integrasolusi.com – Untuk kesekian kalinya PT Integra Teknologi Solusi mengadakan event Webinar yang saat ini sudah memasuki event ke-5 Integra Webinar Series-nya secara online melalui Zoom Meeting pada hari Rabu (01/07). Dalam seri ke-5 ini, mengambil judul : “Transformasi Business Process Di Era New Normal” Dengan narasumber Ibu Septa Ika Pratiwi selaku Management System and Business Process Consultant dan Bapak Ali Mujib selaku Chief Marketing Officer dari PT Integra Teknologi Solusi, serta sebagai host acara ini adalan Mas Husin Baya’sut. Acara Integra Webinar ini diikuti sekitar 90-an peserta dari berbagai kalangan dan instansi, mulai instansi pemerintahan, universitas, institusi Pendidikan, sampai dengan perusahaan, baik milik pemerintah maupun swasta. Acara webinar ini berlangsung sekitar 2 jam, mulai pukul 13.00 WIB-15.00 WIB dengan antusiasme peserta yang cukup tinggi dari awal acara sampai berakhirnya acara.
Dalam kesempatan ini Bu Septa Ika Pratiwi sebagai narasumber pertama menjelaskan mengapa webinar kali ni mengambil tema “Transformasi Business Process di Era New Normal”, karena memang pada saat inilah kita diuji dengan adanya pandemic COVID-19 yang merubah 360 ‘ segala bentuk aktivitas kita, dari yang sifatnya pribadi sampai ke aktivitas usaha kita, semuanya mengalami perubahan pola secara dramatis, terutama bagi sebuah organisasi/perusahaan sebelum adanya pandemi dan saat pandemi seperti sekarang ini. Hal ini akan sangat berdampak besar bagi kelangsungan hidup organisasi/perusahaannya.
Dalam hal ini erat kaitannya dengan Business Process, namun perlu kita ketahui Business Process atau proses bisnis adalah serangkaian kegiatan / workflow yang sistematis untuk menghasilkan atau menciptakan nilai/output dan harus dilihat dari sudut pandang helicopter scope agar terlihat secara utuh dan menyeluruh. Namun apakah proses bisnis harus selalu beriorientasi pada profi/keuntungan semata? Bu Septa menambahkan, tidak semua proses bisnis harus berorientasi pada profit, Business Process itu untuk semua organisasi yang melakukan serangkaian aktivitas guna mencapai tujuan/sasaran organisasi. Proses Bisnis tidak hanya untuk korporasi, tetapi juga untuk Lembaga Pemerintahan, Lembaga Pendidikan, atau non profit organization lainnya.
Salah satu contohnya adalah proses bisnis yang ada di Kemdilkbud, seperti yang dijelaskan oleh Bapak Ali Mujib, di Kemdikbud salah satu faktor pendukung proses bisnis intansinya adalah kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang hampir dilakukan setiap harinya dengan ratusan surat dan disposisi. Pada awalnya semua proses persuratan dan disposisi di Kemdikbud dilakukan secara manual, namun demi segera mencapai tujuan organisasinya untuk serba digital dan paperless, Kemdikbud bekerja sama dengan IntegraOffice mulai melakukan transformasi proses bisnisnya dengan menggunakan aplikasi E-Office Persuratan pada tahun 2011 dengan terus dikembangkan sampai sekarang, sehingga persuratan dan disposisi lebih cepat, efektif dan efisien serta paperless.
Dari contoh di atas, Bu Septa menjelaskan transformasi proses bisnis tidak boleh asal-asalan, proses bisnis harus sistematik harus jelas urutannya dan proses bisnis harus memiliki standar yang telah dibakukan dan dapat mengidentifikasi semua alur aktivitas yang sistematis dan telah disepakati bersama seperti yang tertuang pada Standar Operational Procedure (SOP). Proses bisnis harus menggunakan metode P-D-C-A atau Plan -Do-Check-Action, yang maksudnya adalah proses bisnis harus direncanakan dengan standar yang telah disepakati bersama, diimplementasikan secara sistematik, harus dilakukan evaluasi monitoring secara periodik dan tentukan tindak lanjut dari hasil evaluasinya apakah dperlukan perbaikan atau dikembangkan secara berkelanjutan. Dan yang perlu diingat dalam melakukan segala aktivitas proses bisnis harus melakukan identifikasi resiko yang akan dihadapi melalui manajemen resiko, karena sebuah organisasi akan mengalami krisis karena kurang baiknya pengendalian dan pengelolaan manajemen resikonya.
Seperti halnya Sekarang ini, kita dihadapkan pada krisis akibat adanya pandemi COVID-19, dengan adanya pandemi ini, akan memaksa organisasi untuk berusaha sekuat tenaga mencari dan meraih peluang dari proses bisnis yang dijalankan sekarang, apakah tetap sama seperti sebelum pandemi ataukah berubah karena adanya pandemi ini.
Seperti yang ditambahkan Bapak Ali Mujib, dengan adanya pandemi COVID-19 ini, ada pergeseran secara signifikan terhadap proses bisnis yang ada pada organisasi. Karena permintaan pasar sudah mulai berubah, yang dulunya cenderung harus bertemu atau datang langsung, sekarang karena adanya pembatasan jarak maka organisasi dan individu di dalamnya dipaksa untuk menerapkan Digitalisasi Proses Bisnis, seperti contohnya absensi online, helpdesk secara online, buka toko secara online hanya dengan chat WhatsApp, dll. Atau dengan kata lain, saat ini transformasi proses bisnis secara digital adalah sebuah peluang sangat bagus untuk organisasi saat pandemi serta untuk menghadapi tantangan new normal.
Jadi kesimpulannya dari ulasan dan contoh di atas, dalam melakukan transformasi proses bisnis di era new normal, organisasi harus menbuat rencana mendesain ulang proses bisnisnya, harus mengidentifikasi segala macam resiko dan pencegahannya, melakukan transformasi proses bisnis secara digital dengan sistematis dan tetap fokus dalam mencari serta meraih peluang yang ada dari transformasi proses bisnis akibat adanya pandemi ini.
