integrasolusi.com – Pengelolaan dokumen secara efektif dan efisien menjadi salah satu elemen penting operasional perusahaan yang perlu dijaga. Meskipun begitu, Anda harus mengakui bahwa kerap terjadi kendala pengelolaan dokumen yang menghambat proses bisnis.
Baca juga: Pentingnya Manfaat DMS atau Document Management System untuk Perusahaan
Bahkan, isu pengelolaan dokumen tersebut bisa mempengaruhi produktivitas karyawan dan berujung pada buruknya kinerja perusahaan. Lalu, apa saja kesulitan mengelola dokumen yang sering muncul?
Isi Artikel
Kendala Pengelolaan Dokumen
Setidaknya ada 6 isu pengelolaan dokumen yang biasa terjadi di perusahaan, terlepas dari skala bisnis perusahaan itu.
1. Volume dokumen tergolong besar
Perusahaan sering membuat dan menerima banyak dokumen setiap hari. Ketika volume dokumen besar ini tidak diimbangi dengan sistem pengelolaan dokumen yang baik, kekacauan bisa terjadi. Sulit mencari, melacak, atau duplikasi penomoran surat jadi makanan sehari-hari.
2. Tempat penyimpanan fisik terbatas
Siapa sangka di era digital seperti saat ini masih banyak perusahaan memilih penyimpanan dokumen fisik. Walau hal itu sah-sah saja dilakukan, tetap berisiko ketika kapasitas ruang penyimpanan terbatas. Jika dokumen sudah menumpuk, masalah kehilangan, kerusakan, atau kesulitan mencari dokumen pasti menanti.
3. Sulit mengakses dokumen yang ada
Volume besar, tempat penyimpanan terbatas, dokumen tidak terorganisir, membuat Anda sulit mengakses dokumen yang ada. Butuh waktu dan tenaga untuk mencari satu berkas saja. Tentu ini membuat produktivitas pun terganggu.
4. Risiko kerahasiaan dan keamanan dokumen
Ketika kesulitan mengelola dokumen dialami, risiko kerahasiaan dan keamanan dokumen turut mengikuti. Dokumen penting dapat ditaruh di mana saja, bebas dibaca atau dilihat pihak yang tak berkepentingan. Jika tidak hati-hati, hal ini bisa berujung pada kebocoran hingga penyalahgunaan informasi penting perusahaan.
5. Sulitnya berkolaborasi lintas bagian
Lingkungan kerja modern menuntut kolaborasi lintas bagian. Sayangnya, isu pengelolaan dokumen menghambat terjadinya kerjasama ini. Bisa jadi Anda sulit berbagi dokumen, duplikasi file yang sama, atau bolak-balik revisi sampai file menumpuk.
6. Proses penyusutan arsip tidak berjalan baik
Keberlanjutan sistem manajemen dokumen melibatkan proses penyusutan arsip. Jika pengelolaan dokumen kacau, penyusutan arsip sulit dilakukan. Padahal, ketika proses penyusutan arsip berjalan baik, Anda bisa memusnahkan data lama yang kedaluwarsa dan memaksimalkan ruang penyimpanan tersebut untuk data baru.
Baca juga: Alur Pengesahan Dokumen: Ini Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan
Solusi Tepat Mengatasi Kesulitan Mengelola Dokumen
Kendala pengelolaan dokumen di atas dapat Anda tangani dengan mengadopsi solusi teknologi terkini, yaitu aplikasi Document Management System (DMS) dari PT Integra Teknologi Solusi. Aplikasi DMS membantu Anda membuat dan menyimpan dokumen, mengecek histori revisi, mengatur pembatasan akses, dan logging atau pencatatan dokumen.
Aplikasi DMS solusi terbaik untuk mengatasi kesulitan mengelola dokumen dalam perusahaan Anda. Tunggu apa lagi, hubungi kami untuk mendorong produktivitas Anda lewat pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien.
