Trend Manajemen Dokumen di Era New Normal

integrasolusi.com – Di era new normal seperti saat ini, sudah menjadihal yang wajar bahwa penggunaan teknologi dan informasi semakin marak terutama dalam tata kelolah organisasi atau perusahaan. kondisi yang berbeda ini menyebabkan setiap perusahaan harus beradaptasi dan menyesuaikan dengan kondisi yang ada agar kinerja dan operasional perusahaan tidak terhambat. Era new normal ini telah banyak berpengaruh terhadap tata kelola perusahaan salah satunya adalah pengelolaan/manajemen dokumen. Pihak manajemen dituntut untuk memberikan formula agar proses pengarsipan dokumen, penyimpanan, akses dan yang lainnya bisa dilakukan dengan mudah dan minim akan risiko. Sehingga tren manajemen dokumen secara konvensional sudah mulai ditinggalkan.

Di era new normal, tren manajemen dokumen yang tepat adalah bagaimana bisa membuat sebuah sistem yang memudahkan untuk pengarsipan/penyimpanan dokumen, mampu menjaga kerahasiaan dokumen dan tentunya adanya kemudahan dalam mengakses dokumen terutama bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja dari rumah. pada kesempatan ini kami akan membagikan kepada Anda mengenai Document management System (DMS), yang merupakan solusi tepat pengelolahan dokumen di era new normal. Setidaknya kami memberikan ada 3 alasan mengapa DMS menjadi jawaban atas pengelolahan dokumen yang tepat di era new normal, yaitu :

Pencarian Mudah

Anda dapat mencari dokumen yang diinginkan melalui fitur pencarian dengan mengetikkan judul atau kata kunci yang berhubungan dengan dokumen yang kita cari. Dengan ini, proses pencarian dan pelacakan (tracking) jauh lebih cepat hanya sekali klik. Anda bisa menghemat banyak waktu.

Membantu Kelancaran alur dan tahapan Penyimpanan dan Pembuatan Dokumen

Ada beberapa dokumen yang membutuhkan alur atau tahapan dalam proses pembuatannya. Dokumen-dokumen yang sifatnya prosedural seperti dokumen penjaminan mutu, SOP, pedoman, instruksi kerja membutuhkan beberapa tahap dari awal proses pembuatan draf, pengajuan, revisi, hingga publikasi. Ada fitur tambahan dari Document Management System yang memfasilitasi kebutuhan tersebut. Dokumen yang masuk secara otomatis berada dalam tahapan sehingga Anda akan tahu dokumen telah berada pada tahap mana.

Bundilng Dokumen

Ada pula dokumen yang tidak bisa berdiri sendiri. Artinya, harus ada dokumen lainnya yang mendukung dan saling melengkapi. Dengan fitur bundling, dokumen yang berkategori sama atau yang sifatnya saling melengkapi secara otomatis berada dalam satu folder (Bundling). Dengan ini, pengguna akan tahu dokumen mana yang belum dan harus dilengkapi agar menjadi 1 kesatuan dokumen

Pada dasarnya seluruh manfaat yang kita dapatkan dengan menggunakan DMS, menyesuaikan kebutuhan masing-masing perusahaan yang berbeda. Dan dalam hal ini, integraOffice DMS memungkinkan Anda untuk melakukan kustomisasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis perusahaan. Tak hanya itu, DMS juga dapat diintegrasikan dengan modul maupun sistem lain yang perusahaan Anda gunakan.

Berbagai manfaat di atas akan memudahkan Anda menjalankan tugas perkantoran Anda, khususnya dimasa new normal seperti saat ini. Sudah saatnya perusahaan Anda menggunakan Document Management System guna meningkatkan produktifitas dan pelayanan perusahaan.

Ingin tahu lebih lanjut tentang Document Management System? Hubungi kami segera !