integrasolusi.com – Perusahaan dan organisasi formal tidak bisa menulis surat secara asal-asalan. Pedoman surat-menyurat hadir sebagai panduan untuk menulis surat, dokumen, dan naskah penting lainnya. Apa saja yang termasuk naskah dinas dan bagaimana cara mengelolanya?
Isi Artikel
Pedoman Surat-menyurat Berdasarkan Undang-Undang
Secara umum, pedoman surat-menyurat diatur dalam Undang-Undang Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008. Pedoman ini kemudian menjadi dasar panduan pembuatan naskah dinas di berbagai instansi.
Pedoman ini menggambarkan naskah dinas sebagai alat komunikasi tertulis terkait tugas-tugas kedinasan yang dirilis pejabat berwenang dalam sebuah instansi. Karena merupakan dokumen formal, naskah dinas wajib memiliki format tertentu.
Baca juga: Pedoman Tata Naskah Dinas Umum
Jenis Naskah Dinas
Ada beberapa jenis naskah dinas yang digunakan dalam pengelolaan informasi tertulis resmi. Menurut undang-undang, jenis naskah tersebut adalah:
Peraturan
Naskah peraturan berisi acuan umum yang dibuat oleh pejabat berwenang dan wajib diikuti.
SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah naskah berisi instruksi baku terkait berbagai aktivitas institusi. Elemen dalam instruksi ini terkait siapa, bagaimana, dan di mana instruksi tersebut harus dilakukan.
Penetapan
Naskah penetapan berisi pemberitahuan resmi terkait keputusan pejabat berwenang. Naskah ini tidak dapat diganggu-gugat dan setiap perubahan harus disertai surat penetapan baru.
Surat Perintah
Surat perintah adalah naskah yang ditujukan ke pihak tertentu dalam institusi. Tujuannya adalah memberi instruksi untuk melakukan hal tertentu terkait tugas organisasi.
Surat Tugas
Surat tugas adalah naskah dinas yang berisi pengantar bagi pejabat atau karyawan tertentu untuk melakukan sesuatu sesuai deskripsi tugasnya. Surat tugas biasanya juga menyertai perjalanan dinas agar tidak dikelirukan sebagai perjalanan pribadi.
Nota Dinas
Nota dinas merupakan naskah yang berisi laporan, catatan, dan permintaan antar sesama pejabat di dalam tubuh institusi. Nota dinas pada dasarnya merupakan memo internal resmi sekaligus dokumen rutin.
Memorandum
Memorandum merupakan catatan berisi arahan, instruksi, dan panduan yang bersifat internal.
Surat Perjanjian
Surat perjanjian merupakan dokumen yang ditandatangani dua pihak atau lebih sebagai bentuk kesepakatan.
Surat Kuasa
Surat kuasa merupakan dokumen resmi yang memberi kekuatan pada suatu pihak untuk melakukan hal tertentu atas nama institusi.
Baca juga: Tata Naskah Dinas Elektronik, Pengertian dan Dasar Hukumnya
Pengelolaan informasi tertulis dalam institusi wajib menggunakan sistem tertentu demi kerahasiaan dan kerapian. Produk inOffice, contohnya, merupakan solusi digital untuk mengelola dokumen agar rapi, mudah diakses, dan terjaga keamanannya.
Pedoman surat-menyurat membantu institusi untuk tetap mengikuti standar dalam pengelolaan dokumen. Pemilik usaha bisa menirunya untuk menciptakan standar formal dalam pengelolaan dokumen dan surat.
