integrasolusi.com– Salam Sobat Office ! Pada hari Rabu (03/06) Integra Teknologi Solusi mengadakan Event : Integra Webinar Series #3 dengan judul “ Tantangan Kerja #dirumahaja Memanfaatkan Document Management System. Event webinar ini adalah agenda rutin yang dilakukan oleh segenap tim Integra Teknologi Solusi, event Integra Webinar Series #3 ini berlangsung kurang lebih selama 1 jam melalui aplikasi Zoom Meeting, yang dimulai pada pukul 13.00 – 14.00 WIB dan dipandu langsung oleh Mas Almando sebagai Host acara dan Bapak Budi Arif sebagai narasumber acara ini, dan kebetulan Bapak Budi Arif juga selaku Project Manager di Integra Teknologi Solusi yang membawahi langsung pengembangan sistem integraOffice Document Management System (DMS). Acara webinar ini juga dihadiri sekitar 35 peserta yang terdiri dari berbagai elemen masyarakat, mulai dari instansi pemerintahan, BUMN, Perguruan Tinggi sampai dengan elemen swasta serta komunitas dan LSM.
Acara Integra Webinar Series #3 kali ini mengambil judul “Tantangan Kerja #dirumahaja Memanfaatkan Document Management System”, dikarenakan maraknya pandemic COVID-19 sehingga mengharuskan beberapa sektor kerja harus mematuhi anjuran pemerintah untuk #berkerjadarirumah atau WFH. Nah bagaimana bisa kerja dari rumah apabila sebagian besar penunjang aktivitas kerja kita berada di kantor? Tidak mungkin kan, hanya gara-gara mau ambil beberapa dokumen harus pergi ke kantor, itupun kalau terpaksa. Nah dalam kondisi yang seperti ini, pastinya sangat sulit untuk kita bisa berkoordinasi dengan rekan kerja terkait pekerjaan kita dikantor, terutama dalam hal urusan dengan dokumen-dokumen kerja kita.
Acara ini diawali dengan perkenalan dan pembacaan tata tertib mengikuti acara yang dipandu langsung oleh Mas Almando selaku host acara ini, berikutnya dilanjutkan dengan paparan dari Bapak Budi Arif sebagai narasumber, tentang Document Management System (DMS), seperti penjelasan singkat apa itu DMS, sejarah perkembangan dari DMS, perbedaan antara DMS dan sistem penyimpanan cloud yang sudah ada seperti saat ini dan yang pasti paparan singkat terkait tantangan yang harus dihadapi dalam situasi seperti sekarang ini (akibat adanya pandemic COVID-19) dan bagaimana kesiapan dan adaptasi dari sebuah sistem DMS itu sendiri dalam situasi “ The New Normal” seperti sekarang ini.
Selain diisi dengan paparan dari narasumber, juga diselingi dengan sesi tanya jawab dari peserta webinar. Salah pertanyaan yang cukup menarik adalah apa yang membedakan layanan DMS dengan layanan Cloud pada umumnya?
Yang jelas aplikasi DMS mempunyai perbedaan dengan model aplikasi penyimpanan Cloud yang ada saat ini. Perbedaannya yang dimiliki DMS antara lain :
- Adanya fitur pengingat pada aplikasi DMS
- Adanya kontrol versi pada setiap dokumen yang diupload ke aplikasi DMS
- Alur pembuatan dokumen lebih jelas
- Klasifikasi dokumen lebih detail dan terinci
- Adanya fitur pengaturan tambahan (misalnya: pengelompokan dokumen dengan pengingat bila ada dokumen yang belum lengkap)
Selain pertanyaan di atas terkait perbedaan antara aplikasi DMS dengan aplikasi Cloud lainnya, juga dipaparkan secara singkat kapan sih waktu yang tepat dalam penerapan aplikasi DMS?
Dalam paparan yang disampaikan oleh Bapak Budi Arif tentang beberapa manfaat penggunaan aplikasi DMS, dapat disimpulkan bahwa sekaranglah waktu yang tepat untuk menerapkan sistem DMS dalam pengelolaan dokumennya, mengapa? Karena adanya anjuran untuk melaksanakan WFH, pastinya akan siulit dalam melakukan koordinasi antar bagian dalam sebuah organisasi terutama menyangkut dokumen-dokumen kerja. Dengan adanya aplikasi DMS, kita dapat mengakses dokumen-dokumen yang kita perlukan dimana saja dan kapan saja, tidak terbatas harus berada dikantor, bahkan bisa saling berkoordinasi dan berbagi dokumen dengan unit-unit lain yang ada dalam organisasi. Bahkan, dimungkinkan untuk menyusun sebuah dokumen dan berkolaborasi dalam proses-nya di dalam sistem DMS ini , tanpa harus berada dalam 1 lokasi untuk kolaboratornya.
Dengan menggunakan aplikasi DMS ini, menunjukkan bahwa sistem aplikasi ini mampu membantu peningkatan produktivitas dan kinerja di instansi/organisasi, meskipun dalam kondisi kerja dari rumah atau WFH. Selain diisi dengan sesi tanya jawab, acara webinar ini di akhiri dengan foto bersama para peserta dalam room aplikasi Zoom Meeting
Bagaimana Sobat Office?
Ingin lebih jelas informasi terkait DMS , silakan kontak kami
Tim kami akan selalu siap membantu Anda
Terima kasih dan nantikan Integra Webinar Series selanjutnya 😊
