integrasolus.com – Hai Sobat Office, Dalam artikel ini admin akan mengulas tentang manfaat dari pengelolaan dokumen secara digital dengang menggunakan aplikasi integraOffice Document Management System (DMS). Sebelum membahas manfaat dari penggunaan aplikasi integraOffice DMS, alangkah baiknya kita ingat kembali apa sih sebenarnya Document Management System itu?
Document Management System (DMS) adalah cara mengelola dokumen, menjaganya tetap teratur, melakukan kontrol untuk mengakses dokumen-dokumen tersebut, memungkinkan proses pengembangan dan peninjauan yang lebih baik, melakukan pencatatan (logging) terhadap aktifitas dokumen, dan memungkinkan manajemen dokumen dan pencatatan secara otomatis.
Sedangkan hubungan DMS dengan pemanfaatan teknologi informasi seperti sekarang ini mempunyai pengertian suatu sistem yang digunakan untuk menerima, melacak, mengelola dan menyimpan dokumen serta dapat mengurangi penggunaan kertas (proses digitalisasi dokumen cetak/hardcopy). Sebagian besar bahkan mampu menyimpan catatan berbagai versi yang dibuat dan modifikasi yang dilakukan oleh pengguna yang berbeda (pelacakan riwayat)
Dalam perkembangannya Document Management Sistem (DMS) berguna dalam membantu mengefektifkan serta mengefisienkan proses yang ada di suatu organisasi/perusahaan, dimana penggunanya dapat secara cepat dan mudah mencari serta mendapatkan informasi yang dibutuhkan, sehingga membantu proses yang ada mejadi lebih efektif.
Lebih rinci lagi terkait dengan implementasi aplikasi integraOffice DMS, manfaatnya seperti berikut :
1.Penyimpanan dokumen sederhana & efisien (paperless, go-green)
Dengan menggunakan infegraOffice DMS, pengelolaan dokumen yang dulunya membutuhkan tempat penyimpanan khusus, sekarang bisa lebih praktis. Karena ssemuanya dilakukan secara digital, semua dokumen digital disimpan dalam server, jadi lebih simple dan efisien serta yang pasti adalah Paperless
2.Dokumen aman & terlindungi
infegraOffice DMS menjamin keamanan semua data dokumen digital yang disimpan. Dengan tingkat dan kontrol keamanan data yang berlapis dan berjenjang, yang sangatkecil kemungkinan bisa bocor ke pihak yang tidak berkepentingan. Karena setiap pengguna yang akan mengunduh dokumen, harus ada ijin dari pemilik dokumen atau pihak yang berwenang memberikan approval terhadap dokumen tersebut. Saat data diunduhpun tetap ada watermark yang melekat pada dokumennya tentang siapa dan dari mana unit pemilik dokumennya. Jadi yang pasti dokumen akan aman dan terlindungi baik secara data maupun secara fisiknya.
3.Kolaborasi dan komunikasi lebih cepat
Menggunakan infegraOffice DMS, semua stakeholder dalam suatu organiasi/perusahaan dapat secara bersama-sama berkolaborasi dalam proses pembuatan dokumen sampai dokumen tersebut di publish. Dimanapun dan kapanpun tetap bisa berkolaborasi dalam pembuatan dokumen tanpa harus bertatap muka secara langsung, karena semuanya dilakukan secara online. Sehingga yang pasti komunikasi antar bagian dalam organisasi/perusahaan menjadi lebih cepat dan efektif
4.Menghemat waktu
Ini faktor yang sangat membantu organisasi/perusahaan, ketika ada kebutuhan secara mendadak terkait dokumen perusahaan dapat dengan cepat didapatkan tanpa harus membutuhkan waktu yang lama, misalnya kebutuhan dokiumem sebagai syaat sertifikasi ISO bagi perusahaan atau adanya audit, semua data dokumen dapat dihadirkan secara cepat dan tentunya menghemat waktu.
5.Akses mudah (tidak terikat jarak dan waktu)
Ini sangat berhubungan dengan poin-poin sebelumnya, dengan menggunakan integraOffice DMS semua dokumen yang ada dapat diakses secara mudah kapanpun dimanapun, sehingga bisa membantu organisasi/perusahaan dalam mengambil keputusan secara cepat, efektif dan efisien.
Itulah beberapa dasar dan manfaat yang akan Anda peroleh dengan menggunakan integraOffice DMS dalam mengelola dokumen di organisasi/perusahaan. Tentunya dengan adanya kemudahan yang didapatkan dengan menggunakan integraOffice DMS, Anda tidak perlu ragu lagi untuk segera menerapkannya. Disini PT integra Teknologi Solusi akan siap membantu transformasi digital di organisasi/perusahaan Anda.
Segera hubungi kami, untuk mendapatkan informasi tentang integraOffice DMS dan produk-produk dari integraOffice lainnya.
Semoga bermanfaat
