integrasolusi.com – Hai Sobat Office ! Bagaimana rasanya melihat pelanggan beralih ke kompetitor lain, pasti menjadi hal yang menjengkelkan dalam dunia bisnis, apalagi kalau pelanggan tersebut sudah bertahun-tahun setia menggunakan produk kita. Tetapi perlu diingat, hal tersebut belum tentu menjadi kabar buruk, karena dibalik itu semua pasti ada kabar baik buat kita kedepannya. Kabar baiknya adalah kita mendapat sinyal bahwa ada sesuatu yang harus diperbaiki dalam bisnis kita. Bersaing dari segi kualitas dan nilai pada produk adalah hal yang sangat penting, tapi kita juga tidak boleh melupakan begitu saja, bahwa ada satu aspek yang dimana aspek ini seringkali menjadi penentu keputusan pelanggan untuk memilih produk apa yang akan digunakan. Ya, aspek itu tidak lain adalah aspek pelayanan (service).
Sayangnya, saat ini banyak sekali bisnis yang pelayanannya hanya berhenti sampai penjualan saja, dengan kata lain setelah produk terjual, konsumen dibiarkan begitu saja atau dengan kata lain yang penting laku dan dapat untung. Namun ketika ada keluhan atau komplain dari pelanggan/konsumen, perusahaan justru cenderung lepas tangan. Kurangnya pengelolaan terhadap keluhan/komplain yang tepat untuk menjadikan bagaimana komplain itu menjadi suatu bahan yang sangat efektif untuk perbaikan kedepannya menjadi tidak terpikirkan oleh perusahaan.
Dalam bisnis, adanya komplain merupakan suatu hal yang wajar, baik perusahaan dengan skala besar maupun kecil tidak akan pernah lepas dari yang namanya komplain. Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang mampu meminimkan komplain dan apabila terjadi komplain maka akan ditangani secara serius.
Dikesempatan kali ini kami akan berbagi kepada Sobat Office bagaimana tips dan trik menangani komplain pelanggan dengan tepat. Sehingga dapat mengkonversi komplain menjadi peluang bagi bisnis kita :
1.Tetap tenang dan jadilah pendengar yang baik
Ketika pelanggan melakukan komplain, sebenarnya yang mereka inginkan pertama adalah agar komplainnya diperhatikan dan didengarkan dengan baik. Dengan menjadi pendengar yang baik kita telah berusaha menenangkan pelanggan agar tidak berlarut-larut dalam emosi. Jangan sekali-kali untuk mendebat komplain dari pelanggan, apalagi memotong pembicaraan. Disini kita dituntut untuk menjadi pendengar yang baik.
2.Tunjukan Empati
Bisa jadi kesalahan ada bukan karena layanan atau produk dari kita. Namun dengan menunjukkan empati yang baik, nantinya akan menjadi senjata ampuh untuk menunjukan bahwa kita akan selalu siap sedia untuk membantu mereka.
3.Segera berikan solusi yang cerdas dan tepat
Selanjutnya, ketika emosi pelanggan sudah mereda, maka langkah yang harus kita lakukan adalah memberikan beberapa solusi untuk menyelesaikan permasalahan mereka. Prinsipnya adalah solusi yang diberikan harus menguntungkan kedua belah pihak dan tepat sasaran.
4.Lakukan pencatatan atas semua komplain sebagai bahan evaluasi
Hal yang tak kalah penting adalah mendokumentasikan komplain dari pelanggan. Karena kumpulan komplain itulah yang justru menjadi bahan efektif melakukan evaluasi untuk perusahaan agar dapat melakukan perbaikan kedepannya.
5.Buat sistem pengelolahan komplain yang tepat
Pada kesempatan sebelumnya kami membahas tentang manfaat Aplikasi Helpdesk. yah, di tips dan trik yang terakhir ini, kami akan sedikit mengulang pesan di artikel sebelumnya tentang pentingnya Aplikasi Helpdesk dalam mengelolah komplain pelanggan. Dengan menggunakan aplikasi Helpdesk akan membantu anda mengelolah komplain pelanggan dengan tepat, efektif, dan efisien. Anda dapat lebih tanggap dalam merespon komplain pelanggan, dan dapat anda tangani langsung bahkan ketika anda sedang tidak di kantor.
Bagaimana Sobat Office?
Tertarik dengan Aplikasi Helpdesk ?
Ingin lebih jelas tentang informasi Aplikasi Helpdesk, dan layanan IntegraOffice lainnya?
Silakan klik disini untuk menghubungi kami tau tekan tombol WhatsApp yang ada di bawah ini
Semoga Bermanfaat
