integrasolusi.com – Persuratan dan disposisi adalah aktivitas yang tentunya tidak asing lagi bagi Anda yang berkecimpung dengan instansi pemerintahan atau instansi yang melakukan proses surat-menyurat dalam aktivitasnya. Karena aktivitas persuratan dan disposisi merupakan aktivitas komunikasi secara admimitstratif antara pimpinan dan bawahannya atau dengan jajaran di instansi atau organisasi ekternal.
Mungkin Anda sudah tahu apa itu “Persuratan”, namun apakah Anda tahu, apa itu “Disposisi” atau “Didisposisikan”? Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, dari sudut pandang administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus.
Atau bisa dikatakan, disposisi adalah merupakan instruksi untuk menindaklanjuti surat yang akan datang, biasanya surat tersebut bersifat langsung, atau harus segera atau secepat mungkin dilakukan. Dalam hal ini penerima pegawai (pegawai/staf) harus segera mengikuti instruksi atasan/pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat.
Namun pada umumnya, sering terjadi permasalahan klasik yang muncul dalam proses persuratan dan disposisi ini, seperti lambatnya proses disposisi atau bahkan susahnya melacak progress dari surat dan disposisi surat yang sudah dikirimkan.
Permasalahan yang muncul seperti di atas, biasanya di alami oleh pimpinan atau para pegawai struktural ketika memberikan disposisi atau meneruskan disposisi ke bawahannya. Permasalahan ini muncul karena kurangnya pengawasan atau kurang adanya kolaborasi kerja dari pihak yang terlibat didalamnya.
Isi Artikel
Mengapa bisa miskomunikasi dan miskoordinasi dalam aktivitas surat dan disposisi?
Tentu saja karena prosesnya masih dilakukan secara manual konvensional,tapi sebenarnya tidak masalah apabila masih menggunakan cara manual dan konvensional, hanya saja untuk instansi atau organisasi dengan lingkup kecil, tetapi bagaimana kalau dalam lkingkup instansi atau organisasi yang besar?
Disini biasanya muncul adanya masalah, salah satunya adalah terkait tracking surat fan tugas yang telah didisposisikan. Kadang pemberi disposisi, yang dalam hal ini adalah atasan/pimpinan, sulit untuk melacak progress terhadap disposisi yang telah diberikan, atau sulit dalam melacak surat yang sudah diterima atau di kirimkan. Sehingga susah untuk bisa mengetahui sejauh mana surat dan disposisi tersebut dilaksanakan.
Hal ini disebabkan karena masih menggunakan cara konvensional yang lebih mngedepankan penggunaan SDM (staf) sebagai media untuk menyampaikan tugas/disposisi, bisa saja karena kesibukan staf atau keterbatasan jumlah SDM-nya, sehingga penyampaiannya tertunda, padahal disposisi harus segera dilaksanakan.
Begitu pula sebaliknya, dari sudut pandang penerima disposisi, terkadang sulit untuk memberikan jawaban atau laporan resmi atas disposisi yang telah diterimanya. Karena masih menggunakan cara manual dan keterbatasan tenaga, sehingga hal tersebut bisa saja terjadi.
Solusi masalah disposisi surat?
Solusi agar bisa melacak dari progress aktivitas surat dan disposisi adalah dengan memanfaatkan teknologi digital yang ada saat uini, yaitu dengan menggunakan aplikasi E-Office Persuratan digital. Dengan aplikasi E-Office Persuratan digital ini, semua proses dan progress dari surat dan disposisi yang dikirimkan atau di terima, bisa di cek secara real-time , baik pimpinan sebagai pemberi disposisi atau dari pihak penerima disposisi, bisa sama-sama melihat progress dan tanggapannya serta alur suratnya.
Untuk mendukung implementasi dari E-Office digital, telah hadir aplikasi integraOffice Persuratan dan Disposisi, dimana aplikasi E-Office Persuratan dan Disposisi ini hadir sebagai solusi dari permasalahan disposisi dan dalam proses persuratan yang ada.
Aplikasi integraOffice sendiri sudah teruji dalam membantu dan mempermudah proses persuratan dan disposisi, mulai dari Kementrian, BUMN, BUMD, Pemerintahan, Rumah Sakit, Universitas sampai dengan Swasta.
Apalagi aplikasi integraOffice Persuratan dan Disposisi ini, sudah support dan didukung teknologi web dan mobile application Android dan iOS, yang tentu saja sangat membantu dan mempermudah dalam proses disposisi dan melacak progress disposisinya.
Berikut salah satu tampilan dari aplikais mobile integraOffice Persuraran.
Bagaimana? Apakah Anda sudah dapat membayangkan, bagaimana mudahnya proses melacak progress dari disposisi dengan aplikasi integraOffice Persuratan?
Tunggu apalagi! untuk informasi lebih lanjut terkait E-Office Persuratan, silakan Klik di sini.
Semoga bermanfaat.
