integrasolusi.com – Mengelola persuratan secara terstruktur dan efisien adalah elemen penting dalam menjaga keteraturan sistem administrasi suatu perusahaan. Untuk mencapai hal tersebut, Anda perlu mengoptimalkan penggunaan jurnal tata persuratan di semua bidang.
Lalu, apa saja manfaat menerapkan sistem administrasi persuratan yang tertata baik? Mari simak penjelasan berikut ini.
Isi Artikel
Pengertian Jurnal Tata Persuratan
Jurnal tata persuratan adalah dokumen atau catatan tertulis untuk mencatat aktivitas surat-menyurat, termasuk surat masuk dan keluar pada suatu organisasi. Jurnal ini memuat data nomor surat, tanggal surat, pengirim, penerima, dan subjek surat.
Biasanya sistem administrasi persuratan ini juga mencantumkan status tindak lanjut atau follow up, seperti disposisi atau penyelesaian tugas tertentu. Jika penyusunan jurnal ini dilakukan secara teratur, Anda dapat mengelola persuratan lebih terarah sekaligus terorganisir rapi.
Baca juga: Hindari Administrasi Yang Rumit, Cukup dengan Persuratan Digital
Manfaat Menerapkan Sistem Administrasi Persuratan
Ada beberapa manfaat yang bisa Anda rasakan usai menerapkan sistem administrasi persuratan, yang meliputi:
1. Melacak surat lebih mudah dan cepat
Karena semua tercatat rapi dalam jurnal, staf administrasi bisa melacak surat masuk dan keluar secara runtut. Tidak ada surat yang telat direspons atau terlewat begitu saja. Lebih responsif sekaligus efisien, bukan?
2. Mendokumentasikan segala sesuatu secara akurat
Dengan adanya jurnal untuk mencatat persuratan, perusahaan pun mempunyai dokumentasi akurat terhadap semua dokumen. Hal ini jadi modal penting saat perusahaan menghadapi audit internal maupun sebagai referensi pada masa mendatang.
3. Mengendalikan arsip dengan efektif
Pencatatan yang baik dan teratur akan membantu Anda mengendalikan arsip secara efektif. Seluruh dokumen yang dibutuhkan telah diorganisir dan diarsipkan dengan rapi. Saat dokumen dibutuhkan tentu lebih mudah dicari, sekaligus mengurangi risiko kesalahan, kelalaian, atau kehilangan dalam mengelola arsip.
Baca juga: Penanganan Surat Masuk dengan Buku Agenda dan Kartu Kendali
Digitalisasi Jurnal Tata Persuratan
Era digital turut mempengaruhi aktivitas operasional perusahaan, khususnya dalam sistem administrasi persuratan. Alih-alih melakukan cara konvensional yang menyita waktu, tenaga, dan rentan terjadi human error, aplikasi e-office bisa menjadi solusi tepat.
Aplikasi demikian dirancang khusus untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses persuratan ke dalam suatu sistem. Dengan aplikasi e-office, Anda dapat mengelola, mengirim, melacak, membuat disposisi, hingga mengesahkan surat secara elektronik.
Selain itu, aplikasi ini juga menjamin keamanan data dan pengaturan akses terbatas sehingga kerahasiaan dan integritas informasi dapat terjaga. Kolaborasi dan koordinasi lintas bagian pun dapat dilakukan secara real-time. Produktivitas kerja individu dan tim meningkat karenanya.
Kehadiran aplikasi e-office seperti inOffice dari PT Integra Teknologi Solusi membantu Anda menyusun jurnal tata persuratan secara digital. Bahkan, penerapan teknologi dalam sistem administrasi persuratan turut mendukung upaya transformasi digital perusahaan untuk kinerja yang lebih efektif dan efisien.
Tertarik melakukan hal serupa untuk perusahaan Anda? Hubungi kami dan temukan solusi persuratan Anda sekarang juga.
