E-Office – Tata kelola surat-menyurat yang dilakukan di banyak lembaga pendidikan, organisasi, maupun perusahaan saat ini masih banyak yang belum terdigital atau masih mengelola dengan cara konvensional. Praktik tersebut tentu saja membutuhkan waktu yang cukup lama. Dalam praktiknya mekanisme surat menyurat dilakukan secara manual dengan cara surat harus diantar oleh kurir ke setiap divisi. Yang dimungkinkan terjadinya keterlambatan proses pengiriman yang berpengaruh pada terhambatnya atau ketidaklancaran informasi sehingga dapat menghambat tugas suatu perusahaan atau organisasi.
Untuk memberikan solusi pada masalah di atas, menggunakan aplikasi persuratan elektronik khususnya yang mampu mengakomodasi kebutuhan surat-menyurat yang mampu memberikan kemudahan dalam mengelola surat masuk, surat keluar, disposisi masuk, disposisi keluar, informasi masuk dan informasi keluar tidak bisa ditunda-tunda lagi. Menggunakan e-office yang efektif dan fokus pada pengelolaan persuratan elektronik dan dapat memudahkan dalam men-tracking atau melacak surat atau mencari surat di kemudian hari jika diperlukan.
Di bawah ini akan dijelaskan mengenai efektifnya surat-menyurat menggunakan e-office yang perlu segera diterapkan baik di lembaga pendidikan, organisasi, ataupun perusahaan. Yuk! Mari simak penjelasan berikut:
-
Isi Artikel
E-Office memudahkan pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan disposisi
Dengan menggunakan e-office, seluruh pengelolaan surat-menyurat dilakukan secara digital. Hal ini tentu saja sangat efisien waktu karena surat berbentuk berkas digital sehingga dalam proses mengirim surat menjadi sangat mudah. Baik surat masuk untuk didisposiskan atau surat keluar untuk dikirimkan ke divisi atau pihak lain pun tinggal tekan tombol kirim saja tanpa terkendala ruang dan waktu.
-
E-Office memudahkan proses pelacakan progres surat atau disposisi
Masalah klasik dari pengelolaan surat manual adalah susahnya melakukan pelacakan surat. Hal ini tidak berlaku jika pengelolaan surat sudah menggunakan e-office, yang mana surat dapat dilacak secara real time, seperti progres surat yang dikirim sudah sampai pada tahap apa, sudah dibaca atau belum oleh penerima, dan yang tidak kalah penting surat lama pun sangat mudah untuk dicari.
-
E-Office mempunyai fitur penomoran otomatis
Dengan fitur penomoran otomatis kemungkinan terjadinya penomoran surat ganda dapat diminimalisir. Hal ini akan berbeda jika pengelolaan surat masih manual, yang mana kemungkinan nomor surat ganda akan sangat besar sekali.
-
Surat-menyurat di mana pun dan kapan pun
Dengan menggunakan e-office, mengakses surat tanpa harus datang ke kantor. Hal ini karena surat dalam bentuk digital dan disimpan pada server sehingga dapat diakses di mana saja dana kapan saja tanpa terbatas ruang dan waktu.
-
Adanya notifikasi whatsapp
Tidak dipungkiri aplikasi whatsapp menjadi media komunikasi paling digemari saat ini baik di kalangan masyarakat umum maupun instansi. Atas hal tersebut e-office persuratan menyematkan fitur notifikasi whatsapp dengan tujuan agar pengguna yang berkepentingan dengan surat tersebut menjadi fast response dan dapat dengan mudah memproses surat melalui link yang terkirim pada notifikasi dengan hanya meng-klik saja.
-
E-Office tersedia dalam versi mobile (Android dan iOS)
Gadget atau gawai sudah menjadi barang primer yang pasti dimiliki oleh setiap orang yang bekerja atau apapun itu. Dengan dukungan aplikasi e-office versi mobile kemudahan proses surat-menyurat akan semakin lengkap. Kirim surat, kirim disposisi, melacak surat bisa dilakukan melalui gadget tanpa harus membuka laptop atau komputer.
PT Integra Teknologi Solusi menciptakan sebuah aplikasi e-office yang bertujuan untuk memberikan solusi atas permasalahan lambatnya pengiriman surat, kesulitan dalam melacak progres surat, dan yang tidak kalah penting untuk meminimalisir terjadinya pemalsuan surat. Fitur-fitur yang dijelaskan pada poin-poin di atas sudah ada dalam aplikasi e-office integraOffice persuratan yang bisa didapatkan dengan hanya berlangganan tiap bulan.
Itulah penjelasan mengenai efektifnya menggunakan e-office persuratan. Jika instansi Anda belum menggunakan aplikasi e-office segera hubungi kami.
Happy Good Friday
