integraOffice Persuratan- Seperti yang kita tahu bersama, bahwa kegiatan tata kelola perusahaan harus dilakukan secara efektif oleh seluruh pemangku kepentingan yang ada di dalam organisasi/perusahaan tersebut. Namun, aktivitas manajemen perkantoran yang kompleks, pastinya akan membutuhkan sistem pendukung (aplikasi) yang secara otomatis dapat melakukan hampir semua aktivitas pengelolaan manajemen perkantoran yang ada. Karena hanya dengan cara ini kegiatan organisasi/perusahaan dapat berjalan dengan efisien dan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan akhir dari visi dan misi organisasi/perusahaan.
Isi Artikel
Lalu, sistem pendukung seperti apa yang cocok dan bisa menjadi solusi dalam manajemen perkantoran di organisasi/perusahaan?
Sistem aplikasi yang dapat mendukung proses manajemen perkantoran suatu organisasi/perusahaan, biasa lebih dikenal dengan E-Office Persuratan atau Aplikasi Persuratan. Aplikasi Persuratan ini sendiri adalah suatu sistem aplikasi tata kelola perkantoran organisasi/perusahaan yang berbasis elektronik dan digital. Hadirnya sistem ini telah menggantikan proses administrasi dan manajemen sebelumnya yang berbasis manual. E-Office/Aplikasi Persuratan memanfaatkan fasilitas jaringan komputer, baik jaringan intranet, internet, maupun jaringan lain. Atau dengan kata lain, aplikasi persuratan ini adalah sistem aplikasi yang membantu menjalankan dan mengatur aktivitas dan kinerja setiap orang pada suatu kantor atau perusahaan.
Mengapa aplikasi persuratan menjadi solusi tepat manajemen perkantoran ?
Sistem aplikasi persuratan ini sangat dibutuhkan oleh organisasi/perusahaan karena aktivitas surat-menyurat beserta prosesnya memiliki dampak yang sangat penting dalam jalannya aktivitas perusahaan. Misalnya saja komunikasi secara administratif baik ke internal maupun pihak eksternal perusahaan biasanya dilakukan melalui proses surat-menyurat. Surat-surat yang ada harus dicatat dengan baik sehingga mudah ditemukan selama pencarian. Selain itu surat masuk dan surat keluar harus dikategorikan dengan jelas dan harus penomorannya harus sesuai. Sehingga sistem aplikasi persuratan ini membuat proses pengolahan data/administrasi, komunikasi, koordinasi, pelaporan dan penyampaian informasi menjadi lebih cepat dan akurat
Selain itu, implementasi aplikasi persuratan mempunyai beberapa manfaat bagi organisasi/perusahaan antara lain :
1.Efisiensi waktu
Dengan aplikasi persuratan ini proses manajemen perkantoran dan proses surat-menyurat dapat langsung diterima tujuan, sehingga menjadi lebih cepat dan tepat waktu.
2.Kerahasiaan Terjamin
Kerahasiaan dokumen surat dan proses yang sedang berjalan terjamin keamanan dan kerahasiaannya, karena aplikasi persuratan ini hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehingga terjaga kerahasiaannya
3.Mengurangi resiko kerusakan
Aplikasi persuratan ini dapat mengurangi resiko kerusakan dokumen dalam proses surat-menyurat, karena semua disimpan dalam bentuk digital (pada server atau sistem cloud), sehingga lebih aman daripada disimpan di lemari berkas
4.Tracking dan monitoring jadi lebih cepat
Aplikasi ingin membantu mempermudah proses tracking dalam manajemen dokumen dan surat-menyurat menjadi lebih cepat dan jauh lebih mudah untuk di monitoring prosesnya
5.Mengurangi anggaran kertas
Dan yang paling penting dalam aplikasi persuratn ini, semua proses dalam manajemen dokumen dan surat-menyurat dilakukan secara digital yang otomatis mengurangi penggunaan kertas ( Go Paperless)
Sejauh mana implementasi Aplikasi Persuratan di kantor Anda ?
ingin lebih jelas tentang Aplikasi Persuratan ? Klik disini atau Hubungi Kami
Semoga bermanfaat : )
