interasolusi.com- Seperti yang kita ketahui, sudah hampir 2 bulan ini Indonesia tengah menghadapi wabah corona yang di mana penanganan demi penanganan masih dilakukan oleh pemerintah Indonesia. Salah satunya yaitu dengan menerapkan sistem WFH (Work From Home) bagi seluruh pegawai, baik itu dari sektor negeri ataupun swasta, pemerintah mewajibkan untuk memberlakukan sistem tersebut sesuai dengan kebijakan masing-masing Instansi/ Organisasi.
Kali ini admin akan mengambil contoh dari sektor negeri, yaitu PT Semen Indonesia (Persero) Tbk. yang merupakan salah satu perusaahaan BUMN, produsen semen terbesar di Indonesia. Bekerja di lingkup negeri, tentu cara kerja yang sistematis dan prosedural sangat diutamakan di PT Semen Indonesia Tbk. Pertanyaannya, sudah siapkah mereka menghadapi kondisi kerja yang serba terbatas di tengah pandemi Covid-19 ini? Jika saja mereka masih terbiasa dengan metode kerja yang konvesional, tentu wabah corona dapat membawa dampak yang cukup berat bagi perusahaannya. Lalu apa yang mereka lakukan untuk menghadapi kondisi yang seperti sekarang ini? Menjawab tantangan tersebut PT Semen Indonesia Tbk. bekerja sama dengan PT Integra Teknologi Solusi telah memiliki suatu teknologi aplikasi Document Management System (DMS) yang diberi nama SIMPLE dan sukses diimplementasikan sejak tahun 2018 yang lalu.
Isi Artikel
Implementasi DMS untuk Menjaga Stabilitas Kinerja PT Semen Indonesia Tbk.
Konsep aplikasi SIMPLE di PT Semen Indonesia Tbk. singkatnya membantu urusan perkantoran yang menitikberatkan ke dalam pengelolaan dokumen yang sudah terdigitalisasi dengan baik. Hal ini tentu memberikan dampak yang positif bagi perusahaan, karena mampu memangkas jarak dan waktu serta birokrasi yang ada, agar lebih efektif dan efisien dalam berkoordinasi. Aplikasi SIMPLE PT Semen Indonesia Tbk. dapat dimanfaatkan oleh atasan atau staff maupun pegawai yang bersangkutan agar masing-masing department/ divisi dapat mengelola urusan administratif dokumen di manapun, kapanpun dan oleh siapapun, terutama di saat seperti sekarang ini, yang mengharuskan mereka menerapkan WFH di lingkungan kerjanya. Lalu urusan administrasi apa saja yang mampu di handle oleh aplikasi SIMPLE? Langsung simak ulasannya di bawah ini:
1.Urusan Administratif Dokumen
Urusan perkantoran di lingkungan PT Semen Indonesia Tbk. menuntut pengelolaan dokumen secara detail dan sistematis. Proses pembuatan, review dokumen, approval dari atasan hingga penyimpanan akan jauh lebih mudah dilakukan saat menggunakan aplikasi SIMPLE yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi. Semua proses vital tersebut terkolaboratif secara struktural dan dapat dilakukan di manapun dan kapanpun. Tidak perlu lagi repot-repot ke kantor hanya untuk mengurus dokumen administratif!
2.Urusan Bundle Dokumen
Salah satu keunggulan lainnya yaitu dapat membantu pembuatan bundle dokumen. PT Semen Indonesia Tbk. sebagai salah satu BUMN wajib memenuhi syarat Good Corporate Governace (GCG) setiap tahunnya. Maka dari itu pengelolaan dokumen mempunyai peranan besar dalam proses audit tahunan mereka. Urusan bundle yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi di sini maksudnya adalah mereka tidak perlu susah payah menyiapkan dokumen saat audit berlangsung, karena sistem akan otomatis menyediakan daftar dokumen yang dibutuhkan untuk audit, setelah itu mereka cukup mengunduh dokumen yang tersedia ataupun cetak dokumen yang sudah terdigitalisasi di dalam aplikasi tersebut. WFH pun tidak jadi kendala besar bagi mereka.
3.Urusan Pencarian Dokumen
Coba bayangkan, apa jadinya jika PT Semen Indonesia Tbk. masih melakukan kegiatan kelola dokumen secara konvesional? Tentu hal ini sangat merepotkan. Terlebih lagi ketika mereka membutuhkan dokumen yang sifatnya spesifik, dijamin operasional perusahaan akan terganggu, sehingga memperlambat laju perkembangan perusahaan. Berkat aplikasi SIMPLE dari IntegraOffice , pencarian dokumen yang spesifikpun dapat mudah ditemukan dengan menuliskan kata kunci di kolom pencarian. Terhambat karena WFH? No more!
4.Urusan Penyimpanan Dokumen
Dalam hal ini, PT Semen Indonesia tidak perlu khawatir dengan kapasitas ruang penyimpanan dokumen karena akan otomatis terdigitalisasi dengan baik secara online. Bayangkan jika tumpukan dokumen sudah tidak sebanding dengan kapasitas ruangan penyimpanan? Kemungkinan besar dokumen lama akan jauh lebih cepat rusak karena ruangan yang sempit dan lembap akibat tumpukan dokumen, serta resiko hilangnya sebuah dokumen penting dan lain sebagainya akan lebih mudah terjadi. Kini meski WFH, mereka tidak merasa khawatir, karena Aplikasi SIMPLE yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi mampu menyelesaikan semua tantangan tersebut.
Sebenarnya urusan-urusan di atas hanyalah bdberapa saja dari berbagai urusan yang mampu dijawab dengan menggunakan aplikasi IntegraOffice DMS. Pada intinya, dengan menerapkan teknologi yang kami miliki, maka efisiensi dan efektifitas di sektor negeri maupun swasta yang menerapkan WFH, tetap dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan dengan waktu yang lebih fleksibel. Pemanfaatan tools IntegraOffice DMS juga akan membantu meningkatkan kualitas perusahaan secara internal maupun eksternal.
Butuh informasi lebih lanjut mengenai IntegraOffice DMS untuk perusahaan/ organisasimu?
Silakan klik disini untuk menghubungi kami. Atau melalui tombol WhatsApp yang tersedia di bawah ini Sekian dan semoga bermanfaat. Terima kasih.😊
