integraOffice Persuratan – Proses surat-menyurat merupakan aktivitas yang tidak bisa lepas dari aktivitas kerja perkantoran kita sehari-hari, karena dalam aktivitasnya, proses surat-menyurat digunakan sebagai media penyampai pesan informasi dan komunikasi dalam melakukan kegiatan administratif secara tertulis, yang mana berisi informasi yang jelas maksud dan tujuannya. Tetapi tahukah Anda, yang menjadi sorotan saat ini adalah masih banyaknya instansi/perusahaan yang pengelolaan surat-menyuratnya menggunakan cara manual konvensional meski sekarang sudah jamannya teknologi informasi yang maju dan serba digital.
Nah harusnya Anda tahu bukan? Kalau menggunakan cara-cara manual dalam pengelolaan surat-menyuratnya akan memunculkan dampak yang kurang baik dalam aktivitas dan kinerja suatu instansi/perusahaan. Dampaknya adalah munculnya masalah-masalah bagi pegawai/karyawan yang berhubungan langsung dengan proses surat-menyurat yang ada. Pastinya pegawai/karyawan akan dibikin repot dan pusing dengan berbagai permasalahan yang ada, contohnya ; susahnya mencari surat dengan cepat pada saat dibutuhkan, masalah dokumen surat yang menumpuk banyak dan tidak terkontrol, sering kena tegur atasan karena proses disposisi tidak berjalan efektif, bahkan sampai dengan hilangnya dokumen surat yang dibutuhkan. Selain itu juga, tentunya bagian keuangan akan dibikin pusing juga dengan tingginya anggaran belanja hanya untuk kertas dan tinta printer untuk membuat dokumen surat. Terlebih lagi kalau aktivitas surat-menyuratnya terbilang tinggi, jadinya butuh tambahan anggaran pula. Jelas kurang efisien bukan?
Aplikasi Persuratan Elektronik Sebagai Solusi Cerdas dalam Pengelolaan Surat-Menyurat Anda
Aplikasi surat-menyurat berbasis elektronik atau aplikasi E-Office adalah jawaban atas segala macam masalah surat-menyurat yang sangat merepotkan. Mengapa ? Karena aplikasi persuratan elektronik atau E-Office merupakan aplikasi yang dapat menunjang fungsi dan tugas utama dalam hal pengelolaan administrasi persuratan agar lebih efektif dan efisien.
Nah, berikut ini ada beberapa kemudahan-kemudahan yang akan Anda dapatkan dengan memanfaatkan Aplikasi Persuratan E-Office ini : seperti memudahkan pengelolaan secara elektronik surat masuk dan keluar, meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam hal administrasi, mempercepat efisinsi tata naskah dinas, serta membuat tatanan perusahaan atau birokrasi menjadi lebih modern.
- Proses surat-menyurat dilakukan secara online, sehingga hemat waktu dan dapat menyingkat birokrasi yang ada
- Keamanan surat terjamin, karena semua data secara digital dan disimpan di server yang terjaga keamanannya, serta adanya hak akses khusus pada aplikasi, sehingga tidak semua orang bisa mengaksesnya.
- Meminimalisir kerusakan dan kehilangan surat, karena semua data disimpan secara digital maka kita tidak perlu khawatir lagi akan kehilangan surat, dan dapat memudahkan kita dalam melacak/tracking semua surat yang ada, sehingga lebih efektif dan efisien.
- Adanya sistem penomoran surat yang otomatis, sehingga tidak perlu takut lagi penomoran ganda
- Koordinasi antar bagian/unit lebih mudah dan efektif : karena adanya aplikasi E-Office ini, informasi surat dan disposisi yang masuk/diterima akan secara cepat dan tepat diterima, sehingga staf menjadi lebih mudah dalam berkoordinasi dengan bagian/unit lain dalam proses pelaksanaan disposisi dan proses persuratan yang ada. Sehingga meminimalkan miskomunikasi antar bagian/unit
- Cukup dengan aplikasi, sehingga lebih hemat dan ekonomis, karena semua sudah dilakukan secara digital pada aplikasi E-Office atau dengan kata lain paperless, dan pastinya tidak membutuhkan anggaran besar untuk kertas dan biaya ruang penyimpanan lagi dan satu lagi, mendukung program pemerintah dalam pengurangan penggunaan kertas atau lebih dikenal dengan “ Go Paperless”
Jadi sudah tahu kan solusi mengelola surat-menyurat anti repot dan ribet? Nah semua solusi di atas, bisa Anda dapatkan pada Aplikasi Persuratan digital integraOffice, dijamin tidak akan repot lagi dalam mengelola surat-menyuratnya !
Jadi tunggu apalagi ! klik disini atau hubungi kami untuk berdiskusi dan mendapatkan informasi lebih lanjut
