Apa yang terbayang pertama kali ketika kita mendengar kata “Arsip”? Tumpukan kertas yang menggunung berjejer layaknya benteng takeshi langsung tergambar jelas di pelupuk mata. Tahukah kita bahwa arsip dapat menceritakan suatu peristiwa sejarah bagi generasi yang akan datang? Sadarkah kita akan pentingnya arsip? Menjadi pertanyaan berikutnya yang menggelitik untuk segera ditemukan jawabannya.
Dalam penyelenggaraan kegiatan suatu organisasi dengan berbagai fungsi yang ada, tidak lepas dari penciptaan arsip. Arsip sebagai rekaman kegiatan tersebut mempunyai manfaat sebagai bahan pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Untuk itu arsip harus dikelola, dipelihara, dan diselamatkan agar dapat dimanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan publik dan kemaslahatan bangsa.
Berdasarkan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah sebuah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan juga lembaga lainnya. Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Arsip itu sendiri memiliki makna yang berbeda dari bahan pustaka yang ada di perpustakaan karena arsip harus otentik dan dapat dipercaya sebagai bukti yang valid, memiliki informasi lengkap, dan memiliki asal usul dan aturan asli.
Adapun fungsi Arsip menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, adalah sebagai berikut :
- Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, atau dengan arti lain yaitu arsip yang masih dimanfaatkan secara langsung dalam setiap kegiatan perusahaan sehari-hari. Menurut fungsinya arsip dinamis memiliki sifat yang sering kali masih dapat berubah nilai dan artinya. Berikut ini fungsi arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya yaitu:
- Arsip aktif adalah segala arsip yang masih dapat digunakan dalam berlangsungnya pekerjaan. Arsip aktif masih dapat dijumpai di unit pengelola organisasi dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
- Arsip semi aktif adalah segala arsip dimana frekuensi yang dimilikinya dalam segi penggunaannya telah mengalami penurunan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
- Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah segala arsip yang termasuk jarang digunakan dalam aktivitas kerja sehari-hari dalam sebuah organisasi.
- Arsip Statis
Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, penyelenggaraan atau dengan kata lain arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam aktivitas keseharian organisasi. Arsip statis ini merupakan arsip yang telah mencapai pada taraf nilai abadi secara khusus sebagai bahan pertanggung jawaban.
Dalam penatausahaan arsip pemahaman tentang karakteristik arsip menjadi hal yang penting untuk diketahui. Berikut ini merupakan karaktersitik dari arsip, yaitu :
- Otentik, arsip adalah informasi yang dilampirkan pada wujud asli (dengan pengecualian arsip elektronik), termasuk; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi tentang waktu dan tempat di mana arsip dibuat / diterima, memiliki makna / arti yang mencerminkan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan bahan bukti dari kebijakan, kegiatan dan transaksi organisasi pencipta;
- Legal, arsip yang dibuat sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status bahan bukti resmi untuk keputusan dan implementasi kegiatan.
- Unik, bukan diproduksi massal atau digandakan, arsip berbeda dari buku, jurnal, dan publikasi lainnya. Arsip sesuai dengan konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun penyalinan (duplikasi) arsip memiliki arti berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun untuk staf / pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan ini.
- Reliable, keberadaan arsip dapat diandalkan untuk dapat digunakan sebagai dukungan untuk pelaksanaan kegiatan
Setiap arsip memiliki nilai guna arsip yang berarti suatu arsip yang nilainya didasari oleh manfaatnya bagi kepentingan penggunaan arsip. Terdapat dua macam nilai guna arsip yaitu :
- Nilai guna primer merupakan arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut.
- Nilai guna sekunder merupakan suatu arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh kegunaannya untuk kepentingan organisasi ataupun umum dan berguna dalam menjadi bahan bukti dan pertanggungjawaban suatu kegiatan.
Pekerjaan yang terdapat dalam bidang penyimpanan surat atau dokumen disebut dengan administrasi kearsipan. Kearsipan adalah aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan arsip-arsip (dinas ataupun pribadi). Kearsipan juga merupakan aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran dan pemusnahan suatu surat. Adapun tujuan dari kearsipan, yaitu sebagai alat pertanggungjawaban atas pelaksanaan dan pengelolaan suatu organisasi serta agar setiap bidang pekerjaan dalam suatu organisasi tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang tidak dibutuhkan lagi. Sebagai petugas arsip yang baik, diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat yaitu : Ketelitian, Kecerdasan, Kecekatan dan Kerapian.
Arsip yang tercipta sebagai rekaman kegiatan akan mengalami pertambahan volume seiring dengan eksistensi dan perkembangan suatu organisasi. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan, maka akan semakin banyak pula arsip yang tercipta. Dengan demikian, penanganan arsip juga akan menghadapi berbagai persoalan baik dalam hal ruang penyimpanan, penggunaan peralatan, tenaga pemeliharaan, perawatan dan juga penemuan kembali arsip. Upaya yang perlu dilakukan untuk mengatasi persoalan tersebut adalah dengan melaksanakan penyusutan arsip yaitu tindakan pengurangan arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip secara berkelanjutan.
Arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi pelaksanaan manajemen organisasi, baik bagi lembaga pemerintah maupun publik dan bisnis. Ketersediaan arsip yang efektif, efesien lengkap dan berkualitas merupakan tuntutan yang tidak dapat diabaikan. Mengelola arsip dengan tepat bukan hanya dilaksanakan pada moment-moment tertentu, namun harus mewujud sebagai kepribadian dalam keseharian bekerja, Arsip juga sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi generasi yang akan datang. Untuk itu sudah saatnya kita peduli dan sadar arsip.
Masih kah anda sadar bahwa melindungi arsip adalah amanah kerja anda sobat office? Sudah saatnya anda sadar bahwa temukan solusinya di integraOffice DMS (Document Management System)
https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/13406/Saatnya-Peduli-dan-Sadar-Arsip.html
(HI KPKNL Metro).
Daftar Pustaka:
- Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971tentang Ketentuan Pokok Kearsipan
- Udang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
- Keputusan Menteri Keuangan No. 983/KM.1/2015
