Tidak bisa dipungkiri kalau E-Office Persuratan memang banyak dilirik oleh perusahaan atau instansi di Indonesia. Aplikasi surat menyurat yang dikembangkan oleh Integra Teknologi Solusi ini adalah jawaban atas perkembangan zaman dalam ruang lingkung perusahaan dan instansi. Adanya urgensi untuk digitalisasi sistem perkantoran membuat perusahaan berbondong-bondong menerapkan sebuah sistem administrasi berbasis digital seperti E-Office ini. Salah satu instansi yang mempercayakan Integra Teknologi Solusi untuk mengembangkan aplikasi E-Office miliknya adalah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
Bagi instansi pemerintahan sekelas Pemprov DKI Jakarta, memiliki sistem persuratan digital seperti E-Office itu wajib hukumnya. Seperti yang kita tahu, sistem atau prosedur birokrasi pada instansi pemerintahan secara khusus memiliki perbedaan dengan perusahaan swasta pada umumnya. Struktur organisasi yang bertingkat dan berlapis-lapis, prosedur kerja yang lebih terperinci, budaya kerja, serta aturan yang cenderung lebih ketat, adalah beberapa ciri khas instansi pemerintahan yang menjadi faktor kenapa birokrasinya agak rumit. Inilah yang kemudian mendorong instansi pemerintahan seperti Pemprov DKI Jakarta harus memiliki E-Office.
Sesungguhnya Integra Teknologi Solusi memiliki beberapa pilihan modul yang bisa dikembangkan pada E-Office, di antaranya seperti persuratan, manajemen dokumen, absensi, dll. Tapi E office Pemprov DKI Jakarta secara khusus berfokus hanya pada persuratan saja. Jadi E office Pemprov DKI Jakarta pada dasarnya adalah sebuah aplikasi surat menyurat berbasis digital. Alasannya sederhana, Pemprov Jakarta memilih persuratan karena sistem persuratan lah yang dirasa paling fundamental dalam kegiatan organisasi.
Aplikasi E office DKI memiliki banyak fitur fungsional di dalamnya yang sangat cocok untuk proses birokrasi. Beberapa fitur unggulan dari E office DKI di antara lain adalah fitur penomoran otomatis, pelacakan dokumen, riwayat, notifikasi, dan masih banyak lagi. Fitur-fitur pada E office DKI ini terbukti bisa sangat memudahkan proses birokrasi. Sebelum menggunakan E-Office, Pemprov DKI Jakarta masih bergantung dengan sistem persuratan konvensional yang mana cenderung memakan waktu lebih lama. Selain itu, sebelum menggunakan E-Office kegiatan persuratan rentan sekali terjadi kesalahan yang diakibatkan human error. Kesalahan penomoran, kehilangan surat, lupa sejauh mana proses disposisi surat, adalah beberapa masalah yang kerap kali terjadi.
Tapi semuanya berubah ketika Pemprov DKI Jakarta menggunakan E-Office. Kegiatan surat menyurat menjadi sangat mudah. Proses birokrasi yang sebelumnya bisa lama, kini jauh lebih efisien. Bagaimana tidak, sebelumnya kegiatan “kejar-kejaran” dengan atasan saat hendak meminta tanda tangan bisa sedemikian rupa melelahkannya. Belum lagi surat yang harus didisposisikan ke atas bisa sangat banyak. Tapi sekarang semua hal itu bisa dilakukan dengan lebih efisien. Ruang penyimpanan fisik seperti loker-loker dan rak dokumen kini juga tidak sepenuh dan sesesak dulu. Hampir semua surat kini bentuknya digital sehingga bisa menghemat penggunaan tempat. Kesalahan penomoran surat pun kini hampir tidak pernah terjadi dikarenakan semua surat dinomori secara otomatis.
Hal ini yang dirasakan langsung oleh para pegawai Pemprov DKI selama menggunakan E-Office. Dengan aplikasi e-Office Persuratan. tracking surat yang hilang jadi lebih mudah, alur disposisi jauh lebih efektif dan efisien, karena bisa diakses kapanpun dan dimanapun berada. Mereka juga mengamini bahwa E-Office ini memang sangat dibutuhkan di era kini, khususnya selama pandemi. Aplikasi persuratan yang mampu menghubungkan semua orang meski harus terpisah jarak dan waktu adalah sesuatu yang sangat dibutuhkan untuk bertahan di kondisi saat ini.
Pemprov DKI adalah salah satu bukti kalau aplikasi E-Office bisa diterima dengan baik dan bisa dirasakan manfaatnya langsung oleh instansi di Indonesia. Kalau semua perusahaan dan instansi di Indonesia mau mengikuti Pemprov DKI dalam menggunakan E-Office, bukan tidak mungkin iklim organisasi di Indonesia akan berkembang menjadi sangat efektif dan efisien. Anda tidak ingin perusahaan Anda berkembang menjadi lebih efektif? Pasti mau bukan? Kalau mau, sudah sepantasnya perusahaan Anda menggunakan E-Office. Konsultasikan sekarang juga bersama Integra Teknologi Solusi di sini!
