integrasolusi.com – Era digital yang terus berkembang melahirkan teknologi dan inovasi baru yang dapat membantu berbagai tugas dan aktivitas manusia. Salah satunya adalah pengarsipan dokumen. Arsip dokumen dalam format digital dapat menyimpan file lebih aman terutama untuk keperluan jangka panjang. Selain itu, pencarian pada arsip digital berdasarkan isi file jadi lebih cepat dan mudah dibandingkan dengan pencarian berdasarkan penyimpanan dokumen fisik dan tradisional.
Isi Artikel
Kebutuhan Terus Berkembang
Munculnya inovasi baru pun didorong oleh kebutuhan atau permintaan user yang terus berkembang. Arsip dokumen perusahaan dalam bentuk digital yang biasanya merupakan hasil scan dan dalam format PDF atau JPG kini dianggap tidak cukup. Pasalnya, saat user lupa nama file tersebut dan mencari dokumen menggunakan kata kunci berdasarkan isi dokumen, maka dia akan kesulitan menemukan file yang dimaksud.
Seperti contoh, Anda ingin mencari arsip dokumen digital rencana pengadaan meja dan kursi kantor yang sudah disimpan dalam format PDF pada komputer. Namun,, Anda lupa nama file tersebut. Anda pun mengetikkan kata “pengadaan meja dan kursi kantor” pada kolom search karena kata-kata tersebut ada dalam dokumen yang dicari. Sayangnya, komputer tidak bisa mengidentifikasi kata-kata tersebut dalam file PDF sehingga file tidak ditemukan.
OCR: Solusi Penjelajah Isi Dokumen PDF Hasil Scan
Untuk mengatasi isu tersebut, kini telah hadir teknologi Optical Character Recognition (OCR). Sederhananya, OCR pada arsip dokumen digital adalah teknologi untuk membedakan tulisan pada gambar atau dokumen yang di-scan. Baik tulisan tangan maupun digital atau ketikan, OCR mampu untuk membedakan, mengidentifikasi, dan mengolahnya menjadi data.
Teknologi OCR PDF sangat penting dalam aktivitas pengarsipan dokumen seperti di perkantoran. Adanya OCR akan membuat pencarian arsip dokumen jadi lebih mudah dicari hanya dengan mengetikkan keyword atau kata kunci pada kolom pencarian. Dengan begitu, Anda tidak perlu membuang waktu dan tenaga lebih banyak hanya untuk mencari satu file dalam komputer.
Baca juga: Mengenal OCR, Sistem Andal Pemindai Teks untuk Pengarsipan Dokumen Anda
Aplikasi Pengarsipan Dokumen dengan OCR
Salah satu aplikasi OCR terbaik yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan pengarsipan dokumen adalah integraOffice. Aplikasi ini akan menunjang aktivitas pengarsipan dan dokumentasi perusahaan Anda menjadi lebih tertata dan efisien. Arsip dokumen akan jadi lebih mudah dikenali sehingga Anda bisa melakukan berbagai aktivitas strategis lainnya lebih maksimal.
Hubungi tim kami untuk informasi selengkapnya bagaimana solusi OCR kami dapat membantu pengelolaan dokumen perusahaan dan bisnis Anda.
