Instansi yang sudah sedemikian rupa berkembang dan memiliki banyak pelanggan maupun klien perlu memastikan helpdesk management system miliknya berkerja secara optimal. Kalau helpdesk online instansi yang ada pada website masih membingungkan dan memerlukan respon lama ke pelanggan, bukan tidak mungkin pelanggan kesayangan Anda akan kecewa. Kalau sudah begini, siap-siap saja ditinggal pergi pelanggan. Tentu Anda tidak menginginkan hal itu terjadi pada instansi Anda bukan?
Sesungguhnya mudah saja menyenangkan pelanggan. Terlepas dari kualitas produk maupun jasa yang instansi Anda jual, pelayanan bantuan, pengaduan keluhan, hingga after sale service juga sangat penting. Pelanggan juga ingin instansi membantunya untuk memahami kendala yang mereka hadapi terkait produk maupun jasa yang mereka beli, saat sebelum maupun sesudah membeli jasa/produk dari instansi tersebut. Inilah fungsi utama dari helpdesk management system supaya instansi bisa mengelola pertanyaan dan keluhan dari pelanggan guna meningkatkan pelayanan instansi.
Bagi instansi yang menaruh perhatian lebih pada helpdesk management system, Integra Teknologi Solusi memiliki solusinya, yakni dengan aplikasi integra Office Helpdesk. Aplikasi integraOffice Helpdesk ini pada dasarnya adalah sebuah helpdesk online berbasis digital yang memiliki beragam fungsi untuk menunjang keseluruhan kegiatan helpdesk, di antaranya seperti kegiatan pengumpulan informasi, penerimaan pengaduan melalui sistem ticketing, pendistribusian pengaduan kepada tim helpdesk terkait, hingga penyampaian solusi kepada pelanggan.
Tidak hanya itu saja, aplikasi integraOffice Helpdesk ini dilengkapi fitur fungsional lainnya yang akan memudahkan instansi dalam menjalankan helpdesk management system secara lebih praktis dan efisien. Apa saja kemudahan yang didapatkan dari aplikasi integraOffice Helpdesk ini?
Isi Artikel
Informasi yang lengkap melalui fitur FAQ
Salah satu tujuan pelanggan mampir ke halaman helpdesk online instansi Anda adalah untuk mendapatkan informasi yang tidak bisa mereka temukan di mana-mana. Helpdesk online yang baik seharusnya memuat informasi lengkap terkait produk/jasa dari instansi. Helpdesk online harus memuat FAQ (Fraquently Asked Question) atau pertanyaan yang sering kali ditanyakan pelanggan Anda.
Pada aplikasi integraOffice Helpdesk ini terdapat fitur halaman FAQ yang berisikan semua informasi terkait pelayanan instansi. FAQ ini dihimpun dari kasus-kasus keluhan yang selama ini sering dilaporkan maupun ditanyakan oleh pelanggan. Harapannya dengan fitur ini pelanggan tidak perlu langsung menghubungi tim helpdesk melalui ticket dikarenakan bisa saja apa yang ingin mereka tanyakan sudah dimuat dalam FAQ.
Sistem ticketing yang terstruktur dan tersebar secara merata
Ticketing dalam helpdesk management system ini sesungguhnya adalah penomoran untuk keluhan dari pelanggan yang masuk ke dalam sistem. Dengan aplikasi integraOffice Helpdesk, semua tiket yang masuk akan terstruktur dan dikelompokkan sercara rapi sesuai urutan dan jenis keluhannya. Tidak hanya itu saja, ticket ini juga akan didistribusikan secara merata kepada seluruh tim helpdesk. Jadi, tidak ada pegawai helpdesk yang memproses lebih banyak atau lebih sedikit tiket.
Sistem pada aplikasi integraOffice Helpdesk ini otomatis akan menyebarkan tiket secara merata tanpa ada penumpukan tiket pada satu tim helpdesk saja yang bisa berakibat pada lamanya respon yang diterima pelanggan. Selain itu, pada aplikasi integraOffice Helpdesk ini pegawai bisa meneruskan tiket kepada pihak atau divisi lain yang bersangkutan. Sehingga semua pihak bisa saling berdiskusi dalam menghasilkan solusi yang tepat terkait keluhan yang masuk ini tanpa harus kehilangan jejak digitalnya.
Semua tiket tercatat dan bisa dilacak
Dengan aplikasi integraOffice Helpdesk, semua tiket akan tercatat dengan rapi dan dapat dilacak oleh semua user atau pegawai tim helpdesk. Jangan khawatir tiket tertinggal akibat human error karena pada aplikasi integraOffice Helpdesk ini semuanya bisa diakses dengan mudah dan jelas. Selain itu, tim helpdesk juga bisa melihat progress sebuah tiket, apakah tiket tersebut baru masuk, sudah diteruskan, masih diolah, atau sudah selesai.
Respon otomatis untuk keluhan yang berulang
Tidak jarang tim helpdesk mendapati pertanyaan atau keluhan yang sama berulang-ulang. Kalau tidak ada helpdesk management system yang canggih pasti setiap pegawai harus menjawab pertanyaan yang sama berulang kali secara manual. Proses ini tentunya akan sangat melelahkan dan memakan banyak waktu. Oleh karena itu, Integra Teknologi Solusi mengembangkan fitur otomisasi respon untuk keluhan atau pertanyaan berulang berdasarkan kata kunci maupun suggestion topic.
Jadi, kalau ada pelanggan yang menanyakan hal yang sudah sering ditanyakan, sistem dari aplikasi integraOffice Helpdesk ini akan secara otomatis memberikan sugesti jawaban yang berkaitan dengan pertanyaan tersebut, Tim helpdesk jadi tidak perlu bersusah payah lagi menyalin respon atau jawaban dari pertanyaan yang berulang tersebut. Helpdesk management system yang lain belum tentu memberikan fitur ini loh!
Dashboard ticket untuk melihat statistik
Aplikasi integraOffice Helpdesk ini juga dilengkapi dengan dashboard yang memuat semua riwayat ticketing sekaligus statistiknya. Ini akan sangat menguntungkan atasan karena dengan fitur ini mereka bisa melihat bagaimana efektifitas helpdesk management system instansinya serta performa tim helpdesk-nya.
Notifikasi progress tiket melalui WA
Aplikasi integraOffice Helpdesk terintegrasi dengan WhatsApp untuk fitur notifikasi progress tiket. Fitur notifikasi ini tidak hanya untuk tim helpdesk melainkan juga untuk pelanggan, sehingga kedua belah pihah bisa sama-sama memantau sejauh mana progress tiketnya. Kapan lagi punya helpdesk management system yang bisa terintergrasi dengan WhatsApp di smartphone Anda?
Video Conference Class
Canggihnya lagi, tim helpdesk bisa mengadakan sebuah pembelajaran online yang bisa diakses banyak orang untuk memfasilitasi pelanggan yang masih belum paham juga terkait kendala yang mereka alami. Bukankah ini fitur yang sangat berguna dan terjangkau bagi pelanggan? Kelas online ini diadakan melalui platform Zoom secara online sehingga pelanggan bisa menyimak secara langsung materi yang disampaikan terkait keluhannya. Bisa dibilang ini adalah sebuah gebrakan dalam helpdesk management system.
Versi mobile application yang praktis
Bukan teknologi digital namanya kalau belum menggunakan platform mobile application. Sama halnya dalam helpdesk management system yang ditawarkan Integra Teknologi Solusi ini. Aplikasi integraOffice Helpdesk tersedia dalam bentuk mobile application yang praktis dan bisa diakses kapan saja dan di mana saja selama Anda memiliki smartphone dan akses internet. Jadi, semua pihak bisa terus memantau dan memproses tiket yang masuk dengan lebih mudah dan fleksibel.
Dari kesembilan kemudahan fitur di atas seharusnya sudah cukup ampuh untuk membuka pemahaman Anda akan pentingnya sebuah helpdesk management system yang canggih dan mumpuni. Kalau Anda tertarik untuk menerapkan helpdesk management system ini pada perusahaan Anda, Integra Teknologi Solusi selalu siap membantu dengan aplikasi integraOffice Helpdesk.
Konsultasikan sekarang juga di sini!
