integrasolusi.com – Kemajuan era digital turut mempengaruhi manajemen dokumen. Keuntungan pengelolaan dokumen secara elektronik harus mendapat sorotan agar perusahaan segera beralih dari sistem pengelolaan dokumen konvensional.
Langkah ini telah menjadi pilihan populer banyak perusahaan maupun organisasi. Bukan sekadar beradaptasi dengan perkembangan zaman saja, tetapi juga mendorong efektivitas dan efisiensi dokumen manajemen sistem itu sendiri.
Lalu, apa saja keuntungan pengelolaan dokumen secara elektronik dan bagaimana dampaknya bagi kinerja perusahaan?
Isi Artikel
Menghemat Tenaga dan Waktu
Manajemen dokumen secara elektronik membuat segalanya serba otomatis. Anda tidak perlu membuang tenaga dan waktu hanya untuk mencari dokumen lama. Cukup beberapa klik saja dan dokumen yang dicari sudah tersedia.
Baca juga: Tips Mengelola Berkas Kantor dengan Cerdas dengan Sistem Manajemen Dokumen
Lebih Efisien dalam Mengolah dan Mengakses Dokumen
Karena tersimpan dalam format terstruktur di sistem, dokumen mudah dicari, diakses, maupun diolah. Anda pun bisa memperbaiki ketepatan informasi serta meningkatkan kualitas dokumen sehingga risiko kehilangan data bisa ditekan.
Memperbarui dan Melacak Dokumen Secara Real-time
Sistem pengelolaan dokumen elektronik juga memungkinkan Anda memperbarui serta melacak versi dokumen saat itu juga. Bahkan, Anda bisa mengatur siapa saja yang berhak mengedit dan mengunci dokumen tertentu. Dengan begitu, integritas dan keamanan dokumen tetap terjaga baik.
Mendukung Proses Kolaborasi dalam Perusahaan
Dengan sistem ini, Anda, rekan satu tim, maupun lintas departemen lebih mudah berkolaborasi. Berbagi dokumen dan informasi pun bisa dilakukan dalam beberapa klik tanpa khawatir terjadi penumpukan file yang sama.
Menghemat Biaya Operasional
Karena semua dokumen yang dibutuhkan sudah tersimpan dalam sistem, Anda tidak perlu mencetaknya hanya untuk melihat satu file tertentu. Tentu ini menghemat biaya operasional, terutama biaya cetak, biaya penyimpanan, serta pengelolaan dokumen.
Selain itu, perusahaan bisa konsisten menerapkan lingkungan kerja yang ramah lingkungan dan berkelanjutan melalui penerapan manajemen dokumen elektronik.
Baca juga: Manajemen Dokumen Berbasis Digital yang Wajib Hukumnya Bagi Perusahaan
Anda sudah mengetahui deretan keuntungan pengelolaan dokumen secara elektronik bagi perusahaan. Tentu ini mendorong kinerja perusahaan berjalan lebih efektif dan efisien.
Sekarang waktunya Anda menerapkan hal serupa. Hubungi kami untuk tahu bagaimana aplikasi inOffice bisa mendukung manajemen dokumen kantor Anda.
