integrasolusi.com – Kegiatan surat menyurat didalam suatu instansi merupakan suatu hal yang sangat melekat dengan aktivitas sehari-harinya. Karena komunikasi antar dapartemen atau antar divisi, dari atasan ke bawahan diwujudkan dalam bentuk surat-menyurat. Walaupun tidak semua instansi memiliki intensitas persuratan yang tinggi, namun hal ini sangat terasa dikalangan instansi pemerintahan seperti BUMN, Kementerian, dan kantor pemerintahan lainnya karena dalam sehari intensitas surat menyurat mereka bisa dikatakan sangat tinggi bahkan bisa sampai ratusan surat dalam seharinya. Dengan padat dan tingginya aktivitas persuratan, tentu diperlukan tata kelola yang baik agar tidak menimbulkan masalah yang dapat menghambat kinerja organisasi.
Tata kelola surat menyurat kini justru menjadi suatu pekerjaan rumah tersendiri sejak masuknya pandemic Covid-19 di Indonesia. Dimana berbagai kebijakan dari pemerintah bermunculan sebagai upaya untuk menekan angka pertumbuhan korban Covid-19 ini. Ada kebijakan seperti Work From Home, ada juga Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) dan berbagai kebijakan lainnya yang tentu akan berpengaruh terhadap operasional organisasi termasuk didalamnya surat menyurat. Salah satu solusi tepat yang dapat mengatasi problem surat menyurat ini adalah dengan menerapkan konsep persuratan digital. pada kesempatan ini kami akan membagikan kepada Anda 3 poin penting yang menjadi alasan mengapa persuratan digital jauh lebih efektif, dan efisien untuk di terapkan di organisasi, terlebih disaat kondisi pandemi seperti saat ini, antara lain :
- Percepatan Proses Yang Signifikan
Melalui persuratan digital, akan memungkinkan Anda untuk melakukan aktivitas surat menyurat dengan cepat. Surat menyurat yang biasa Anda lakukan dengan cara konvensional akan memakan waktu berhari-hari. Ini tentu bukanlah hal yang efisien. Dengan Persuratan digital Anda hanya perlu koneksi internet untuk mengirimkan surat, dan surat dapat terkirimkan dalam waktu 1-2 menit saja.
- Kemudahan Dalam Tracking Surat
Dengan menggunakan persuratan digital, Anda bisa melacak sudah sejauh mana progres dari surat yang telah dikirimkan. Bahkan sampai pada level apakah surat tersebut sudah dibaca atau belum. Apalagi disaat pandemic saat ini, Anda sangat bisa melakukannya dengan mudah walaupun sedang bekerja dari rumah Anda.
- Pencarian dan Penyimpanan Surat Lebih Aman dan Mudah
Dengan menggunakan persuratan digital, Anda tak perlu lagi membuka atau membonkar satu persatu rak untuk mencari surat yang Anda butuhkan. Karena semua sudah tersimpan dalam sistem sehingga Anda hanya perlu ketikkan saja kata kunci dari surat yang sedang Anda cari. Tentunya juga akan lebih aman karena terhindar dari berbagai resiko seperti kerusakan file atau adanya pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab untuk menyalahgunakan surat tersebut.
Tentu sudah diragukan lagi kelebihan dari persuratan digital, dan masih banyak lagi manfaat dari persuratan digital ini selain dari uraian di atas.
Ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai persuratan digital ? atau mungkin Anda sudah tidak sabar untuk bisa segera mengimplementasikan ??
Silakan klik disini
