaan akses, koreksi, penghapusan, pembatasan pemrosesan, atau penarikan persetujuan.

5. Membuat Kebijakan dan SOP PDP

Kebijakan dan SOP membantu setiap unit kerja memahami tanggung jawabnya dalam mengelola data pribadi.

Tanpa SOP, kepatuhan PDP akan sulit diterapkan secara konsisten.

Kesimpulan

Sanksi UU PDP perlu dipahami oleh setiap organisasi yang memproses data pribadi. Risiko pelanggaran tidak hanya berupa denda administratif, tetapi juga dapat mencakup penghentian pemrosesan data, penghapusan data, pidana penjara, pidana denda, hingga sanksi tambahan bagi korporasi.

Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, dan organisasi besar lainnya, kepatuhan PDP perlu dibangun melalui proses yang terstruktur, terdokumentasi, dan berkelanjutan.

Jika organisasi Anda ingin mulai mempersiapkan kepatuhan UU PDP, Integra siap membantu melalui konsultasi dan pendampingan PDP.

Anda juga dapat menggunakan Aplikasi Regula untuk membantu pengelolaan kepatuhan PDP, mulai dari gap assessment, ROPA, DPIA, hingga DSAR secara lebih rapi, mudah dipantau, dan terdokumentasi.