Dokumen di instansi atau perusahaan Anda semakin menumpuk tanpa arah? Dari yang awalnya urusan persuratan dan dokumen masih berantakan tanpa SOP yang jelas, tiba – tiba tanpa terasa sudah semakin menggunung dan menjadi krusial untuk segera dibuat secara sistematis.
Jangan terjebak dalam sistem konvensional dimana proses persuratan masih membutuhkan waktu yang panjang dan tenaga yang banyak. Mulai mencetak, meminta otorisasi tanda tangan, hingga pada akhirnya juga harus di-scan kembali untuk dikirimkan sebagai surat elektronik. Belum lagi apabila pimpinan yang harus membubuhkan tanda tangan jarang datang ke kantor atau sedang berada di luar kota. Ditambah dengan kondisi Work From Home atau bekerja dari rumah yang masih diterapkan banyak perusahaan.
Beralihlah ke aplikasi persuratan digital, seperti yang ditawarkan oleh IntegraOffice Persuratan sebagai solusi proses persuratan yang bisa dilakukan dalam genggaman, akses dimanapun dan kapanpun.
E-Office persuratan adalah sistem aplikasi surat menyurat yang digunakan untuk melakukan aktifitas di dalam instansi atau perusahaan agar lebih cepat dan mudah dengan fitur surat masuk dan keluar, informasi, laporan, lengkap dengan disposisi. Pimpinan akan bisa dengan cepat memonitor pergerakan persuratan dalam perusahaan atau instansinya, secara tidak langsung juga sangat merubah gaya hidup kerja dengan cara koordinasi tim pun akan semakin praktis.
Aplikasi Persuratan ini pastinya juga sangat memudahkan seluruh anggota tim dalam proses persuratan, karena efisien dan efektif dari segi waktu dan tenaga. Waktu kerja akan bisa lebih banyak dimanfaatkan untuk pekerjaan lainnya, tidak habis waktu dalam kebutuhan administratif yang dalam sistem konvensional memang sangat berbelit – belit.
Beralih ke IntegraOffice persuratan berarti melakukan banyak pemangkasan biaya atau menghemat anggaran belanja untuk kertas, mesin cetak, tinta, terkadang jasa pengiriman, dan juga kebutuhan ruang penyimpanan dokumen yang cepat atau lambat akan menumpuk dan semakin penuh, hingga pada akhirnya membutuhkan ruangan khusus untuk ruang arsip. Belum lagi harus membuat pengaturan agar dokumen tersimpan secara sistematis untuk dengan mudah menemukannya saat dibutuhkan.
Sistem persuratan konvensional yang dicetak juga rentan hilang dan rusak, sedangkan dengan IntegraOffice Persuratan data tersimpan dalam server yang dilengkapi dengan auto backup harian. Tingkat keamanan atau kerahasiaan data juga tentunya terbatas selama fisik dari surat tersebut tersimpan, berbeda dengan IntegraOffice Persuratan dimana akses surat terjaga karena ada pengaturan hak akses dalam aplikasi. Pemilik dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses dan mengotorisasi sebuah dokumen.
Tak perlu lagi pusing apabila pimpinan tiba – tiba meminta sebuah dokumen yang sudah lawas, tapi tidak mengurangi tingkat pentingnya dokumen tersebut. Tidak ada lagi kesulitan mencari dokumen apalagi yang usianya sudah menahun, dalam aplikasi persuratan tentunya pencarian sangat mudah dan cepat karena tersimpan secara digital. Tanpa perlu juga untuk menyortir dokumen secara berkala untuk dibuang, entah karena sudah tidak digunakan, atau karena kualitas kertasnya yang sudah tidak layak disimpan.
Ucapkan selamat tinggal pada tumpukan dokumen di meja, beralih dari persuratan konvensional ke IntegraOffice Persuratan. Bekerja dengan efektif dan efisien dengan sistem kantor elektronik persuratan, yang tentunya menjadi krusial di era digital seperti ini.
Anda tak perlu bingung memulai dari mana. Segera saja hubungi tim Integra Solusi untuk bersinergi mewujudkan sistem persuratan yang lebih baik untuk Anda dan tim. Jangan sampai terlalu terkejut apabila setelah menggunakan aplikasi tersebut, waktu kerja Anda dan tim akan lebih bermanfaat dalam pengembangan dan pencapaian kualitas kerja yang lebih berkualitas dan menyenangkan. Segera konsultasikan kebutuhan persuratan di instansi anda dengan kami sobat office.
