integrasolusi.com – Seiring dengan berkembangnya kemajuan teknologi infomasi yang semakin pesat saat ini, tentunya akan memunculkan berbagai macam inovasi-inovasi baru yang dapat membantu berbagai aktivitas kita sehari-hari. Baik aktivitas kita dirumah ataupun aktivitas kerja kita di kantor, bahkan aktivitas yang ada di berbagai instansi/organisasi, mulai dari pemerintahan, institusi pendidikan dan sampai ke perusahaan. Banyak sekali inovasi-inovasi yang muncul dan dapat dimanfaatkan dan sesuai dengan apa yang kita butuhkan, salah satunya adalah aplikasi integraOffice Persuratan dan Disposisi, yaitu sebuah aplikasi e-Office yang dikembangkan dan disupport penuh oleh PT Integra Teknologi Solusi, sebagai perusahaan di bidang IT yang sudah berpengalaman dalam inovasi dan solusi akan kebutuhan IT di beberapa Kementrian, Pemerintahan, BUMN dan Perguruan Tinggi. Aplikasi e-Office ini berbasis web dan mobile application yang dapat membantu dan memudahkan proses surat-menyurat dan disposisi di suatu instansi/organisasi. Selain instansi pemerintahan, aktivitas surat-menyurat dan disposisi juga banyak dilakukan di institusi Pendidikan, khususnya Perguruan Tinggim baik Perguruan Tinggi Negeri, Kedinasan sampai ke Perguruan Tinggi Swasta.
Dalam aktivitas persuratannya Perguruan Tinggi tidak jauh beda dengan instansi pemerintahan lainnya, yaitu proses surat masuk, disposisi dan surat keluar. Dalam prakteknya, mayoritas masih menggunakan proses surat-menyurat secara manual konvensional, yang masih mengandalkan buku besar untuk pendataannya dan masih menggunakan SDM pegawai untuk mengantarkan antar unitnya. Namun bagaimana apabilan intensistas persuratannya tinggi? Pastinya akan banyak permasalahan yang muncul, seperti :
- Sulit melacak surat yang ada
- Respon terhadap surat lambat, karena tujuan surat sering tidak berada di tempat
- Jalannya disposisi terganggu, karena lambatnya respon dari surat yang masuk
- Monitoring surat dan disposisi susah, karena butuh pegawai yang harus standby, sehingga kurang efisien
- Sering terjadi kesalahan penomoran surat, karena masih menggunakan buku agenda untuk mengecek penomorannya, sehingga kurang efektif
- Tumpukan berkas dimeja bisa mengganggu dan membuat tidak nyaman dalam bekerja
Hal-hal tersebut diatas hanya sebagian kecil permasalahan yang ditimbulkan dari pengelolaan surat-menyurat yang masih menggunakan cara lama. Apalagi di jaman yang serba modern dan digital seperti sekarang ini, Perguruan Tinggi dituntut untuk lebih cepat dalam melakukan respon terhadap sistem surat-menyurat mereka agar lebih efektif dan effisien.
Solusi dari permasalahan persuratan dan disposisi secara manual, adalah dengan menggunakan sistem aplikasi e-Office, yaitu integraOffice Persuratan dan Disposisi. Karena dengan implementasi e-Office Persuratan dan Disposisi, Perguruan Tinggi akan memperoleh berbagai manfaat, seperti contohnya :
- Surat mudah dicari secara cepat, karena disimpan dalam database
- Surat tentunya lebih aman dari pencurian dan kerusakan, karena semua terdigitalisasi dan disimpan dalam server dengan tingkat keamanan tinggi
- Disposisi dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja
- Penomoran surat keluar otomatis, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penomoran surat
- Meja bersih dari tumpukan berkas-berkas, karena semua serba paperless
- Hemat anggaran belanja kertas dan hemat biaya untuk ruang penyimpanan
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, dapat menyingkat alur birokrasi persuratan yang ada di Perguruan Tinggi, sehingga proses surat menyurat dan disposisi menjadi lebih mudah, efektif dan efisien.
Ingin berkonsultasi dan cari tahu informasi detail tentang e-Office Persuratan dan Disposisi ?
Silakan kontak kami
Kami siap membantu solusi inovatif sesuai kebutuhan Anda
