Cara Memilih Aplikasi untuk Membuat Surat Resmi di Perusahaan

Membuat surat resmi di perusahaan bukan sekadar mengetik dokumen lalu mencetaknya. Dalam proses administrasi organisasi, surat biasanya harus melewati tahapan pembuatan draft, pemeriksaan, pemberian nomor, approval pimpinan, penandatanganan, hingga pengarsipan.

Karena itu, memilih aplikasi untuk membuat surat sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan kemampuan mengolah dokumen. Perusahaan, instansi pemerintah, BUMN/BUMD, kampus, hingga perbankan perlu memastikan aplikasi tersebut mampu mendukung proses persuratan secara menyeluruh.

Lalu, seperti apa aplikasi yang tepat?

Apa Itu Aplikasi untuk Membuat Surat?

Secara sederhana, aplikasi untuk membuat surat adalah perangkat lunak yang membantu pengguna menyiapkan dokumen surat dalam format tertentu.

Aplikasi pengolah dokumen umumnya sudah cukup untuk membuat surat secara individual. Pengguna dapat mengetik, mengatur format, menyisipkan kop surat, dan menyimpan dokumen.

Namun, kebutuhan organisasi biasanya lebih kompleks.

Perusahaan dapat memiliki puluhan hingga ratusan surat yang harus diproses oleh berbagai unit kerja. Pada kondisi tersebut, organisasi membutuhkan aplikasi persuratan yang bukan hanya membuat dokumen, tetapi juga mengelola alurnya.

Prosesnya dapat mencakup:

Draft → Review → Penomoran → Approval → Penandatanganan → Distribusi → Arsip

Dengan proses yang terintegrasi, pengelolaan surat dapat dilakukan lebih terstruktur dan mudah dilacak.

Mengapa Aplikasi Dokumen Saja Sering Tidak Cukup?

Microsoft Word, Google Docs, atau aplikasi pengolah dokumen lainnya dapat membantu membuat surat. Namun, ketika digunakan untuk proses persuratan organisasi, beberapa kendala dapat muncul.

Nomor Surat Masih Dikelola Manual

Nomor surat sering dicatat menggunakan spreadsheet atau buku administrasi.

Cara ini berisiko menimbulkan nomor ganda, nomor terlewat, atau kesulitan mengetahui nomor terakhir yang digunakan.

Aplikasi dengan fitur nomor surat otomatis dapat membantu menghasilkan nomor berdasarkan aturan yang telah ditetapkan organisasi.

Template Surat Tersebar

Template surat terkadang tersimpan di komputer atau folder masing-masing pengguna.

Akibatnya, staf berpotensi menggunakan format yang sudah tidak berlaku. Dengan template surat digital terpusat, organisasi dapat menjaga konsistensi format dokumen.

Approval Dilakukan melalui Chat atau Email

Draft surat sering dikirim kepada atasan melalui aplikasi pesan atau email untuk diperiksa.

Ketika revisi dilakukan beberapa kali, pengguna dapat kesulitan menentukan dokumen mana yang merupakan versi terbaru.

Dengan approval surat online, proses pemeriksaan dan persetujuan dapat dilakukan dalam satu sistem.

Fitur yang Perlu Ada pada Aplikasi untuk Membuat Surat

Sebelum menentukan aplikasi yang akan digunakan, perusahaan sebaiknya memperhatikan beberapa fitur berikut.

1. Template Surat Digital

Aplikasi sebaiknya menyediakan template yang dapat disesuaikan dengan standar organisasi, seperti surat tugas, surat undangan, nota dinas, surat pemberitahuan, dan jenis dokumen lainnya.

Template terpusat membantu mempercepat proses sekaligus menjaga konsistensi format.

2. Nomor Surat Otomatis

Fitur ini memungkinkan sistem menghasilkan nomor sesuai aturan organisasi, misalnya berdasarkan kode unit, jenis dokumen, nomor urut, bulan, dan tahun.

Dengan demikian, administrator tidak harus memeriksa nomor secara manual setiap kali surat dibuat.

Baca juga: Cara Membuat Nomor Surat Perusahaan agar Rapi dan Tidak Duplikat.

3. Workflow Approval

Surat resmi biasanya membutuhkan persetujuan satu atau beberapa pejabat.

Aplikasi persuratan yang baik seharusnya memungkinkan organisasi menentukan alur persetujuan berdasarkan jenis surat, unit kerja, atau kewenangan pejabat.

Statusnya juga dapat dipantau, misalnya:

• Draft

• Menunggu review

• Menunggu approval

• Disetujui

• Ditandatangani

• Dikirim

• Diarsipkan

Dengan begitu, staf tidak perlu terus bertanya, “Surat sudah sampai mana?”

4. Tanda Tangan Elektronik

Dukungan tanda tangan elektronik membantu organisasi menjalankan proses penandatanganan tanpa harus mencetak dan memindahkan dokumen secara manual.

Pembahasan lebih lanjut dapat dibaca pada Tanda Tangan Elektronik dalam Persuratan Digital: Cara Kerja dan Manfaatnya.

5. Arsip dan Pencarian Surat

Setelah surat selesai diproses, dokumen sebaiknya langsung tersimpan dalam arsip digital.

Aplikasi idealnya memungkinkan pencarian berdasarkan nomor surat, tanggal, pembuat, unit kerja, penerima, maupun kategori dokumen.

6. Hak Akses dan Audit Trail

Tidak seluruh pengguna harus memiliki akses yang sama.

Staf dapat diberi kewenangan membuat draft, pimpinan melakukan approval, sementara administrator mengatur template atau konfigurasi sistem.

Audit trail juga membantu mencatat aktivitas pengguna sehingga riwayat proses surat lebih mudah ditelusuri.

Cara Memilih Aplikasi untuk Membuat Surat yang Tepat

Sebelum memilih aplikasi surat resmi, jangan hanya mempertimbangkan tampilan atau kemudahan mengetik dokumen.

Evaluasi beberapa pertanyaan berikut:

1. Apakah template surat dapat distandarisasi?

2. Apakah sistem menyediakan nomor surat otomatis?

3. Apakah workflow approval dapat disesuaikan?

4. Apakah status surat dapat dipantau secara real-time?

5. Apakah tersedia dukungan tanda tangan elektronik?

6. Apakah surat otomatis masuk ke arsip digital?

7. Apakah dokumen mudah dicari kembali?

8. Apakah tersedia pengaturan hak akses pengguna?

9. Apakah aktivitas pengguna memiliki audit trail?

10. Apakah sistem dapat digunakan oleh berbagai unit kerja?

Untuk organisasi dengan proses administrasi yang kompleks, aspek tersebut biasanya lebih penting daripada sekadar fitur pengolah dokumen.

Aplikasi Dokumen atau Aplikasi Persuratan?

Aplikasi dokumen masih sesuai apabila kebutuhan organisasi hanya membuat beberapa surat tanpa workflow yang kompleks.

Namun, ketika perusahaan harus menangani penomoran, approval, tracking, tanda tangan, dan arsip secara rutin, penggunaan aplikasi persuratan menjadi lebih relevan.

Perbedaannya terletak pada cakupan proses.

Aplikasi dokumen membantu membuat file, sedangkan aplikasi persuratan membantu mengelola siklus surat.

Baca juga: Cara Mengelola Surat Resmi dari Draft, Approval hingga Arsip.

Kelola Persuratan Lebih Terintegrasi dengan InOffice Persuratan

Pengelolaan surat yang masih tersebar di banyak aplikasi dapat meningkatkan pekerjaan administratif dan menyulitkan proses monitoring.

InOffice Persuratan membantu organisasi mengelola proses persuratan secara digital dan terpusat, mulai dari pembuatan draft, pengelolaan nomor surat, workflow approval, monitoring status, hingga pengarsipan dokumen.

Solusi ini dapat digunakan untuk membantu perusahaan, instansi pemerintah, BUMN/BUMD, kampus, maupun organisasi lainnya membangun proses persuratan yang lebih tertib dan mudah dilacak.

Jika organisasi Anda masih membuat surat, meminta approval, mencatat nomor, dan menyimpan arsip melalui sistem yang berbeda-beda, saatnya mempertimbangkan pengelolaan persuratan yang lebih terintegrasi.

Konsultasikan kebutuhan persuratan organisasi Anda bersama tim Integra dan gunakan InOffice Persuratan untuk mendigitalisasi proses surat dari draft hingga arsip.