integrasolusi.com – Dizaman sekarang dimana kemajuan teknologi dan informasi sudah berkembang dengan pesat, telah muncul berbagai cara atau aplikasi yang bisa membantu sebuah organisasi. Salah satunya adalah adanya aplikasi untuk menyimpan dokumen yaitu Google Drive. Bagi setiap organisasi tentu memiliki dokumen-dokumen yang harus disimpan dan dikelola dengan baik. Sehingga organisasi perlu memikirkan sebuah cara yang tepat untuk mengelola banyaknya dokumen. Salah satu tools yang cukup sering digunakan oleh organisasi dalam mengelola dokumen adalah dengan menggunakan aplikasi Google Drive. Lantas yang menjadi pertanyaan adalah apakah dengan menggunakan aplikasi Google Drive sudah cukup tepat untuk meyimpan dan mengolah data organisasi
Pada dasarnya menggunakan aplikasi Google Drive boleh saja dan akan membantu organisasi dalam menyimpan dokumen. Namun, untuk lingkup organisasi atau perusahaan khususnya dengan skala yang besar dan memiliki dokumen yang kompleks tentu dibutuhkan sebuah tools yang lebih untuk bisa me manage dokumen perusahaan. Karena ada beberapa hal yang tidak bisa diakomodir ketika Anda menggunakan Google Drive. Aplikasi yang tepat untuk me manage dokumen adalah dengan menggunakan Document Management System (DMS).
Contoh misalnya, beberapa perusahaan ada yang dokumennya harusnya di revisi atau di update untuk keperluan tertentu misalnya untuk sertifikasi. Ketika Anda menggunakan Gookgle Drive maka tidak ada notifikasi yang muncul kepada Anda sebagai tanda adanya dokumen-dokumen yang direvisi. Berbeda ketika Anda menggunakan DMS, maka akan membantu Anda untuk me reminder adanya dokumen – dokumen yang harus di revisi. Contoh lain misalnya, ketika Anda menggunakan DMS, dokumen yang Anda buka akan memiliki watermark yang bertuliskan identitas Anda. ini berfungsi sebagai keamanan dokumen agar orang-orang dalam organisasi akan berpikir berulang kali untuk membocorkan dokumen tersebut. Namun ketika Anda menggunakan Google Drive maka tidak ada watermark yang berfungsi sebagai pengaman dokumen. Dalam DMS, akan ada fitur bundiling dokumen yang akan membantu Anda untuk memasukkan dokumen-dokumen sebagai persyaratan atas suatu folder. Ini akan sangat membantu Anda agar tidak ada dokumen yang tertinggal untuk dimasukkan kedalam folder tersebut. Namun dalam Google Drive sejauh ini masih belum ada fitur bundling dokumen.
Tentu masih ada beberapa hal lain yang membedakan Document Management System dengan Google Drive, sekaligus menjelaskan kepada Anda alasan mengapa anda perlu aplikasi DMS untuk mengelola dokumen perusahaan yang banyak dan kompleks. PT Integra Teknologi Solusi dengan produknya yaitu integraOffice Document Management System (DMS) akan memungkinkan Anda mengelola dokumen dengan mudah dan efektif.
Yuk, segera hubungi kami untuk berdiskusi dan berkonsultasi lebih lanjut !!
