integrasolusi.com – Aktivitas persuratan dan disposisi merupakan satu hal yang tidak terpisahkan di instansi/perusahaan, terutama pada lembaga/instansi pemerintahan, dimana aktivitas persuratan dan disposisi menjadi hal yang penting dan sebagai sarana komunikasi secara adminiistratif antara atasan dan bawahan, antar pegawai maupun dengan instansi lainnya.
Namun tentunya dalam jalannya aktivitas persuratan dan disposisi akan muncul berbagai permasalahan klasik yang akan selalu ada, seperti : susah dalam mencari surat, susah melacak surat dan disposisi yang dikeluarkan, lambat dalam akses surat, butuh anggaran lebih untuk ruang penyimpanan dan belanja kerta, dll. Masalah-masalah klasik tersebut, meskipun sepele, akan sangat mengganggu pada aktivitas lainnya, dan tentunya ini hal yang tidak diharapkan dan harus dihindari.
Lantaas caranya bagaimana dong?
Caranya cukup mudah dan dapat dicari saat ini, ya tentunya dengan memanfaatkan teknologi digital yang berkembang pesat setiap waktunya. Salah satu pemanfaatan teknologi digital dalam pengelolaan surat dan disposisi adalah dengan memanfaatkan aplikasi Persuratan Digital.
Mengapa dan harus dengan persuratan digital?
Ya karena memanng banyak sekali manfaat yang akan didapatkan oleh instansi, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :
Realtime, kapanpun dimanapun
Dengan persuratan digital, semuanya dapat dilakukan secara langsung tanpa harus dengan kurir atau datang langsung ke tujuan surat. Cukup dengan mengakses aplikasi persuratan digital baik yang versi web atau mobile application, semuanya jadi lebih mudah yang tentunya dengan menggunakan jaringan internet.
Kemudahan dalam tracking surat/disposisi
Dengan persuratan digital, Anda tidak perlu susah-susah lagi dalam memonitor dan melakukan tracking surat/disposisi, karena semuanya berupa dokumen digital dan disimpan pada data base akan selalu dapat dicari dan di tracking
Kerahasiaan dan keamanan terjamin
Karena dalam persuratan digital, aplikasinya hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehinga terjaga kerahasiaannya.
Penomor surat otomatis
Pada sistem persuratan digital, penomoran surat keluarnya akan secara otomatis, sehingga lebih cepat dan efisien, pencarian informasi pun tentunya lebih mudah dengan alat bantu pencarian yang ada di aplikasi persuratan digital
Hemat ruang dan anggaran
Pada persuratan digital, semua proses terhadap surat dilakukan secara digital, sehingga mengurangi penggunaan kertas (paperless) dan tentu saja menghemat anggaran untuk ruang penyimpanan
Itulan 5 manfaat besar ketika Anda mengimplementasikan persuratan digital di instansi Anda,namun tentunya masih banyak lagi benefit yang akan Anda dapatkan dengan persuratan digital.
Bisa Anda bayangkan bukan? Persuratan digital dapat membantu mempermudah aktivitas persuratan dan disposisi di kantor Anda?
Sudah cukup jelas? Atau masih ada keraguan tentang persuratan digital?
Langsung saja hubungi kami untuk mendapat informasi detailnya.
Terima kasih dan selamat beraktivitas.
