Fungsi Surat Berdasarkan Jenis-Jenisnya

integrasolusi.com – Selain email, sebagian besar komunikasi formal dalam perusahaan atau lembaga dilakukan melalui surat. Apakah itu surat undangan rapat, surat pemberitahuan kebijakan baru, atau surat peringatan untuk karyawan. Apa pun jenis dan tujuannya, surat menjadi sarana komunikasi yang penting. 

Dalam kesempatan kali ini, kami akan membahas mengenai jenis-jenis surat dan fungsi surat berdasarkan jenisnya.

Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

1. Kartu pos, yaitu selembar karton tipis untuk mengirimkan surat tanpa amplop. Bentuknya persegi panjang dan memiliki beragam desain.
2. Warkat pos, yaitu surat yang dikeluarkan oleh PN POSTEL. Bentuknya adalah selembar kertas yang dilipat seperti amplop.
3. Surat bersampul, adalah surat yang ditulis dalam selembar kertas dan dimasukkan ke dalam amplop atau sampul surat.
4. Memorandum (Memo) dan Nota, adalah surat menyurat yang peruntukannya golongan internal perusahaan dan isinya merupakan informasi penting yang ditulis dengan cukup singkat.

Baca juga: Apa Itu Surat? Pahami Jenis dan Fungsinya sebelum Membuatnya

Jenis Surat Berdasarkan Tujuan atau Isinya

1. Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi informasi penting untuk penerima.
2. Surat perintah, yaitu surat yang berisi tugas tertentu yang harus dilakukan penerima.
3. Surat permintaan/permohonan, yaitu surat resmi yang ditulis perusahaan, instansi, atau orang pribadi dengan tujuan meminta sesuatu hal pada pihak lain.
4. Surat teguran/peringatan, yaitu surat yang berisi peringatan yang biasanya dikeluarkan perusahaan untuk karyawan yang melakukan pelanggaran.
5. Surat panggilan, yaitu surat resmi yang meminta penerima untuk menghadap atau datang.
6. Surat pengantar, yaitu surat yang menjelaskan surat atau lembar petunjuk yang dikirim bersamaan dengan surat tadi.
7. Surat keputusan, yaitu surat yang berisi keputusan yang diambil petinggi perusahaan, biasanya berkaitan dengan kebijakan atau aturan.

Baca juga: Mengenal Jenis Surat: Pengertian, Fungsi, dan Cara Mudah Pengelolaannya

Fungsi Surat Berdasarkan Jenisnya

Berikut ini tujuan penulisan surat berdasarkan jenisnya:

• Fungsi surat berdasarkan isinya

Berdasarkan isinya, jenis surat dibedakan menjadi tiga, yaitu surat pribadi, surat dinas atau resmi, dan surat niaga atau dagang. Fungsinya untuk mengomunikasikan banyak hal mulai dari urusan pribadi, perniagaan, hingga kedinasan.

• Fungsi surat berdasarkan keamanan isinya

Berdasarkan keamanan isinya, jenis surat dibedakan menjadi surat sangat rahasia, surat rahasia atau konfidensial, dan surat biasa. Isi surat ini bersifat rahasia dan terbatas penerimanya.

• Fungsi surat berdasarkan tingkat penyelesaiannya

Berdasarkan urgensi penyelesaiannya, jenis surat dibedakan menjadi surat kilat, surat segera, atau surat biasa. Fungsinya adalah mengirim atau memecahkan permasalahan secepat mungkin.

Baca juga: Apa Itu Surat Elektronik? Berikut Pengertian, Sejarah, Fungsi dan Jenisnya!

Itu tadi beberapa jenis surat dan fungsi surat berdasarkan jenisnya. Surat menyurat, dalam perusahaan atau instansi, menjadi korespondensi yang sangat penting dalam menyampaikan informasi.

Agar proses surat menyurat di kantor Anda lebih efektif dan efisien, aplikasi dari inOffice akan mendukung sepenuhnya—mulai dari monitoring surat, penomoran otomatis, dan masih banyak lagi. Info lebih lanjut, hubungi kami.